ตอนนี่ที่บริษัทควบคุมเอกสารในระบบอิเลกทรอนิกส์ ทุกคนที่เกี่ยวข้อง
สามารถเข้าไปดูได้โดยผ่านระบบ Intranet
ตอนนี้ที่มีปัญหาก็คือ เมื่อผู้ที่เกี่ยวข้องขอแก้เอกสารก็จะขอเอกสาร(soft copy) จาก DC เพื่อนำไปแก้ไขแล้วก็จะส่งfile soft copy มาให้ DC เพื่อจัดทำเอกสารบังคับใช้ต่อไป ทาง DC จะจัดการควบคุมกับเอกสาร soft copy ที่ทางผู้ร้องขอขอไปอย่างไร
ช่วยตอบด้วยน่ะค่ะ
ขอบคุณค่ะ
ท่านที่สมัครสมาชิกเข้ามาใหม่ กรุณารอให้ Admin ได้ทำการ Validate การเป็นสมาชิก ภายใน 24 ชม.ของวันทำการ ซึ่งระหว่างที่รอ Validation ท่านอาจจะยังไม่สามารถดาวน์โหลดข้อมูลต่างๆ ได้ หากไม่ได้รับความสะดวก กรุณาอีเมลแจ้ง isothainetwork@hotmail.com
วิธีการขอแก้เอกสารในระบบการควบคุมเอกสาร(soft copy)ในระบบอิเลกทรอนิกส์
Started by
kapo
, Sep 08 2008 11:20 AM
-
This topic is locked
4 replies to this topic
#2
Ctrls
Ctrls
-
- Guests
Posted 08 September 2008 - 12:19 PM
เรื่องนี้แล้วแต่ละองค์กรจะจัดทำนะครับ เรื่องการรับมา แจกจ่าย ทำลาย การแก้ไขเอกสารเอางี้แล้วกันครับ ง่ายดี
คือ ในการแก้ไขเอกสารให้แผนก-ส่วน-ฝ่าย แก้ไขเอกสาร แล้วเขียนใบ DAR ให้ DC เป็นต้นฉบับ 1 ฉบับ และฉบับนี้ถือว่าเป็น Original Approve ไม่งั้นคุณลองหาวิธีการเพื่อที่จะตอบคำถามว่าเอกสารนั้นถูกอนุมัติอย่างเหมาะสมอย่าง
ไร การอนุมัติอย่างเหมาะสม ควรจะผ่านการพิจารณาจาก Manager แผนกเป็นพื้นฐานนะครับ ไม่ใช่ระดับ หัวหน้างานก็จะมา approve เอกสารได้ มันดูไม่ reasonable
แล้วเอกสารต้นฉบับก็นำไปเก็บที่ DC เพื่อเป็นการยืนยันว่าเอกสารต้นฉบับนั้นถูกอนุมัติจากบุคคลต่างๆตามที่ระบุไว้ (จริงๆแล้วการอนุมัติควรระบุไว้ใน Procedure เรื่องการควบคุมเอกสารและบันทึก) ซึ่งโดยทั่วไปจะระบุว่าใครเป็นผู้มีอำนาจในการเซ็นอนุมัติอยู่แล้ว
การสื่อสารหรือแจกจ่าย ก็สามารถทำในรูปแบบ soft file หรือ intranet ไ ด้ โดยการขอ soft file ไม่ต้องปรากฎลายเซ็นต์ เดี๋ยวจะพากันปริ๊นท์เอ๊าท์และปรากฎเกลื่อน และจะเจอปัญหาตอนที่มี revise ใหม่ๆ แล้วหน้างานหรือที่แผนกต่างๆยังมีฉบับเก่าใช้อยู่
นั่นหมายความว่าเอา soft file แต่ไม่ต้องปรากฎลายเซ็นและเป็นที่รู้กันว่าฉบับที่อยู่ใน intranet เป็นตัว update สุด
อีกอย่างเมื่อมีการแก้ไขเปลี่นแปลง DC ก็ควรเป็นผู้แจ้งให้ทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงแก้ไข สามารถเข้าไปดูที่ไหนได้ เป็นต้น
คือ ในการแก้ไขเอกสารให้แผนก-ส่วน-ฝ่าย แก้ไขเอกสาร แล้วเขียนใบ DAR ให้ DC เป็นต้นฉบับ 1 ฉบับ และฉบับนี้ถือว่าเป็น Original Approve ไม่งั้นคุณลองหาวิธีการเพื่อที่จะตอบคำถามว่าเอกสารนั้นถูกอนุมัติอย่างเหมาะสมอย่าง
ไร การอนุมัติอย่างเหมาะสม ควรจะผ่านการพิจารณาจาก Manager แผนกเป็นพื้นฐานนะครับ ไม่ใช่ระดับ หัวหน้างานก็จะมา approve เอกสารได้ มันดูไม่ reasonable
