[ถอดความจากเพจ ISOTUTOR]
ISOTuter ในตอนที่ 26 ข้อกำหนดที่ 9.3 การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร
ISO tutor ในตอนที่ 26 นะครับ จะนำเสนอข้อกำหนด ISO9001:2015 จะพูดถึงข้อกำหนดที่ 9.3 นะครับ การทบทวน โดยฝ่ายบริหาร
ข้อ 9.3.1 เป็นข้อกำหนดทั่วไป ผู้บริหารระดับสูงจะต้องมีการทบทวน ระบบบริหารคุณภาพขององค์กร ตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้นะครับ เพื่อให้มั่นใจว่าระบบบริหารคุณภาพมีความเหมาะสมเพียงพอ มีประสิทธิผล เป็นไปตามทิศทางกลยุทธ์ต่างๆ ขององค์กรนะครับ ซึ่งการทบทวนตรงนี้เนี่ย ความหมายก็คือว่า จากการปฏิบัติ ระบบบริหารสิ่งแวดล้อม ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง สมมุติว่าผมมองเป็นครึ่งปี ก็คือ 6 เดือน องค์กรได้มีการปฏิบัติ ระบบบริหารคุณภาพ นั่นก็คือแต่ละกระบวนการ จะมีการดำเนินการ จะมีการดำเนินการ นำไปปฏิบัติ วางแผนปฏิบัติและเฝ้าติดตามอะไรต่างๆ พวกนี้ แล้วผลต่างๆ เนี่ยนะครับ ผู้บริหารระดับสูง จะต้องมีการทบทวน ว่าไอ้สิ่งที่ปฏิบัติเนี่ยนะฮะ ในรอบระยะเวลาที่ผ่านมา ที่ผมสมมติว่าอาจจะเป็นครึ่งปี แต่ในรอบหนึ่งมันอาจจะไม่เท่ากัน ในแต่ละองค์กรนะฮะ ในรอบของการปฏิบัติตรงนี้เนี่ยนะครับ ระบบบริหารคุณภาพ มันเหมาะสมเพียงพอไหม เป็นสิ่งที่ผู้บริหารจะต้องทบทวน ซึ่งการทบทวนตรงนี้ อาจจะใช้ในรูปแบบของการประชุมก็ได้ เป็นสิ่งที่นิยมกัน ก็คือว่าผู้บริหาร อาจจะมีการจัดประชุม โดยที่หน่วยงานต่างๆ ผู้บริหารของส่วนงานต่างๆ เนี่ย จะต้องนำ ผลงาน สิ่งที่หน่วยงานของตัวเองได้ปฏิบัติ โดยทั่วไปก็คือเป็นผลงาน ที่มีข้อสรุป มีการวิเคราะห์มาเรียบร้อยนำมา present นำมารายงาน ให้กับผู้บริหารรับฟัง อาจจะมีการจัดเตรียมเอกสาร การจัดเตรียม Present ต่างๆ นะครับ แล้วก็มารายงานให้ผู้บริหารฟัง และบริหารก็จะฟังและก็จะทบทวน ว่าสิ่งที่เป็นผลของการปฏิบัติต่างๆ นั้นเนี่ยมัน เหมาะสมเพียงพอไหม มีอะไรที่ต้องปรับปรุงแก้ไข มีมาตรการอะไร ที่ต้องดำเนินการหรือเปล่า หรือต้องมี การเปลี่ยนแปลงระบบอะไรต่างๆ ไหม ต้องจัดสรรทรัพยากร อะไรเพิ่มเติมไหม แบบนี้เป็นต้น
