6 replies to this topic

[Fix]

ดีค่ะ ..เปน dcc มือใหม่ค่ะ อยากขอดูตัวอย่าง QP ของ control document นะค่ะที่บอกว่าต้องเพิ่มคำจำกัดความของ เอกสารภายนอกที่มีการนำมาใช้งานนะค่ะ อยากดูตรงนี้นะค่ะว่าจะเขียนลงใน QP อยางไรค่ะ....ขอพี่ๆๆใจดีส่งให้ดูหน่อยนะค่ะขอบคุณค่ะ เมล์ khunkamin@hotmail.com
ขอบคุณอีกครั้งค่ะ

[ทิ.]

- รอสักครู่...ครับ!

[Fix]

ขอบคุณค่ะ

[ทิ.]

- คำจำกัดความ

เอกสารสนับสนุนจากภายนอก หมายถึง เอกสารประเภทกฏหมาย/พระราชบัญญัติ ,คู่มือการใช้งานเครืองจักร/อุปกรณ์ ,มาตรฐานการทำงาน/การวิเคราะห์คุณภาพสินค้า....
(แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นขึ้นอยู่กับความเหมาะสมขององค์กร/บริษัท นะครับ!)

- อธิบาย ประเภทกฏหมาย/พระราชบัญญัติ หมายถึง เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นสำเนาจากตัวจริง (ไม่ใช่เอกสารที่ไปอบรม/สัมมนามา...นะครับ!)

- สำหรับการควบคุมเอกสารสนับสนุนจากภายนอก ก็ใช้ลักษณะการควบคุมเช่นเดียวกับ "การควบคุมเอกสาร" ที่ใช้งานภายในระบบ QMS ครับ!!!

[Fix]

ขอบคุณค่ะ ....แล้วต้องบอกใน QP ด้วยเปล่าค่ะว่ามีกฎหมายไรบ้าง ใครดูแล จัดเก็บ update หรือแก้ไข นะค่ะ พอมีตัวอย่างให้ดูเปล่าค่ะ

[ทิ.]

- ไม่ต้องระบุชื่อกฎหมายลงใน QP .... ครับ!

- ในส่วนการควบคุมของเอกสารสนับสนุนจากภายนอกและเอกสารภายในระบบ QMS มีประมาณนี้... ครับ!!!


5.5.7 กรณีที่ต้องการทำสำเนาของเอกสารสนับสนุนภายนอกเพิ่ม ต้องนำสำเนานั้น มาขอขึ้นทะเบียนดำเนินการเรื่องเอกสาร(DAR) โดยทาง DCO จะระบุว่าเป็น สำเนาที่1 , 2 , ....
5.5.8 การแจกจ่ายเอกสารให้เรียกเอกสารฉบับเก่าคืนจากผู้ครอบครองเอกสาร และแจกจ่ายเอกสารใหม่ตามที่ระบุในบัญชีแจกจ่ายเอกสารให้ผู้รับลงนามรับใน DAR
5.5.8.1 กรณีเอกสารที่ล้าสมัยแล้ว แต่ยังคงไว้ด้วยเหตุผลทางกฎหมาย หรือเก็บรักษาไว้ เพื่อความรู้ให้ประทับตรา "OBSOLETED" ทุกหน้าเฉพาะต้นฉบับเท่านั้น ยกเว้น FM ที่แนบไว้ท้าย QP ไม่ต้องประทับตรา แล้วจัดเก็บไว้ในแฟ้มเอกสารไม่ใช้งาน โดยจัดเก็บเฉพาะฉบับล่าสุดเท่านั้น
5.5.8.2 กรณีไม่จัดเก็บเพื่อความรู้ หรือด้วยเหตุผลทางกฎหมาย ให้ทำลายโดยบันทึกไว้ใน รายการทำลายเอกสาร (FM-QMR-03/04)
5.5.8.3 เอกสารสำเนาที่เรียกเก็บคืนจากหน่วยงานอื่น ให้ทำลายโดยการเผา,ย่อย,หรือกรณีต้องการนำกระดาษมาใช้อีกให้ใช้ปากกาขีดฆ่าและบันทึก
การทำลายไว้ใน รายการทำลายเอกสาร (FM-QMR-03/04)
5.5.8.4 กรณีที่แก้ไขเอกสารเฉพาะ FM ให้นำ FM ฉบับที่แก้ไขแล้วไปแนบท้าย QP ต้นฉบับที่ระบุไว้เป็นเอกสารแนบ และนำสำเนา FM ที่ประทับตรา CONTROLLED COPY ไปเปลี่ยน ตามสำเนา QP ที่แนบ FM นั้น ๆ ด้วย
5.5.9 กรณีเป็นการสำเนาเอกสาร สำหรับบุคคล/ องค์กรภายนอก ตามข้อ 5.1.3 ให้ประทับตรา "UNCONTROLLED COPY" และไม่ต้องระบุสำเนา

