45 replies to this topic

[Aey]

ขอสอบถามหน่อยนะคะ...ในเรื่องของการใช้แบบฟร์มการบันทึกคุณภาพจำเป็นว่าทุกบันทึกต้อ
งจัดทำขึ้นทะเบียนเป็นเป็น "F" มั๊ยคะสงสัยจัง..แล้วถ้าเป็นแบบฟอร์มที่เรียกว่าแบบฟอร์มเถื่อนแต่บันทึกตัวนี้จัดทำ
เพื่อมาสนับสนุนตัวแบบฟอร์มที่ขึ้นทะเบียน ทำแบบนี้ผิดมั๊ยค่ะ..สงสัยค่ะ เพราะตอนนี้แบบฟอร์มที่ใช้อยู่ในบริษัทจะพุ่งถึง 500 F แล้วค่ะจะทำงัยดี

[DooK]

ตอบเป็นข้อๆ นะครับ
1. จำเป็นต้องเป็น F มั้ย ---- คงไม่จำเป็นครับ ถ้าไม่ได้กำหนดไว้ใน Procedure เล่มไหน แต่ถ้ามีกำหนดไว้ ก็ต้องเป็นไปตามนั้นครับ ที่กำหนดไว้เป็น F เพราะอยากให้ตรงกับชนิดของเอกสารว่าเป็น Form

500 ฟอร์มยังถือเป็นเรื่องเล็กครับ ของผมนี่หลักพัน ไม่ต้องกังวลครับ

2. มีแบบฟอร์มอื่นๆ (ที่ไม่อยู่ในระบบ) สร้างขึ้นมาเพื่อสนับสนุนแบบฟอร์มจริงๆ แบบนี้จะผิดมั้ย ---- จะฟันธงแบบหมอดูว่าเป็นเรื่องผิดก็คงจะรุนแรงไป แต่ผมจะแนะนำว่าน่าจะระบุให้เป็นเรื่องเป็นราวชัดเจนลงใน Procedure ครับ เพราะข้อมูลที่ใช้ในบันทึกเถื่อนเหล่านั้นอาจมีค่า ส่งไปชิงโชคได้....ไม่ช่ายยยย.....ใช้อ้างอิงกรณีที่ข้อมูลในบันทึกของจริงไม่ชัดเจน ฯลฯ นะครับ

[tik815]

กำหนด Form เป็น F เหมือนกันค่ะ
แต่ที่ทำงานเก่าใช้เป็นตัวเลขแทนไม่มีตัว F
ขึ้นอยู่กับว่าเรากำหนดหมายเลขเอกสารอย่างไรน่ะคะ
แต่ที่ทำอยู่ให้ควบคุมทั้งหมดเลยค่ะ
ไม่ให้มีเถื่อน เพราะทุกข้อมูลถือเป็นบันทึกหมดเลย
มี Form มากกว่า 500 เหมือนกันค่ะ และมีแนวโน้มว่าจะเพิ่มขึ้นด้วยจิ

[Aey]

ขอบคุณค่ะ..แต่อยากขอปรึกษาอีก.. อย่างบางแบบฟอร์มบางแผนกที่มีเช่นแผนกช่าง F ของเขาจะเป็นสมุดบันทึกซึ่งเวลาบันทึก หน้าตารูปแบบข้างในที่ส่งมาจัดเก็บเป็นต้นฉบับที่ DCC จะเขียนบันทึกตามสัญชาติญาณซึ่งดู ๆ แล้วดูยังงัยก็ไม่เหมือนบันทึกคุณภาพ แต่เป็นลักษณะบันทึกเฉย ๆ มีเป็น สิบ ๆ F เลยค่ะของแผนกนี้ แล้วอย่างนี้จะเป็นปัญหามั๊ยค่ะ..??

