8 replies to this topic

[Nuch]

ถามผู้เชี่ยวชาญค่ะ ไม่ทราบว่า เอกสารแบบฟอร์มที่จัดทำขึ้นมาเพื่อใช้งาน จำเป็นหรือไม่คะที่จะต้องอ้างอิงไว้ใน Procedure ทั้งหมด ช่วยตอบด้วยนะคะ

[panisa.k]

ถามว่าจำเป็นมั้ย? ก็จำเป็นค่ะถ้ามีProcedure ควบคุมกระบวนการนั้นๆ
ก็น่าจะบอกถึงชื่อแบบฟอร์มที่บันทึกกิจกรรมนั้นค่ะ

แต่บางกระบวนการที่อาจปฏิบัติได้โดยไม่มีProcedure ควบคุมก็มีการใช้
แบบฟอร์ม(บันทึกคุณภาพ)ได้เหมือนกัน
เช่น การฝึกอบรม อาจจะไม่มีProcedure แต่มี
แผนการฝึกอบรมบันทึกไว้เป็นหลักฐาน / มีJob เป็นคู่มือ / มีบันทึกและประวัติการฝึกอบรม
เป็นต้นค่ะ

[จอมโจรจอมใจ]

ถามผู้เชี่ยวชาญค่ะ ไม่ทราบว่า เอกสารแบบฟอร์มที่จัดทำขึ้นมาเพื่อใช้งาน จำเป็นหรือไม่คะที่จะต้องอ้างอิงไว้ใน Procedure ทั้งหมด ช่วยตอบด้วยนะคะ

ไม่ได้ตอบในฐานะผู้เชี่ยวชาญ แต่ตอบในฐานะของเพื่อนสมาชิกที่มีประสบการณ์เล็กน้อยในงานนี้ดีกว่านะครับ

ถ้าพูดถึงข้อกำหนด ไม่มีข้อกำหนดไหนบอกว่าต้องทำอย่างนั้น

บางกรณี มันก็น่าจะสะดวก และง่ายต่อผู้ปฏิบัติงาน หากแบบฟอร์ม จะถูกระบุอยู่ใน ระเบียบปฏิบัติฉบับนั้น

แต่บางกรณีมันก็อาจจะไม่สะดวก หาก ระเบียบปฏิบัติ ฉบับนั้น เกี่ยวข้องกับ แบบฟอร์มเยอะเยยะไปหมด (เช่น การดำเนินพิธีการศุลกากร) ทั้งแบบฟอร์มของ ทางราชการ และ แบบฟอร์มของลูกค้า ซึ่งมักจะ บังคับกลายๆ ให้บริษัทต้องใช้ แบบฟอร์มที่ลูกค้าคิดค้นขึ้นมา ทั้งหมดนั้น มีเป็น 100 แบบฟอร์ม แค่มีการยกเลิกแบบฟอร์มเดียว ถึงกับต้องไปแก้ไขระเบียบปฏิบัติ มันไม่เวิร์คเลยใช่มั้ยครับ

อย่างหลังนี้ บางบริษัท ใช้วิธี ระบุแบบฟอร์มบางส่วน (ที่เป็นกลางๆ ใช้ร่วมกันทุกๆ แผนก) ไว้ใน procedure ส่วนแบบฟอร์มที่เหลือก็ มี Remark เอาไว้ประมาณนี้ 'แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง และไม่ได้ระบุไว้ในระเบียบปฏิบัติฉบับนี้ ให้ผู้จัดการ จัดให้มีผู้ที่รับผิดชอบในการ ควบคุมเอกสาร เช่น การรับ การจัดทำ การทบทวน การนำแบบฟอร์มไปขึ้นทะเบียนแบบฟอร์ม การเผยแพร่ในระบบเน็ตเวิร์คของแต่ละแผนก รวมทั้ง การแจกจ่าย และการเรียกคืนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ฯลฯ

[Tuk]

ใช้คำว่าควรจะครบถ้วนน่าจะดีกว่า แต่ถ้าใน Procedure มีการกำหนดหัวข้อของเอกสารแนบเอาไว้ด้วย
ก็คงจะต้องพิจารณาอีกทีหนึ่ง

[tik815]

จำเป็นหรือไม่ต้องขึ้นอยู่กับผู้ทำงานค่ะ เพราะข้อกำหนดไม่ได้บังคับ

ส่วนตัวคิดว่าใส่ไว้น่าจะดีกว่า เพราะคนคนเขียนเอกสารมักไม่ได้เป็นผู้ปฏิบัติงาน
และผู้ปฏิบัติงานมักไม่ได้เป็นคนเขียนเอกสาร ดังนั้นน่าจะมีให้ครบเลยค่ะ

แต่อย่างที่คุณจอมโจรจอมใจบอกก็ดีสำหรับเอกสารเยอะๆ แต่ถ้าไม่เยอะมากนัก
ก็ใส่ไว้เถอะค่ะผู้ปฏิบัติงานจะได้สะดวกขึ้น

[ทิ.]

- จำเป็นที่สุดๆๆ เนื่องจากใช้อ้างอิง เวลาบันทึกข้อมูลต่างๆ
จะได้รู้ว่า บันทึกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม(เอกสาร) อะไร???
(สะดวก&ง่ายต่อการปฏิบัติ ....ครับ!)

[ทิ.]

- ในการจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงาน (QP) นั้นมีหลักการที่สำคัญ ดังนี้
1. นำเสนอข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน (5W,1H)
What อะไร
Where ที่ไหน (บันทึกข้อมูล ลงที่ไหน?)
When เมื่อไหร่
Why ทำไม
Who ใคร
How อย่างไร

2. รูปแบบควรชัดเจน
3. แสดงให้เห็นว่าได้ผ่านการจัดทำอย่างประณีต เหมาะสมกับองค์กร

- เพิ่มเติมเล็กน้อย...ครับ!!!

[ทิ.]

[ปุ๊]

เห็นด้วยกับคุณทิม๊าก ๆ ค่ะ เพราะองค์กรก็ทำแบบนั้นอยู่ค่ะ