2 replies to this topic

[uninvited]

คือถ้าเป็นเอกสารที่เป็นฟอร์มให้กรอกเช่น DF-PRD-03

แล้วถ้าฟอร์มตัวนั่นใส่ข้อมูลแล้วต้องตั้งรหัสขึ้นมาใหม่หรือเปล่าคะ?

หรือว่าเอกสารตัวนั่นไม่ต้องมีเลขที่เอกสารคะ

ยัง งงอยู่คะช่วยหน่อยนะคะ

[ต๊อกAsst.QMR]

คือถ้าเป็นเอกสารที่เป็นฟอร์มให้กรอกเช่น DF-PRD-03

แล้วถ้าฟอร์มตัวนั่นใส่ข้อมูลแล้วต้องตั้งรหัสขึ้นมาใหม่หรือเปล่าคะ?

หรือว่าเอกสารตัวนั่นไม่ต้องมีเลขที่เอกสารคะ

ยัง งงอยู่คะช่วยหน่อยนะคะ

รหัสเอกสาร=รหัสที่ออกโดยDCC.เช่น DF-PRD-03
เลขที่เอกสาร=เลขที่ ที่Run.โดยผู้บันทึกข้อมูลลงแบบฟอร์ม เช่น QA1005-001

ตามที่คุณถามมาถ้ารหัสหมายถึงDF-PRD-03 ล่ะก็แบบฟอร์มตัวนั้นก็ยังคงเป็นรหัสเดิมครับไม่ต้องตั้งใหม่

แบบฟอร์มเปล่าที่ยังไม่มีการกรอกข้อมูลเราเรียกว่าแบบฟอร์ม แต่เมื่อใดก็ตามที่แบบฟอร์มมีการกรอกข้อมูลลงไป แบบฟอร์มนั้นจะถูกเรียกว่าบันทึกครับ รหัสก็คงเดิมไม่เปลี่ยน
แต่กรณีที่คุณต้องการRun. เลขที่เอกสารก็ให้คุณออกแบบ แบบฟอร์มให้มีช่องสำหรับRun.เลขที่ไว้ครับ

[นุกูล]

รหัสเอกสาร=รหัสที่ออกโดยDCC.เช่น DF-PRD-03
เลขที่เอกสาร=เลขที่ ที่Run.โดยผู้บันทึกข้อมูลลงแบบฟอร์ม เช่น QA1005-001

ตามที่คุณถามมาถ้ารหัสหมายถึงDF-PRD-03 ล่ะก็แบบฟอร์มตัวนั้นก็ยังคงเป็นรหัสเดิมครับไม่ต้องตั้งใหม่

แบบฟอร์มเปล่าที่ยังไม่มีการกรอกข้อมูลเราเรียกว่าแบบฟอร์ม แต่เมื่อใดก็ตามที่แบบฟอร์มมีการกรอกข้อมูลลงไป แบบฟอร์มนั้นจะถูกเรียกว่าบันทึกครับ รหัสก็คงเดิมไม่เปลี่ยน
แต่กรณีที่คุณต้องการRun. เลขที่เอกสารก็ให้คุณออกแบบ แบบฟอร์มให้มีช่องสำหรับRun.เลขที่ไว้ครับ

ตามนั้นครับ ตามที่คุณต๊อกกล่าวมา สุโค่ยสุดๆแล้วครับ

สิ่งที่เราเรียกว่าเอกสารในระบบ ISO มีหลายอย่างด้วยกันครับ เช่น
คู่มือคุณภาพ
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
วิธีการทำงาน
เอกสารสนับสนุน มาตรฐานสนับสนุน หรือมาตรฐานอ้างอิง
เอกสารจากภายนอก
แบบฟอร์ม
แปลว่า เอกสารเหล่านี้เราต้องควบคุมครับ เราจึง เอามันมาใส่เลขรหัส ขอขึ้นทะเบียนกับ DCC แจกจ่ายคนที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ อันนี้เราเรียกว่า การควบคุมเอกสาร

แต่จากข้างต้น มีเอกสารตัวหนึ่งเราเรียกมันว่าเอกสารแบบพิเศษ ชนิดพิเศษ เพราะมันแปลงร่างได้ นั่นก็คือ แบบฟอร์ม
แบบฟอ์มถือเป็นเอกสาร แต่เมื่อเอามันมาเขียนข้อมูลลงไป มันจะกลายเป็น บันทึก ซึ่งบันทึกต้องควบคุมเรื่อง วิธีการจัดเก็บ การดูแลรักษา อายุการจัดเก็บ วิธีการทำลาย
ซึ่งจะมากกว่าการควบคุมเอกสารแบบทั่วไปครับ

แบบฟอร์มที่จำเป็นในการทำงาน ควรได้รับการควบคุมครับ
ดังนั้นไอ้ที่ถามมาว่า เกี่ยวกับแบบฟอร์มที่ไม่มีรหัส แนะนำให้เอามันไปควบคุมซ่ะ ขอรหัส ขอขึ้นทะเบียนตามระบบ จะได้ไม่มีปัญหาเรื่องระบบการควบคุมเอกสารครับ

สรุป
เอกสาร ต้องได้รับการควบคุมตามข้อกำหนด 4.2.3
บันทึกต้องได้รับการควบคุมตามข้อกำหนด 4.2.4 แต่ก่อนที่จะเอามาควบคุมตาม 4.2.4 ต้องเอามันไปควบคุมตาม 4.2.3 มาก่อนน่ะจ๊ะ