**ตอนแรกก็ตกใจนะคะที่มี F เยอะแบบ..ประล่ำประเหลือ..(แปลว่า เยอะมาก ๆ ) เห็นคุณตอนก็สบายใจแล้วค่ะ**

[Nu'AA]

ขอบคุณค่ะ..แต่อยากขอปรึกษาอีก.. อย่างบางแบบฟอร์มบางแผนกที่มีเช่นแผนกช่าง F ของเขาจะเป็นสมุดบันทึกซึ่งเวลาบันทึก หน้าตารูปแบบข้างในที่ส่งมาจัดเก็บเป็นต้นฉบับที่ DCC จะเขียนบันทึกตามสัญชาติญาณซึ่งดู ๆ แล้วดูยังงัยก็ไม่เหมือนบันทึกคุณภาพ แต่เป็นลักษณะบันทึกเฉย ๆ มีเป็น สิบ ๆ F เลยค่ะของแผนกนี้ แล้วอย่างนี้จะเป็นปัญหามั๊ยค่ะ..??

**ตอนแรกก็ตกใจนะคะที่มี F เยอะแบบ..ประล่ำประเหลือ..(แปลว่า เยอะมาก ๆ ) เห็นคุณตอนก็สบายใจแล้วค่ะ**

...แปลกไหมคะ? มีฟอร์มขึ้นทะเบียนมักไม่ค่อยใช้
จะมีหน้าตาแปลกๆมาให้เห็นเยอะ

พอแนะนำให้ขึ้นทะเบียนก็จะแจ้งว่า "เอาไว้ดูเฉพาะสองคน ส่งกันไปกันมา"

เง้ออออๆๆๆๆ...เวลาทำระบบก็มองถึงความสะดวกและความจำเป้นของคนใช้งาน
ไม่อยากขึ้นก็ยังไม่ต้องก็ได้ (มั้ง???)

แบบนี้หลวมไปหรือเปล่าน๊อออออ...


ฟอร์มที่มีเลยไม่เยอะค่ะ ไม่ถึง 200 หรอกค่ะ
ปล.ใช้ "FM"ค่ะ เรื่องการแทนไม่น่าใช่ปัญหานะคะ

[DooK]

การที่เอาบันทึกดิบๆ แบบนั้นมาเก็บไว้ผมรู้สึกดีนะครับ เพราะอย่างน้อยก็แสดงว่าองค์กรมีการปฏิบัติงานจริงๆ ไม่ได้เมคเอกสารแบบผักชีโรยหน้า และแถมไม่ได้ผิดข้อกำหนดอะไร

แต่สิ่งที่ต้องระมัดระวังในกรณีเช่นนี้ก็คือเนื้อหาที่มีอยู่ในบันทึกนั้นล่ะครับ มันจะยากนิดนึกเวลาที่เราต้องการจะดึงมันกลับมาใช้ ไม่รู้ว่าเนื้อหาข้อมูลที่เราต้องการจริงๆ มันอยู่ตรงไหน

[tik815]

ขอบคุณค่ะ..แต่อยากขอปรึกษาอีก.. อย่างบางแบบฟอร์มบางแผนกที่มีเช่นแผนกช่าง F ของเขาจะเป็นสมุดบันทึกซึ่งเวลาบันทึก หน้าตารูปแบบข้างในที่ส่งมาจัดเก็บเป็นต้นฉบับที่ DCC จะเขียนบันทึกตามสัญชาติญาณซึ่งดู ๆ แล้วดูยังงัยก็ไม่เหมือนบันทึกคุณภาพ แต่เป็นลักษณะบันทึกเฉย ๆ มีเป็น สิบ ๆ F เลยค่ะของแผนกนี้ แล้วอย่างนี้จะเป็นปัญหามั๊ยค่ะ..??

**ตอนแรกก็ตกใจนะคะที่มี F เยอะแบบ..ประล่ำประเหลือ..(แปลว่า เยอะมาก ๆ ) เห็นคุณตอนก็สบายใจแล้วค่ะ**

ต้องดูวัตถุประสงค์ของการบันทึกด้วยค่ะว่าบันทึกเพื่ออะไร
ถ้าบันทึกเฉยๆ ไม่ได้เอาผลไปทำอะไร ก็อย่าบันทึกดีกว่านะ
แต่ถ้าผลของการบันทึก เพื่อการวิเคราะห์ หรือถูกนำไปใช้ประโยชน์ อื่นๆ
ก็น่าจะมีการควบคุมนะคะ

[Nu'AA]

