6 replies to this topic

[okpgvd]

อยากทราบว่า ผู้ควบคุมเอกสาร มีอำนาจหน้าที่แค่ไหน

คือผมเพิ่งเคยทำงานตรงนี้ แล้วพอดีช่วงนี้มีการตรวจเอกสารทั้งระบบ ก็เจอปัญหาสารพัด
-สองปีก่อนมีการเปลี่ยนระบบหมายเลขเอกสารใหม่ แต่เอกสารมีเยอะมากจึงใช้วิธีขีดฆ่า แล้วเปลี่ยนเลข เอกสารบางตัวเก่ามาก สิบปีก่อนก็มี

-มีการเปลี่ยนวิธีเขียนเวอร์ชั่นเอกสารใหม่ คือเดิมจะเขียนเวอร์ชั่นแยกหน้ากัน แต่ตอนนี้ถ้ามีการแก้ไขปรับปรุงก็จะเปลี่ยนทั้งฉบับ แต่ก็ยังมีเอกสารเก่าๆ ที่เวอร์ชั่นยังแยกหน้ากัน

-มีการรวมแผนก แยกแผนก เปลี่ยนชื่อ แต่บันทึกยังเป็นแผนกเก่า (มีการเขียนชื่อแผนกที่รับสำเนา ลงในคู่มือปฏิบัติงานด้วย)

แล้วทีนี้ก็ถามพนักงานคนเก่าว่า ทำไมถึงยังไม่แก้ไขให้ทุกอย่างมันตรงกับระบบใหม่ เค้าก็บอกว่า ก็หัวหน้าแผนกไม่ยื่นแก้ไขเอง เป็นเรื่องแผนกของเค้า เราไม่มีสิทธิ์ยุ่ง

คืออยากทราบว่า ผู้ควบคุมเอกสาร มีสิทธิ์ที่ปรับปรุงรูปแบบ เลขเวอร์ชั่น เลขหน้า ระบบหมายเลข ต่างๆได้รึเปล่า โดยที่ไม่ได้แก้ไขเนื้อหาภายใน

อีกอย่าง บ.เรา ไม่มีเอกสาร กำหนดหน้าที่ อำนาจ ของผู้ควบคุมเอกสารไว้ด้วยสิว่า สามารถทำอะไรมั้ง คนเก่าทำยังไงก็ทำต่อๆกันมา
จึงอยากทราบว่า บ.ของทุกท่าน ผู้ควบคุมเอกสาร มีอำนาจหน้าที่แค่ไหน

[iso_man]

จากที่กล่าวมาผมว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่ว่าผู้ควบคุมเอกสารมีอำนาจแค่ไหน แต่มองไปที่ system doc control น่าจะเขียนไว้ไม่ชัดเจนและไม่มีการ update ให้ทันสมัยตามข้อกำหนดที่บอกในข้อ 4.2.3 ดังนั้นการแก้ไขคงต้องไปดูที่Procedure DC มีการระบุรายละเอียดครอบคลุมหรือไม่ ชัดเจนหรือเป่า ถ้ามีอย่างใดอย่างหนึ่งไม่ complete ก็ดำเนินการแก้ไข จากนั้นเมื่อมีหลักการที่ดีแล้วจึงไปดำเนินการแก้ไขเอกสารในองค์กรให้เป็นรูปแบบเดีย
วกัน โดย DC อาจจะเปิดประเด็นนี้เองกับ QMR เพื่อให้ทราบถึงปัญหาและเป็นผู้ผลักดันให้เกิดการปรับปรุง จากนั้นใครจะเขียนใบคำร้องก็มาว่ากำหนดกันต่อตามที่ประชุมว่าไป โชคดีครับ

อยากทราบว่า ผู้ควบคุมเอกสาร มีอำนาจหน้าที่แค่ไหน

คือผมเพิ่งเคยทำงานตรงนี้ แล้วพอดีช่วงนี้มีการตรวจเอกสารทั้งระบบ ก็เจอปัญหาสารพัด
-สองปีก่อนมีการเปลี่ยนระบบหมายเลขเอกสารใหม่ แต่เอกสารมีเยอะมากจึงใช้วิธีขีดฆ่า แล้วเปลี่ยนเลข เอกสารบางตัวเก่ามาก สิบปีก่อนก็มี

-มีการเปลี่ยนวิธีเขียนเวอร์ชั่นเอกสารใหม่ คือเดิมจะเขียนเวอร์ชั่นแยกหน้ากัน แต่ตอนนี้ถ้ามีการแก้ไขปรับปรุงก็จะเปลี่ยนทั้งฉบับ แต่ก็ยังมีเอกสารเก่าๆ ที่เวอร์ชั่นยังแยกหน้ากัน