แล้วเอกสารต้นฉบับก็นำไปเก็บที่ DC เพื่อเป็นการยืนยันว่าเอกสารต้นฉบับนั้นถูกอนุมัติจากบุคคลต่างๆตามที่ระบุไว้ (จริงๆแล้วการอนุมัติควรระบุไว้ใน Procedure เรื่องการควบคุมเอกสารและบันทึก) ซึ่งโดยทั่วไปจะระบุว่าใครเป็นผู้มีอำนาจในการเซ็นอนุมัติอยู่แล้ว
การสื่อสารหรือแจกจ่าย ก็สามารถทำในรูปแบบ soft file หรือ intranet ไ ด้ โดยการขอ soft file ไม่ต้องปรากฎลายเซ็นต์ เดี๋ยวจะพากันปริ๊นท์เอ๊าท์และปรากฎเกลื่อน และจะเจอปัญหาตอนที่มี revise ใหม่ๆ แล้วหน้างานหรือที่แผนกต่างๆยังมีฉบับเก่าใช้อยู่
นั่นหมายความว่าเอา soft file แต่ไม่ต้องปรากฎลายเซ็นและเป็นที่รู้กันว่าฉบับที่อยู่ใน intranet เป็นตัว update สุด
อีกอย่างเมื่อมีการแก้ไขเปลี่นแปลง DC ก็ควรเป็นผู้แจ้งให้ทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงแก้ไข สามารถเข้าไปดูที่ไหนได้ เป็นต้น
#4
9159
-
- Members
-
- 35 posts
Super Member
Posted 31 May 2009 - 10:29 PM
เข้ามาหาความรู้ครับ เพราะที่บริษัทกำลังจะทำการควบคุมเอกสารด้วยระบบอิเลกทรอนิกส์
(เป็นสมาชิกใหม่ ผิดพลาดอย่างไร อภัยด้วยครับ)
(เป็นสมาชิกใหม่ ผิดพลาดอย่างไร อภัยด้วยครับ)
#5
DC ตัวน้อย
-
- Power Members
-
- 85 posts
Premium Member
- Gender:Female
Posted 01 June 2009 - 09:45 AM
QUOTE(kapo @ Sep 8 2008, 11:20 AM) <{POST_SNAPBACK}>
ตอนนี่ที่บริษัทควบคุมเอกสารในระบบอิเลกทรอนิกส์ ทุกคนที่เกี่ยวข้อง
สามารถเข้าไปดูได้โดยผ่านระบบ Intranet
ตอนนี้ที่มีปัญหาก็คือ เมื่อผู้ที่เกี่ยวข้องขอแก้เอกสารก็จะขอเอกสาร(soft copy) จาก DC เพื่อนำไปแก้ไขแล้วก็จะส่งfile soft copy มาให้ DC เพื่อจัดทำเอกสารบังคับใช้ต่อไป ทาง DC จะจัดการควบคุมกับเอกสาร soft copy ที่ทางผู้ร้องขอขอไปอย่างไร
ช่วยตอบด้วยน่ะค่ะ
ขอบคุณค่ะ
สามารถเข้าไปดูได้โดยผ่านระบบ Intranet
ตอนนี้ที่มีปัญหาก็คือ เมื่อผู้ที่เกี่ยวข้องขอแก้เอกสารก็จะขอเอกสาร(soft copy) จาก DC เพื่อนำไปแก้ไขแล้วก็จะส่งfile soft copy มาให้ DC เพื่อจัดทำเอกสารบังคับใช้ต่อไป ทาง DC จะจัดการควบคุมกับเอกสาร soft copy ที่ทางผู้ร้องขอขอไปอย่างไร
ช่วยตอบด้วยน่ะค่ะ
ขอบคุณค่ะ
ที่บริษัทก็ทำการควบคุมเอกสารในระบบอิเลกทรอนิคส์เหมือนกันค่ะหลักการคล้ายความคิดเห
็นของคุณ CTRLS แต่ที่บริษัทจะดีอย่างคือแผนก/ฝ่าย ต้นสังกัดเขาจะมี soft file เก็บไว้อยู่แล้วแต่ตัวที่ update ล่าสุดต้องอยู่ที่ ดีซีนะค่ะและเมื่อมีการแก้ไขเอกสารทางแผนกต้นสังกัดต้องจัดทำเอกสารให้เรียบร้อยและม
ีการอนุมัติจากต้นสังกัดแนบมากับใบ DAR ซึ่ง DC จะตรวจสอบ Soft file เทียบกับเอกสารที่อนุมัติโดยหลักการต่าง ๆเราขอดำเนินการเรื่องเอกสารเราจะระบุไว้ในเอกสารเรื่องการควบคุมเอกสารอยู่แล้วค่ะ
คิดว่าคงไม่งงนะคะ
1 user(s) are reading this topic
0 members, 1 guests, 0 anonymous users