ต้องดูวัตถุประสงค์ของการบันทึกด้วยค่ะว่าบันทึกเพื่ออะไร
ถ้าบันทึกเฉยๆ ไม่ได้เอาผลไปทำอะไร ก็อย่าบันทึกดีกว่านะ
แต่ถ้าผลของการบันทึก เพื่อการวิเคราะห์ หรือถูกนำไปใช้ประโยชน์ อื่นๆ
ก็น่าจะมีการควบคุมนะคะ

Next process ชอบทำเอกสารของอีกฝ่ายหายค่ะ
อาทิ ใบรับผลิตภัรพืลูกค้า ซึ่งต้องส่งกันหลายทอด ทอดไหนรับก็เซ็นต์-บันทึก
แล้วก้ส่งต่อไปเรื่อยๆ (เอาข้อมูลไว้ สำหรับดูว่า หายไป ณ กระบวนการไหน (ไปหาด่วน!!!)
ประมาณนี้อ่ะค่ะ

[Aey]

ดังนั้นก็ควรที่จะบังคับให้เขาทำ Body ในบันทึกของเขาให้เหมือนตัวที่ส่งมาต้นฉบับจะได้ไม่หลุดในหัวข้อที่บันทึกนะคะ..และช
่างที่นี่บึกบึนน่าเกรงขามและเจรจายากเป็นที่ซู๊ด...

[tik815]

ดังนั้นก็ควรที่จะบังคับให้เขาทำ Body ในบันทึกของเขาให้เหมือนตัวที่ส่งมาต้นฉบับจะได้ไม่หลุดในหัวข้อที่บันทึกนะคะ..และช
่างที่นี่บึกบึนน่าเกรงขามและเจรจายากเป็นที่ซู๊ด...

เห็นใจค่ะ

[ทิ.]

- อ่านกระทู้ครั้งแรก ผมก็งง กับคำว่า "F" ว่าคืออะไร?
.... เพิ่งถึง บางอ้อ...ครับ! (จะช่วยตอบก็กลัวผิด เพราะว่า
ไม่เคยพบมาก่อน !)

[Aey]

การชี้บ่งสถานะแบบฟอร์มที่บริษัทจะเป็นลักษณะนี้ค่ะ F-DOC-001/Re-05 เป็นแบบนี้ค่ะ

[Toppy ('o')]

โรงงานผม มีเกืิอบ 5000 ฟอร์มครับ

เอกสารขึ้นทะเบียนทั้งหมด ประมาณ เกือบ 9000 เอกสารครับ สุดยอดไหม มี DCC 1คน

[Aey]

แล้วจะมีการควบคุมการใช้แบบฟอร์มยังงัยดีคะ...เพราะตอนนี้ก็คุมอยู่คนเดียวเหมียนกัล
ลลล..ชักแหง๊ก แหง๊ก ไปเลย

[ทิ.]

- ตัวอย่างการใช้รหัสเอกสารของฟอร์ม...ครับ!
เช่น QP เกี่ยวกับการควบคุมการตรวจและการทดสอบ(QP-QAC-08)
ซึ่งมีการใช้แบบฟอร์มใบรับตัวอย่าง เป็นฟอร์มแรกใน QP
เล่มนี้ มีการ Rev. มา 2 ครั้งแล้ว .... จะได้ดังนี้ ...ครับ!

FM-QAC-08/01 REV:02 วันที่อนุมัติใช้ 25-02-52

- ลองนำไปปรับใช้ดู...น่าจะสะดวกในการใช้งานและจัดเก็บเอกสาร ...ครับ!!!

[จอมโจรจอมใจ]

แล้วจะมีการควบคุมการใช้แบบฟอร์มยังงัยดีคะ...เพราะตอนนี้ก็คุมอยู่คนเดียวเหมียนกัล
ลลล..ชักแหง๊ก แหง๊ก ไปเลย

ขอให้ถามตัวเองว่า...ที่ทำอยู่ทุกวันนี้ สะดวก และมีประสิทธิผลดีมั้ย...จะปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นได้มั้ย และจะทำอย่างไร

บางองค์กร ก็เคยมีปัญหาแบบนี้ จึงปรับปรุงด้วยการ กำหนดขอบเขตของหน้าที่ DCC เอาไว้ โดยแบ่งเป็น 2 ระดับ

