ประเด็นนี้รู้สึกจะมีพี่ๆ ตอบกันไปหลายคนแล้วนะครับ แต่ผมจะแชร์ตามความเข้าใจของผมละกันนะครับ
1. ถ้าดูตามพื้นฐานของข้อกำหนด 5.4 เค้าว่าไว้ว่าดังนี้ครับ
5.4 Planning
5.4.1 Quality objectives
Top management shall ensure that quality objectives, including those needed to meet requirements for product
[see 7.1 a)], are established at relevant functions and levels within the organization. The quality objectives shall
be measurable and consistent with the quality policy.
5.4.2 Quality management system planning
Top management shall ensure that
a] the planning of the quality management system is carried out in order to meet the requirements given in 4.1,
as well as the quality objectives, andb] the integrity of the quality management system is maintained when changes to the quality management
system are planned and implemented.
นั่นก็หมายความว่า เวลาตั้ง KPI หรือ Quality Objective ก็ต้องมี action plan มารองรับด้วยครับ (ตามข้อ 5.4.2 a))
อย่างไรก็ดีเมื่อ KPI หรือ Quality Objective ไม่เป็นไปตามที่ตั้งไว้ก็ต้องมี action plan ที่จะทำให้เป็นไปตามที่ตั้งไว้ ซึ่งเป็นไปตามข้อที่ 8.2.3 ครับ
8.2.3 Monitoring and measurement of processes
The organization shall apply suitable methods for monitoring and, where applicable, measurement of the quality
management system processes. These methods shall demonstrate the ability of the processes to achieve
planned results.
When planned results are not achieved, correction and corrective action shall be taken, as
appropriate.เพราะฉะนั้น KPI (Quality Objective) ก็จะสัมพันธ์กับ Action Plan ด้วยประการฉะนี้
สำหรับข้อ 2 เวลาตั้ง KPI นั้นอย่าไปดูที่แผนกครับ ให้เราดูที่กระบวนการที่เรากำหนดไว้ตามข้อ 4.1 a) คือ
4.1 General requirements
The organization shall establish, document, implement and maintain a quality management system and
continually improve its effectiveness in accordance with the requirements of this International Standard.
The organization shall
a) determine the processes needed for the quality management system and their application throughout the
organizationทั้งนี้เพราะในแต่ละองค์กรก็จะใช้ชื่อแผนกไม่เหมือนกัน และภาระหน้าที่ ความเป็นเจ้าของกระบวนการก็จะต่างกัน เช่น บางองค์กรก็กำหนดให้ฝ่ายซ่อมบำรุง เป็นผู้ดูแลการสอบเทียบเครื่องมือวัด แทนที่จะเป็นแผนก QC เป็นต้น ดังนั้น KPI หรือ Quality Objective สำหรับเรื่องการสอบเทียบก็จะไปอยู่กับฝ่ายซ่อมบำรุง
ข้อ 2.1 แผนกละหัวได้ไหม --> ตอบคือทั้งได้และไม่ได้ครับ ต้องดูกระบวนการเป็นหลักครับ และดูความสำคัญของกระบวนการเป็นหลักด้วย
ข้อ 2.2 แผนกที่มีกระบวนการมากกว่า 1 กระบวนการ ต้องมี KPI ทุกกระบวนการหรือไม่ --> ตอบได้เลยว่าไม่จำเป็นครับ ขึ้นอยู่กับความสำคัญของกระบวนการนั้น ว่าส่งผลกระทบต่อความ conformity ของผลิตภัณฑ์ และการตอบสนองต่อข้อกำหนด/ความต้องการของลูกค้ามากแค่ไหน
ยกตัวอย่างเช่น แผนก QMS อย่างที่คุณ Notchy ยกตัวอย่างมานั้น มีกระบวนการที่ต้องรับผิดชอบคือ Internal Audit, Management Review ฯลฯ แต่กระบวนการเหล่านี้ไม่ได้ส่งผลต่อ Product conformity โดยตรง ก็อาจจะไม่ต้องสร้าง Quality Objective ขึ้นมาวัดสมรรถนะของกระบวนการก็ได้ครับ เพราะแค่การปฏิบัติตาม Procedure ที่กำหนดไว้ ก็ถือว่าเพียงพอแล้ว
คำถามต่อมาคือจะใช้อะไรเป็นกรอบในการตั้ง KPI ล่ะ?
องค์กรสมัยใหม่ก็อาจใช้วิธีการ MBO (Management by Objectives) ครับ ดังนั้นการจะได้มาซึ่ง KPI ของตัวเองก็ต้องมีหลักเกณฑ์ชัดเจน ไล่เป็นขั้นตอนมาก็ได้แก่
Vision --> Mission --> Value --> Policy --> Corporate KPI --> Department KPI --> Personnel KPI เช่นนี้ .....
เอาแค่นี้ก่อนละกันนะครับ คิดว่าคงพอจะทำให้เข้าใจยิ่งขึ้นไม่มากก็น้อยนะครับ