ซึ่ง โดยทั่วไปบริษัท ขนาดที่ใหญ่ระดับหนึ่ง มีหลายหน่วยงานอะไรพวกนี้ จะใช้วิธีการประชุม จริงๆ อาจจะใช้วิธีการอื่นก็ได้ เพราะว่า ในข้อกำหนดก็ไม่ได้มี ไม่ได้บังคับ ว่าเราต้องใช้รูปแบบอะไร แต่เขาบอกว่าต้องทบทวน ก็คือผู้บริหารจะต้องยังไงก็ได้ ให้ข้อมูลเหล่านี้มาถึงผู้บริหาร และผู้บริหารก็จะต้องทบทวน จากการทบทวนก็จะต้องมีการตัดสินใจ ในข้อกำหนดได้มีการกำหนดในข้อ 9.3 ก็คือ In put ปัจจัยเข้า การทบทวน สิ่งนี้คือ ข้อกำหนด ได้ระบุว่า จะต้องเอาข้อมูลอะไร มาให้ผู้บริหาร ได้ดำเนินการทบทวนบ้างซึ่งโดยทั่วไปก็คือ เวลาประชุมกัน จะต้องเอาข้อมูลอะไรเรียกว่า input ไปทั่วไปอาจจะมีการกำหนดเป็นวาระ ของการทบทวน เป็นเรื่องๆ ไป มีอะไรบ้าง ซึ่งในข้อกำหนดที่ 9.3.2 ตรงนี้ เขาบอกว่า จะต้องคำนึงถึงอะไรบ้างล่ะ สถานะของการดำเนินการ จากการทบทวนโดยฝ่ายบริหารครั้งก่อน นั่นก็คือเหมือนกับว่า อาจจะต้องมีการ ย้อนกลับไปพิจารณาว่าครั้งก่อน มีประเด็นอะไรที่ต้องติดตามผลหรือเปล่า มีประเด็นอะไรที่เหมือนกับประเด็นเปิด จากครั้งก่อน ที่ยัง รอการติดตามผลอย่างนี้เป็นต้น ซึ่งตรงนี้ก็อาจจะมีคนและมารายงานผู้บริหาร ประเด็นจากคราวที่แล้วเนี่ย ความคืบหน้าเป็นยังไง ปิดประเด็นหรือยังอย่างนี้เป็นต้น
อีกเรื่องหนึ่ง คือการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงใน ประเด็นทั้งภายในและภายนอก ที่เกี่ยวข้องกับบริหารสิ่งแวดล้อมตรงนี้เขาเรียก input อีกตัวนึง ถ้าเป็นเวอร์ชั่นก่อน เวอร์ชั่น 2008 เนี่ย เขาใช้แค่ว่าการเปลี่ยนแปลง ที่มีผลกระทบ ต่อ ระบบบริหารคุณภาพนะครับ จากตรงนี้ ในเวอร์ชันนี้ เขาบอกว่า การเปลี่ยนแปลง ในประเด็นทั้งภายในและภายนอก ซึ่งคำว่าประเด็นภายในภายนอก คำนี้ถูกใช้ในข้อกำหนดที่ 4.1 ในเรื่องของบริบท นั่นก็คือว่า สมมติว่าในรอบ 6 เดือนตรงนี้ ประเด็นภายในภายนอก มีการเปลี่ยนแปลงอะไรไหม ซึ่งตั้งแต่ข้อ 4.1 เราได้มีการกำหนด ว่าประเด็น ภายในภายนอก ของ ของ เวลานั้นเป็นอย่างไร อย่างที่ผมได้ อธิบายไปแล้ว อย่างเช่น ภายในภายนอก อย่างเช่น เศรษฐกิจ สังคมการเมือง อะไรอย่างนี้เป็นต้น ที่มีผลกระทบต่อบริหารคุณภาพ แล้วมันมีการเปลี่ยนแปลงอะไรไหม มีการเปลี่ยนแปลงอะไรพวกนี้หรือเปล่า ประเด็นภายในภายนอก อย่างเช่น จะมีกฎมง กฎหมาย ที่อาจจะ มีการปรับเปลี่ยน สภาพเศรษฐกิจ สังคม หรือมีการปรับเปลี่ยนภายใน ภายในมีประเด็นอะไร หรือมีสถานการณ์อะไร ที่ต้องเปลี่ยนแปลง อะไรประมาณนี้หรือเปล่า อย่างนี้เป็นต้นนะครับ
