3 replies to this topic

[Q Mania]

เรียนถามท่านผู้รู้ค่ะ

1. หากองค์กรมีการทำ JD ไม่ครบ คือ มีเป็นบางแผนก เราควรออกเป็น CAR หรือเป็น Observe ดีคะ เนื่องจากเคยออกเป็น CAR แล้วโดน auditee เถียงว่าในข้อกำหนดไม่ได้ระบุให้ต้องทำ JD เพียงแต่ต้องการให้มั่นใจว่า ใครทำหน้าที่อะไร ซึ่งใน Organization Chart ก็ชัดเจนอยู่แล้ว และสามารถหาหลักฐานเพิ่มเติมได้จากพนักงานโดยการสัมภาษณ์ว่าเขารู้งานของเขาหรือไม่ และสามารถสุ่มดูการทำงาน น่าจะเพียงพอแล้ว
แต่ auditor เห็นว่า มี JD บ้าง ไม่มีบ้าง ก็เลยจะบังคับให้ทำให้เหมือนกันกันหมด เลยออกเป็น CAR แต่จะว่าไปมันก็ไม่ได้ผิดข้อกำหนดใช่ไม๊คะ ที่ไม่มี JD แล้วอย่างนี้ควรหรือไม่ที่จะออก CAR คะ

2. หากออกเป็น CAR เราควรออกให้ HR ฝ่ายเดียว หรือออกให้ ทุกแผนกที่ไม่ได้ทำ JD คะ เพราะไม่ต้องการออก CAR ด้วยเรื่องเดียวกันหลายๆใบ แต่พอออกให้ HR เพื่อให้เป็นใบเดียว HR ก็ไม่ยอม บอกว่าทวงแล้ว พร้อมกับโชว์ email ว่าทวงหน่วยงานต่างๆหลายรอบแล้วจริงๆ ซึ่งทำให้เราให้ CAR เขาไม่ลงจริงๆ เราเลยต้องกลับไปออก CAR ให้แต่ละหน่วยงานในเรื่องให้ทำ JD ให้ครบ ก็เจอประเด็นดังข้อแรกอ่ะค่ะ

3. ในส่วนของ auditor เองก็เบื่อที่จะออก CAR หลายใบในเรื่องเดียวกัน หากต้องการทำให้เป็นใบเดียวแต่ส่งไปยังแผนกเจ้าของเรื่องทุกแผนก จะทำอย่างไรคะ

4. ในส่วนของ training record, หากไปอบรมภายนอกมา แต่ไม่มีการนำหลักฐานการไปอบรมกลับมาให้ HR เพื่อเก็บเป็น record ไว้ ซึ่ง course ที่ไปอบรมภายนอกนั้น ไม่ได้มี certificate ให้ เลยไม่ได้มีการเก็บหลักฐานอะไร อย่างนี้ HR จะมีวิธีการเก็บหลักฐานการฝึกอบรมอย่างไรคะ

ขอบคุณค่ะ

[ทิ.]

- สำหรับข้อ 1. เกี่ยวกับ JD แต่ละตำแหน่ง ได้ระบุไว้ชัดเจนในข้อกำหนด 5.5.1
ในการที่จะทดสอบว่า จำเป็นต้องกำหนด JD หรือไม่? ง่ายๆๆ ก็ทดลองเรียก พนักงานมา 5 คน แล้วเรียกทีละคน
เข้ามาในห้องทำงานเรา แล้วให้พนักงานตอบคำถามว่า "ในวันหนึ่งๆๆ เขามีหน้าที่และอำนาจในการทำงานอย่างไรบ้าง?
ถ้าทุกคน ตอบได้เหมือนกันหมด ทั้ง 5 คน การเขียน JD ก็อาจจะไม่จำเป็น ครับ! (แต่ผมว่าเปอร์เซ็นต์ที่ตอบได้
เหมือนกันมี น้อยมากๆๆๆ)


- สำหรับข้อ 2. ควรเป็นหน้าที่ของผู้จัดการฝ่ายแต่ละฝ่ายเป็นผู้จัดทำ JD ในแต่ละตำแหน่งงานภายฝ่าย
ซึ่งแต่ละ JD ทั้งองค์กร/ระบบ จะส่งไปรวมไว้ที่ HR .... ครับ! (ที่หน่วยงานควรมี JD ประจำหน่วยงานนั้นๆด้วย)

- สำหรับข้อ 3. ควรออกเป็น OFI จะดีกว่า....ครับ!

- สำหรับข้อ 4. ทำเป็นแบบฟอร์มสำหรับการประเมินผลการฝึกอบรมภายนอก
แล้วให้เขียนรายงาน จากนั้นทำการประเมินผล กรณีที่ไม่มีหัวข้อใดๆ
"ต้องปรับปรุง" ให้สรุปผลการฝึกอบรมว่า "ผ่าน" ..... ครับ!

[iso_man]

1. หากองค์กรมีการทำ JD ไม่ครบ
ตอบในข้อกำหนดไม่ได้พูดถึงว่าองค์กรต้องจัดทำ JD หรือไม่ แค่บอกว่า Top management shall ensure that responsibilities and authorities are defined and communicated within the organization จริงแล้วองค์กรแค่ประกาศกำหนดหน้าที่แต่ละคน และแจ้งให้ทราบภายในองค์กรก็เพียงพอแล้ว แต่ส่วนใหญ่นำไปจัดทำเป็น JD เพื่อให้ชัดเจน ดังนั้นต้องดูว่าหาก QP บอกว่าต้องมี JD ทุกตำแหน่งก็ผิดข้อกำหนดขององค์กรเองครับ แต่ถ้าไม่มี QP ผมว่าก็ระบุให้ชัดเจนไปเลยจะได้ทำตาม
2. Training Record ก็ให้เขาส่งเอกสารที่ไปอบรมนะครับมาที่บุคคล เพื่อทำการบันทึกและนำเอกสารนั้นระบุในตารางก็ได้ หรือจะเก็บขึ้นทะเบียนเป็นขององค์กรก็ได้ ของผมทำแบบหลังเพื่อเป็นความรู้ให้กับพนักงานในองค์กรที่สนใจค้นคว้า อันนี้ก็ไประให้ชัดเจนใน QP เอา

[Q Mania]

ขอบคุณทั้งสองท่านค่ะ