3 replies to this topic

[P-buster]

ผมเชื่อว่า มีบางบริษัทที่มีแนวคิดการยกเลิกเอกสาร หรือแก้ไขเอกสาร แบบไม่ต้องเรียกคืนเอกสารฉบับเดิม และมีการแจกจ่ายเอกสารก่อนวันที่ประกาศใช้งาน ไม่ทราบว่ามีอาจารย์ท่านใด หรือผู้รู้ท่านใด มีแนวการเขียน Procedure ในลักษณะนี้บ้างครับ

ขอบคุณครับ

[iso_man]

ผมเชื่อว่า มีบางบริษัทที่มีแนวคิดการยกเลิกเอกสาร หรือแก้ไขเอกสาร แบบไม่ต้องเรียกคืนเอกสารฉบับเดิม และมีการแจกจ่ายเอกสารก่อนวันที่ประกาศใช้งาน ไม่ทราบว่ามีอาจารย์ท่านใด หรือผู้รู้ท่านใด มีแนวการเขียน Procedure ในลักษณะนี้บ้างครับ

ขอบคุณครับ

ก่อนตอบต้องถามท่านก่อนว่าทำไมถึงไม่อยากเรียกคืนเอกสารฉบับเดิม แล้วถ้าไม่เรียกคืนท่านคิดว่าจะให้เขาทำอย่างไร แต่ถ้าท่านจะแก้ไขแนวทางได้ง่ายคือเป็น electronics file แต่ปัญหาก็จะมีตามมาเรื่องการเข้าถึงได้ง่ายหรือไม่ ส่วนการแจกจ่ายก่อนประกาศใช้ผมว่าส่วนใหญ่เขาก็ทำแบบนั้นนะ เพื่อให้ผู้ใช้เข้าใจเอกสารก่อนวันใช้จริง

[Aranya Chaiyachin]

โดยหลักการที่เข้าใจ การเรียกคืนเอกสารฉบับเดิมมันมีความสำคัญอยู่นะคะ หากเราไม่เรียกคืน จะมั่นใจได้อย่างไรว่าจะไม่มีความสับสนในการใช้เอกสารฉบับดังกล่าว หากเราเรียกเอกสารคืนจะได้เป็นการทวนสอบด้วยว่า เขายังมีการเก็บรักษาและใช้อ้างอิงในการปฏิบัติงานอยู่ และไม่เกิดการมีเอกสารฉบับซ้ำซ้อนแน่นอนค่ะ ที่บริษัทมีทั้งแบบที่เป็น Electronic file และ แบบแจกเป็นฉบับกระดาษค่ะ ข้อดีข้อเสียคนละอย่างค่ะ แต่แนะนำให้มีการเรียกคืนจะดีกว่า

[Food Safety]

มีหลายบริษัทฯ ที่ไม่ต้องเรียกคืนเอกสาร  แต่นั่นเป็นองค์กรที่ไม่มีการแจกจ่ายเอกสารแบบ Hard Copy  แต่ใช้แบบ Shared Drive / Folder ซึ่งเป็น Electronic file เท่านั้น

การควบคุมการสื่อสารเอกสารต่างๆใน shared folder  และเอกสารในระบบ LAN ถูกทำแบบ PDF  ซึ่งควบคุมได้โดยการ Protect การป้องกันการพิมพ์และการแก้ไข