5.6 ผู้ครอบครองเอกสาร
5.6.1 ตรวจสอบรายละเอียดการแก้ไข จากประวัติการแก้ไขเอกสาร และเอกสารที่ได้รับให้ชี้แจงรายละเอียดการแก้ไขให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาที่เกี่ยวข้อ
งกับเอกสารทราบ เพื่อนำไปปฏิบัติ
5.6.2 ให้มั่นใจว่า เอกสารนั้นยังคงอ่านเข้าใจง่าย และชี้บ่งเรียบร้อย
5.6.3 เก็บรักษาเอกสารที่ได้ และให้ผู้ใช้เอกสาร สามารถหาเอกนั้นได้สะดวก

5.7 การทบทวนเอกสาร
- การทบทวนเอกสารและปรับปรุงเอกสาร ให้มีความทันสมัย และอนุมัติเอกสาร เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบาย, เป้าหมายคุณภาพ และความต้องการของลูกค้า ทางบริษัทฯ จะพิจารณาทบทวนเอกสารในการประชุมทบทวนระบบคุณภาพโดยฝ่ายบริหาร อย่างน้อย 1 ครั้ง/ปี
- ในกรณีเป็นเอกสารสนับสนุนภายนอก เพื่อความมั่นใจว่าเอกสารยังอยู่ครบตามหน่วยงาน ที่มาขึ้นทะเบียนไว้ ทุกสิ้นปีทางเจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสาร (DCO) จะส่งรายการตรวจเอกสารสนับสนุนภายนอก (FM-QMR-03/03) ให้ตามหน่วยงานที่มาขึ้นทะเบียนตรวจเช็ค แล้วส่งกลับเพื่อยืนยันผลการตรวจมาที่เจ้าหน้าหน้าที่ควบคุมเอกสารในเวลาที่กำหนด ถ้าไม่พบเอกสารสนับสนุนภายนอกตามรายการที่แจ้ง ให้ผู้ครอบครองจัดหาเอกสารใหม่มาทดแทน แล้วนำมาขึ้นทะเบียนใหม่ด้วย
- ผู้ครอบครองเอกสารจะต้องติดตามหน่วยงานที่ออกเอกสารนั้น ๆ หรือหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง เพื่อติดตามการปรับปรุงเอกสารสม่ำเสมอ
5.8 กรณีที่เอกสารภายนอกมีการปรับปรุง/ยกเลิก/สูญหาย
- ให้ผู้ใช้เขียนใบ DAR ตามข้อ 5.1 แล้วนำเอกสารใหม่มาขึ้นทะเบียนที่ DCO. ส่วนเอกสารภายนอกที่ยกเลิกให้ผู้ครอบครองเอกสารเป็นผู้ทำลายโดยการเผา/รอการจำหน่าย แล้วบันทึกลงในรายการทำลายเอกสาร (FM-QMR-03/04) /สมุดทำลายของผู้ครอบครองเอกสารนั้น


- ถ้ามีคำถาม ฝากไว้ได้ครับ แล้วพรุ่งนี้จะมาตอบให้ใหม่.... ครับ!!!

[Fix]

ขอบคุณมากๆๆค่ะ