ก็คือว่าผู้บริหาร ต้องมีการทบทวน การเปลี่ยนแปลงตรงนี้ จะตัดสินใจ ทำไรเพิ่มเติม ปรับปรุงอะไรหรือเปล่า อย่างนี้เป็นต้น อีกเรื่องหนึ่ง นะครับ ข้อมูลข่าวสารสมรรถนะ ของระบบบริหารคุณภาพ อันนี้เค้าบอกว่าเป็นข้อมูลต่างๆ ข้อมูลสมรรถนะ ต่างๆ ที่เกี่ยวกับ บริหารงานคุณภาพ รวมถึง แนวโน้มต่างๆ ตรงนี้ ก็จะมีหลายข้อย่อยด้วยกัน นั่นก็คือต้องนำข้อมูลพวกนี้ ซึ่งอาจจะรวมถึงสิ่งที่เป็นสมรรถนะ แนวโน้ม โดยทั่วไปอาจจะมาจากการ วิเคราะห์ มีกราฟแนวโน้มอะไรต่างๆ พวกนี้ หรืออาจจะเป็นการวิเคราะห์ แบบพรรณนา ข้อมูลอะไรต่างๆ เหล่านี้เป็นยังไงบ้าง ก็สรุปมาให้ผู้บริหาร มีอะไรบ้าง มีความพึงพอใจของลูกค้า ผลเป็นยังไง วิเคราะห์แล้วเป็นยังไงบ้าง ข้อมูลสะท้อนกลับจาก ข้อมูลสะท้อนกลับ อาจจะรวมถึงลูกค้า อย่างเช่นข้อร้องเรียน หรือผู้สนใจคนอื่นๆ มีข้อมูลมี feedback อะไรยังไงบ้าง ผลของการบรรลุ วัตถุประสงค์ของคุณภาพ นั่นก็คือว่า กระบวนการต่างๆ ได้มีการกำหนดวัตถุประสงค์คุณภาพ ผลเป็นอย่างไรบ้าง บรรลุผลอะไรยังไงบ้าง บรรลุผลหรือเปล่า สมรรถนะของ กระบวนการ และก็ ความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ และบริการ ในแต่ละกระบวนการ จะต้องมีการใช้งานผู้บริหาร เกี่ยวกับสมรรถนะ ของกระบวนการ ตรงนี้ คุณวัดยังไง คุณติดตามยังไงล่ะ จริงๆ ส่วนหนึ่ง สมรรถนะของกระบวนการ อาจจะมองผ่าน วัตถุประสงค์คุณภาพตามที่พูดถึงเมื่อกี้นี้ ก็ได้ หรืออาจจะมีตัววัดสมรรถนะอื่นๆ อย่างนี้ก็แล้วแต่ รวมถึงการสอดคล้องของผลิตภัณฑ์และบริการ อาจจะเป็น ถ้าจะเป็นงานผลิต ก็อาจจะเป็นข้อมูลที่ได้จากการวัดผลิตภัณฑ์ ได้จากการผลิตอะไรต่างๆ นี้เป็นต้น
ถัดมาคือความไม่สอดคล้อง ข้อมูลเกี่ยวกับความไม่สอดคล้อง การดำเนินมาตรการแก้ไข นะ อย่างเช่นอาจจะ มาจาก มีการออกรายงาน ความไม่สอดคล้องอะไรบ้าง กี่รายการ ผลสรุปสถานะต่างๆ เป็นยังไงอย่างเช่นพวก ใบ CAR NCR อะไรต่างๆ แบบนี้เป็นต้น ผลของการเฝ้าติดตามและการวัด อย่างที่พูดถึงไปแล้วในข้อกำหนด เข้า 9.1 ที่ว่าเราต้องมีการเฝ้าติดตามและการวัด ผลเป็นยังไงบ้าง ซึ่งบางทีมันอาจจะถูกรายงานไว้ในวาระอื่นๆ ด้วย อย่างเช่น ผลของการเฝ้าติดตาม วัตถุประสงค์คุณภาพ รวมถึงในเรื่องของการเฝ้าติดตาม และวัดในเรื่องของผลิตภัณฑ์อะไรอย่างนี้เป็นต้นนะครับ นั่นก็คือ ถ้าเกิดมีเรื่องอื่นๆ เฝ้าติดตามและตรวจวัด จะต้องเอามารายงานเพื่อให้ผู้บริหารอื่นทบทวนด้วย อีกเรื่องหนึ่งเป็นเรื่องของผลการ audit อย่างเช่น internal audit ผลเป็นยังไง รวมถึงจะมีการ audit อื่นๆ ด้วย อย่างเช่น External Audit มีลูกค้ามา audit หรือเป็น audit อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบบริหารคุณภาพ ผลต่างๆอะไรตรงนี้ก็คือ นำมารายงานให้ผู้บริหารได้ทบทวน