แบบฟอร์มที่เป็นกลางๆ ใช้กับทุกแผนก DCC กลางก็รับมาควบคุม
แบบฟอร์มที่ แผนก ทำขึ้นใช้เอง ก็ DCC แผนก โดยมอบหมายให้ เจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งทำหน้าที่ DCC ของแผนก

วิธีการขึ้นทะเบียนใช้วิธีเดียวกันคือ ขึ้นทะเบียนออนไลน์ในระบบเน็ตเวิร์ค ซึ่งมันง่ายราวกับปอกกล้วย เพียงแต่กำหนดพื้นที่ในเน็ตเวิร์คให้แต่ละแผนก และกำหนดสิทธิ์ในการเข้าไปปรับเปลี่ยนข้อมูลเฉพาะผู้ที่เป็น user หรือ admin

วิธีการนี้ก็มีประสิทธิผลพอสมควร แต่ไม่ปฎิเสธว่าจากการ internal audit ก็ยังมีที่ เจอว่า ยังไม่ได้ขึ้นทะเบียนอยู่บ้าง แต่ที่ชัดเจนคือ มันยืดหยุ่น มีประสิทธิผล และได้รับการยอมรับมากกว่า ที่อะไรๆก็ DCC กลางจะ control เองทั้งหมด

[Toppy ('o')]

แล้วจะมีการควบคุมการใช้แบบฟอร์มยังงัยดีคะ...เพราะตอนนี้ก็คุมอยู่คนเดียวเหมียนกัล
ลลล..ชักแหง๊ก แหง๊ก ไปเลย

ผมใช้ระบบคอมมาช่วยครับ MS ACCESS มาจัดการเอาครับ

[webmaster]

ขอสอบถามหน่อยนะคะ...ในเรื่องของการใช้แบบฟร์มการบันทึกคุณภาพจำเป็นว่าทุกบันทึกต้อ
งจัดทำขึ้นทะเบียนเป็นเป็น "F" มั๊ยคะสงสัยจัง..แล้วถ้าเป็นแบบฟอร์มที่เรียกว่าแบบฟอร์มเถื่อนแต่บันทึกตัวนี้จัดทำ
เพื่อมาสนับสนุนตัวแบบฟอร์มที่ขึ้นทะเบียน ทำแบบนี้ผิดมั๊ยค่ะ..สงสัยค่ะ เพราะตอนนี้แบบฟอร์มที่ใช้อยู่ในบริษัทจะพุ่งถึง 500 F แล้วค่ะจะทำงัยดี

ผมตอบคำถามแรกสุดก็แล้วกันนะครับ ที่ว่าผิดไม่ผิด มุมมองส่วนตัวนะครับ


ขอแยกพูดถึงความต้องการของข้อกำหนด กับแนวทางปฏฺบัติตามสากลนิยมก็แล้วกันนะครับ

ข้อกำหนด ไม่มีมาตรฐานใด พูดถึงฟอร์มเลยครับ มีแต่พูดถึง บันทึก นั่นคือถ้าบริษัทไม่มีฟอร์มเลย (สมมตินะครับสมมติ) แต่ผู้ปฏิบัติงานมีการบันทึก ตามที่ข้อกำหนดต้องการ ครบถ้วน ไม่ตกหล่น สม่ำเสมอ เหนียวข้น (consistency) นั่นแสดงว่าใช้ได้

แต่ในการปฏฺบัติจริงมันไม่ใช่ เช่นการตรวจสอบของ QC ถ้าไม่มีฟอร์ม ก็จะมั่นใจไม่ได้ว่า คุณจะตรวจได้ครบ ตามที่มาตรฐานการตรวจสอบกำหนดไว้หรือเปล่า แต่ถ้าบังเอิ๊ญ คุณมีหลักฐานว่าตรวจครบ แม้ไม่ได้ใช้แบบฟอร์ม ก็ไม่สามารถบอกว่าคุณบกพร่องได้


ดังนั้นหลักปฏิบัติตามสากลนิยม ถึงต้องมีแบบฟอร์ม เพื่อความมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการบันทึก อยู่บนสมมติฐานที่ว่า คนสิบคน บันทึกเรื่องเดียวกัน ยังไงมันก็ต้องมีไม่เหมือนกันบ้างแหละน่า.. หรือคนคนเดียว บันทึกเรื่องเดียวกัน เวลาผ่านไป มันก็ต้องมีตกๆ หล่นๆ บ้างหล่ะ ดังนั้น ทำเป็นฟอร์มบังคับไว้ดีกว่า จะได้กำหนดไปเลย ต้องกรอกอะไรบ้าง ถ้ากรอกไม่ครบ มันก็จะเห็นชัดเลยว่ากรอกไม่ครบ..


