วิธีเก็บเอกสาร

มีเรื่องมารบกวนอีกแล้วล่ะ

ใครมีวิธีอะไรแนะนำ เกี่ยวกับ วิธีการจัดเก็บเอกสารที่เยอะมากกกกกกกกกกกกกกกก ถึงมากที่สุด และต่างเรื่องราวกัน เก็บอย่างมีประสิทธิภาพคือหาง่ายน่ะ เก็บทั้งแบบเป็น paper และ soft file เลย เนื่องจากว่าเอกสารที่มีอยู่ในมือน่ะ เยอะจริงๆ หลายหมวดหมู่ แต่ละหมู่ก็แยกย่อยอีกเยอะแยะ
คือที่ทำอยู่ปัจจุบันก็แยกเป็น folder ใหญ่ๆ แล้วก็ folder ย่อยไปอีก แต่ละ folder มีfile อีกมากมาย .. แต่พอทำงานอยู่นานวันๆ น่าจะเป็น 100 folder แล้วล่ะ งานที่ทำค่อนข้างหลากหลาย คือทำในส่วนเลขาฯ, control documents ISO และก็ทำ import ส่วนของสั่งของนำเข้าด้วยน่ะ ทุกวันนี้หาเอกสารค่อนข้างใช้เวลา ถ้าอะไรที่ทำทุกวันก็จะหาง่าย แต่บางอย่างบางประเภท ทำรายเดือน รายปี ราย 3 ปี หรือแล้วแต่เจ้านายจะต้องการ บางทีทำจนน๊าน นาน วันดีคืนดีเจ้านายเรียกหา ก็ปรากฏว่าจำได้ว่ามีเก็บไว้ แต่ตั้งชื่อ file ว่าไรหว่า ก็ใช้เวลานิดนึง

เล่ามาซะยาว ยังไงก็ขอบคุณล่วงหน้าละกันนะคะ

เริ่มจากการทำลายของเดิมทิ้งก่อนดีไหม
จากนั้นก็มาดูกันว่ามีตัวไหนบ้างที่เก็บนานเกินไป เกินความจำเป็น จะได้มากำหนดอายุการจัดเก็บให้สั้นลง
Step สุดท้าย มาดูกันหน่อยสิ ตัวไหนที่เราทำหรือเก็บโดยที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ ทำลายทิ้งได้ไหม ยกเลิกได้ไหม จะได้มีแต่ตัวที่จำเป็นและมีประโยชน์จริงๆครับ

ทั้งนี้ อาจประยุกต์ใช้หลักการ 3 ส ในการจัดการกับเอกสารไปพร้อมๆกันด้วยก็ได้น่ะครับ

ขอบคุณค่ะ อาจารย์นุกูล จะลองทำดูค่ะ

จร้า ขอให้มีชัยในเป้าหมายครับ
ไม่ลงมือวันนี้ ก็รันแต่จะเยอะขึ้นวันหน้า คงหนักกว่าลงมือตั้งแต่วันนี้น่าดู สู้ๆครับ