อีกเรื่องหนึ่ง สมรรถนะของผู้จัดหา ภายนอก ผู้ขายมีสมรรถนะยังไง ซึ่งเมื่อกี้ ในข้อกำหนด ในเรื่องการวิเคราะห์ข้อมูล รวมถึงการประเมิน เขากำหนดให้ มีการประเมินสมรรถนะตรงนี้ด้วย เพราะฉะนั้นเนี่ย ข้อมูงตรงนี้ ซึ่งมันก็คงได้มาจาก ในเรื่องของการ การคัดเลือก การประเมิน เรามีการประเมิน supplier อยู่แล้ว มีการประเมินผู้จัดหาภายนอก จากผลตรงนี้ นำมาวิเคราะห์ ประเมินนำเข้ามา ให้ผู้บริหารทบทวน นะครับ แล้วก็ต้องมีการทบทวนนะครับ ในเรื่องของความเพียงพอในทรัพยากรนะครับ ก็คือ ทรัพยากรทรัพยากร คืออะไร ก็คืออาจจะมองผ่าน อะไ รต่างๆ พวกนี้ก็ได้ ทรัพยากรมีความเพียงพอไหม ความเหมาะสมไหม ต้องจัดหาอะไรเพิ่มเติมหรือเปล่า ก็คือในโอกาสนี้ ก็คืออาจจะเป็นการทบทวน แต่ละกระบวนการ แต่ละหน่วยงานก็ได้ ทรัพยากรมันเป็นยังไง ประสิทธิผลของมาตรการ ที่จัดการกับความเสี่ยงขององค์กร ในข้อกำหนด 6.1 เรามีการกำหนด ในเรื่องของความเสี่ยงและโอกาส รวมถึงมีการกำหนดมาตรการต่างๆ มาตรการที่ดำเนินการ ที่ดำเนินการจัดการกับความเสี่ยงและโอกาส ซึ่งอาจจะเป็นความเสี่ยงและโอกาสที่มาจากในเรื่องของบริบท ปัจจัยภายในภายนอก ความต้องการ และความคาดหวังของ interested party รวมถึงความเสี่ยง จากกระบวนการต่างๆ ในพวกนี้นะครับ
ในวาระนี้ ก็คือผู้บริหารจะต้องทบทวนว่ามาตรการที่ จัดการกับความเสี่ยงในโอกาสตรงนี้ มีประสิทธิผลหรือเปล่า ซึ่งในแต่ละกระบวนการ ก็จะต้องมีการ present ว่าการจัดการความเสี่ยงต่างๆ ที่ได้ดำเนินการที่เราดูแผนดำเนินการต่างๆ ตั้งแต่ข้อ 6.1 ตรงนั้น ผลเป็นอย่างไรบ้าง มีประสิทธิผลหรือเปล่า มีปัญหาอะไรยังไงบ้าง อีกเรื่องหนึ่ง ที่ต้องทบทวน ก็คือโอกาส สำหรับการ ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เรามีโอกาสอะไรบ้าง ที่จะต้องมีการนำไปสู่ในเรื่องของการปรับปรุง ซึ่งจริงๆ แล้วใน ช่องทางของ management review ถือว่าเป็นกิจกรรม ที่จะนำไปสู่การปรับปรุง อย่างต่อเนื่อง เป็นอย่างดี ซึ่งในข้อกำหนดที่ 10 เนี่ยเค้าก็จะพูดถึงตรงนี้เหมือนกันว่าเรื่องการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องตัวนึงเนี่ย ที่ สำคัญ ก็คือจะมาจากในเรื่องของการทบทวน โดย ผู้บริหารนั่นเอง นะครับ
ถัดไปเป็นข้อกำหนดที่ 9.3.3 คือสิ่งที่ต้องนำเข้ามา ว่าจะต้องทบทวนเรื่องอะไรบ้าง ตามข้อ 9.3.3 นั่นก็คือว่า ทบทวนแล้ว ก็คือ ได้อะไรออกไป ได้ Out put อะไรบ้างนะครับ นั่นคือโดยทั่วไป สมมติว่ามีการประชุมกัน แต่ละหน่วยงานแต่ละกระบวนการ มีการรายงานผล ผู้บริหารก็รับฟัง และก็มีการทบทวนตัดสิน ว่าจะต้องมีการปรับปรุงอะไรมั้ย ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ต้องปรับปรุงอะไรไหม ตรงนี้เรียกว่า output เพราะฉะนั้น ในการทบทวน มีทั้ง input และ output บางทีบ่อยครั้งเนี่ย ผมไปเจอว่า input ครบก็จริง แต่ไม่มี output นั่นก็คือผู้บริหารไม่ได้มีการตัดสินใจ ไม่ได้มีการกำหนดว่าจะทำอะไรเลย ตรงนี้ก็ไม่ได้ เพราะฉะนั้น จะต้องมีการ Out Putด้วย นั่นก็คือว่า Out Put จะต้องมี ประกอบไปด้วย การตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับ อันแรก โอกาสในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง จะต้องปรับปรุงอะไรบ้าง อันที่สองก็คือการเปลี่ยนแปลงใน ของระบบ บริหารคุณภาพ จะต้องเปลี่ยนแปลงอะไรไหม ระบบบริหารคุณภาพที่เราได้มีการจัดตั้งขึ้นมา มีการจัดตั้งกระบวนการมีการกำหนด แผนวิธีการอะไรต่างๆ ต้องมีการเปลี่ยนแปลงอะไรหรือเปล่า เปลี่ยนแปลงระบบบริหารคุณภาพอะไรไหม รวมถึงทรัพยากรต่างๆ ต้องการอะไรเพิ่มเติม ตรงนี้หรือเปล่า ตรงนี้ก็คือ เป็นผลจากการทบทวน ที่ผู้บริหารจะต้องมีการตัดสินใจและกำหนดขึ้นมา ซึ่งตรงนี้เรียกว่ามันควรที่จะเป็น แต่ละ วาระ เช่นวาระที่ 1 พูดถึงเรื่อง ความพึงพอใจของลูกค้า สมมติว่ามีวาระนึง ความพึงพอใจของลูกค้า นั่นก็คือว่า input ผลของการสำรวจ รวมถึงอาจจะเป็น feedback ต่างๆ ก็คือ เอา input มาให้ผู้บริหารทบทวน จากการทบทวนผู้บริหารจะต้องตัดสินใจ ประเด็น ที่ว่า ความพึงพอใจของลูกค้าตรงนี้มีอะไรต้องปรับปรุงหรือเปล่า ต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบบริหารคุณภาพ หรือที่เกี่ยวข้อง หรือที่สืบเนื่องมาจาก ความพึงพอใจ ของลูกค้า ที่เราไปสำรวจอะไรมาตรงนี้ จะต้องมีการเปลี่ยนแปลง อะไรไหม ปรับปรุงอะไรไหม ต้องจัดสรรทรัพยากรอะไรต่างๆ เพิ่มเติมไหม จะตั้ง จัดหาทรัพยากรในเรื่องของคนในเรื่องของเทคโนโลยี อุปกรณ์อะไรต่างๆ เพิ่มเติมไหม อะไรอย่างนี้เป็นต้น
และในข้อกำหนด เขาบอกว่า จะต้องมีการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร ที่เป็นหลักฐานแสดงถึงผลของการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร นะฮะ ตรงนี้เขาบอกว่า เขาต้องการข้อมูลเอกสาร ซึ่งโดยทั่วไป อาจจะเป็นรายงาน รายงานของการประชุมนั่นเอง ซึ่งระบุถึง input output ของแต่ละวาระ ได้มีการทบทวน ในเรื่องของอะไร ข้อมูลนี่คือเป็นยังไง ผลของการทบทวนเป็นยังไง ผู้บริหาร ได้มีการตัดสินใจ อะไรยังไงบ้าง ซึ่งตรงนี้อาจจะ จัดทำจัดเก็บ ไว้เป็นรายงานการประชุม ทบทวนของฝ่ายบริหารนะครับ