ทีนี้ ถ้ามีแบบฟอร์ม.. ก็ต้องมาพัวพันเรื่องการควบคุมเอกสาร แล้วยังจะมาโยงใยว่า อันนี้ไม่ทำเป็นฟอร์มได้มั๊ย.. ลงสมุดเฉยๆ ได้มั๊ย


เวลาผมตรวจ ผมจะพิจารณาแบบนี้ครับ

เวลาเจอแบบฟอร์มที่ไม่ได้ควบคุม (เช่นไม่มีหมายเลข) ผมจะดูว่า แบบฟอร์มนั้นมันสำคัญ จำเป็นมากน้อยแค่ไหน ที่ต้องกำหนดบังคับให้กรอกอะไรบ้าง เช่น ถ้าเป็นแบบฟอร์มของ QC, Production หรืออื่นๆ ที่มีนัยสำคัญ บนหลักการที่ว่า ถ้าไม่ Control แล้ว หรือถ้าใช้ฟอร์มล้าสมัย จะมีผลกระทบกับระบบ เช่น แบบฟอร์มที่มีเกณฑ์ ต่างๆ อยู่ในนั้น แบบนี้จะให้ CAR

หรือเจอหลักฐานจะๆ ว่าใช้แบบฟอร์มล้าสมัย หรือบันทึกลงสมุดไม่ครบถ้วนตามรายการที่กำหนดไว้ ตรงนี้ให้ CAR ได้


แต่ถ้าแบบฟอร์มที่ไม่ค่อยสำคัญ เช่น ไม่มีผลกระทบกับระบบนัก ก็จะไม่ให้ CAR อันนี้มุมมองผมนะครับ

อ้อ.. บันทึกบางรายการ อาจไม่มีความจำเป็นต้องเป็นแบบฟอร์มก็ได้ครับ คือรูปแบบไม่ตายตัว เช่นบันทึกการประชุมเกี่ยวกับคุณภาพ, หรือสมุดบันทึกสถานการณ์ทั่วไป ประจำวันของ รปภ. (อันนี้บริษัท รปภ.เห็นชอบใช้กัน)


Auditor มุมมองอาจไม่เหมือนกัน case แบบนี้คุณต้อง defend ครับ โดยเฉพาะที่มันไม่ชัดเจน หรือเห็นจะๆ ว่า revision ไม่ตรงกัน เป็นต้น


แต่คนทำระบบ อย่าคิดมากเลยครับ ให้คิดว่า ถ้าออกมาเป็นฟอร์มแล้ว ควรต้องควบคุมครับ (พิจารณาความจำเป็นของฟอร์มด้วยนะครับ) สิ่งที่ต้องบันทึก ให้มันมาอยู่บนดิน ควบคุมง่าย ตรวจสอบได้ชัดเจน ถ้ามันหลุดๆ ไปบ้าง ก็ค่อย defend ตอน audit ครับ

[Aey]

ขอบคุณมาก ๆ ค่ะทุกท่านที่แนะนำ...

[มือใหม่]

ที่บริษัทนิดาฟอร์มก็เยอะคะ่ แต่เราก็มีการบ่งชี้ชัดเจนว่าเป็นของแผนกอะไร

ตัวเลยเลยดูไม่เยอะมากมายนัก แต่บันทึกที่ไม่ได้ขึ้นทะเบียนก็มีค่ะ

แต่ขอให้ชัดเจน อ่านออก เก็บในที่ที่่เหมาะสมก็พอแล้ว ไม่ใช่ว่าเวลา Audit แต่ละครั้ง

ต้องให้หมอดูอ่านให้ 555