-มีการรวมแผนก แยกแผนก เปลี่ยนชื่อ แต่บันทึกยังเป็นแผนกเก่า (มีการเขียนชื่อแผนกที่รับสำเนา ลงในคู่มือปฏิบัติงานด้วย)

แล้วทีนี้ก็ถามพนักงานคนเก่าว่า ทำไมถึงยังไม่แก้ไขให้ทุกอย่างมันตรงกับระบบใหม่ เค้าก็บอกว่า ก็หัวหน้าแผนกไม่ยื่นแก้ไขเอง เป็นเรื่องแผนกของเค้า เราไม่มีสิทธิ์ยุ่ง

คืออยากทราบว่า ผู้ควบคุมเอกสาร มีสิทธิ์ที่ปรับปรุงรูปแบบ เลขเวอร์ชั่น เลขหน้า ระบบหมายเลข ต่างๆได้รึเปล่า โดยที่ไม่ได้แก้ไขเนื้อหาภายใน

อีกอย่าง บ.เรา ไม่มีเอกสาร กำหนดหน้าที่ อำนาจ ของผู้ควบคุมเอกสารไว้ด้วยสิว่า สามารถทำอะไรมั้ง คนเก่าทำยังไงก็ทำต่อๆกันมา
จึงอยากทราบว่า บ.ของทุกท่าน ผู้ควบคุมเอกสาร มีอำนาจหน้าที่แค่ไหน

[จอมยุทธ์]

ไม่เกี่ยวกับอำนาจหน้าที่หรอกครับ เกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติที่ระบุไว้ และการอัพเดทเอกสารตามข้อกำหนด 4.2.3
ของผมที่ทำไว้คือเมื่อมีการปรับปรุงเอกสารใดๆ ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ฝ่ายเจ้าของเอกสารต้อง Review และแก้ไขเอกสารที่เกี่ยวข้องให้เสร็จสิ้นภายใน 30 วัน
หากไม่ดำเนินการก็ให้ QMR หรือ DC ออก CAR ให้ไป ครับ

ลองปรับจากกระบวนการคู่มือของ DC ก่อนเลยครับ เพื่อไปบังคับใช้กับส่วนอื่นๆ

[berseak1]

ลองปรึกษา QMR ดูสิ

ปัญหาแบบนี้ หลายๆที่ ก็เป็นครับ การแก้ไขก็แล้วแต่องค์กรนะ

ขอให้โชคดีครับ

[teeo]

เป็นหน้าที่โดยตรง ในการดูแลระบบเอกสาร (ให้ปรึกษากับ QMR ถึงหน้าที่ของ DCC)
เพราะฉะนั้นสามารถทำได้ แต่ของบางอย่าง ต้องค่อยเป็นค่อยไป คุยกันก่อนให้รู้เรื่อง
บางทีไม่ต้องปรับใหม่ทั้งหมด ก็ได้ แต่ต้องควบคุมได้

สู้ สู้นะครับ (กับงานนะ ไม่ใช่กับคนอื่น)

[นุกูล]

วิธีแก้ง่ายมากมายครับ
เชิญผู้ที่เกี่ยวข้องมาประชุม บอกเขาไปว่าเราทุกคนจำเป็นต้องปรับเอกสารให้สอดคล้องกับข้อกำหนด ISO และ Procedure ของบริษัท
แต่เราเห็นว่าแต่ละท่านช่วงนี้งานยุ่งกันมาก เราเลยจะช่วยปรับเอกสารให้ เช่น ปรับ Revision ปรับชื่อแผนก ชื่อหน่วยงาน ปรับอันที่เชยๆทั้งหมดให้มัน Update ทุกท่านว่ายังไงบ้าง
เดี๋ยวทำเสร็จเราจะให้แต่ละท่านตรวจทานก่อนอนุมัติใช้ OK บ่

เชื่อเหอะ เดี๋ยวพวกเขาก็ยกอำนาจในการแก้ไขเอกสารให้คุณเองแหละ

[pleton]

เราต้องเสนอและทำเองค่ะ ต้องอย่าลืมนะค่ะ
ว่างานหลักของเราคือ ISO แต่งานหลักของคนอื่นๆ ไม่ใช่ ISO
ดังนั้นเขาจึงไม่ค่อยสนใจหรอค่ะ

มีอะไรให้ช่วยก็บอกได้นะค่ะ