8 replies to this topic

[NUM19]

ตามระบบที่ procedure การควบคุมเอกสาร ต้องกำหนด

การอนุมัติเอกสาร
ต้องจำเป็นไหมค่ะ ว่าต้องระบุตำแหน่งผู้มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารแต่ละประเภท

จะใช้คำว่า " ต้นสังกัด " เป็นผู้ตรวจสอบ / อนุมัติ โดยไม่ชี้เฉพาะเจาะจง
ว่าต้องเป็นตำแหน่งใดในต้นสังกัด แต่ทางต้นสังกัดต้องสามารถพิจารณาได้ว่า
บุคคลตำแหน่งใด มีอำนาจในการตรวจสอบ / อนุมัติ

กำลังเขียน Procedure เรื่อง การควบคุมเอกสาร อยู่ค่ะ

บริษัท เพิ่งเริ่มทำระบบ ISO

รบกวนชี้แนะด้วยค่ะ

[iso_man]

ตามระบบไม่ได้ผิดอะไรนะครับ แต่แนะนำว่าให้ใส่ตำแหน่งไปให้ชัดเจนจะดีกว่านะครับ เพราะถ้าคุณไม่ใส่ไปเวลาส่งเอกสารไปให้เซ้นจะเกิดการเกี่ยงงอนกันได้ ไม่ได้ยากมากผมเสนอให้ใส่ไปนะครับ ป้องกันปัญหาในอนาคต ซึ่งเราน่าจะพอคาดเดาได้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นบ้าง

[NUM19]

ขอบคุณมากกกกกกกกกกกกกค่ะ

[นุกูล]

ให้แต่ละหน่วยงานพิจารณาอนุมัติเอกสารเอง โดยให้เขาอ้างอิงจากสายการบังคับบัญชาตาม Organization ก็ได้ครับ
หรือ
ระบุไปเลยก็ได้ ว่า ตำแหน่งไหนอนุมัติเอกสารระดับไหนได้บ้าง เดี๋ยวอาจจะเจอปัญหาว่า Leader อนุมัติ manual, procedure ได้น่ะ เรายอมไหมล่ะ

[ISO_CAT]

ระบุไปจะดีกว่า ค่ะ จะได้ชัดเจนและเป็นที่เข้าใจ ใครเข้ามาอ่านก็จะรู้ไปเลยว่าตำแหน่งไหนมีอำนาจในการอนุมัติ

หากระบุเพียงแค่หน่วยงานต้นสังกัด และให้หน่วยงานพิจารณาเอง คิดว่ามันจะทำให้มีปัญหาภายหลังตามมานะคะ

และชัดเจนเวลา CB เข้ามาตรวจด้วย

[Amptel]

เห็นด้วยกับความคิดเห็นเบื้องต้นค่ะ ให้ใส่ตำแหน่งผู้ที่มีอำนาจอนุมัติ เพื่อป้องกันการสับสนและเป็นที่เข้าใจตรงกันค่ะ เพราะถ้ากำหนดว่าต้นสังกัดพิจารณาอนุมัติ มันจะก่อให้เกิดความคิดเห็นของแต่ละหน่วยไม่ตรงกัน (ใครเซ็นก็ได้) มันจะสับสนเวลา CB ตรวจ

[Satookibi]

ทุกความคิดเห็นลงมติเหมือนกัน คือ ระบุไว้ เช่นกันค่ะ ยิ่งมีหลายหน่วยงาน หลายตำแหน่งด้วยละก็ระบุลงไปเลย
ทำเป็นตารางก็ได้ จะได้ดูง่ายด้วย
แบ่งประเภทของเอกสาร, ตำแหน่งของผู้ร้องขอจัดทำ/แก้ไข/ทบทวน , ตำแหน่งของผู้ตรวจสอบ/ทบทวน, ตำแหน่งของผู้มีอำนาจอนุมัติ
โชดีนะคะ

[จอมโจรจอมใจ]

ตามระบบที่ procedure การควบคุมเอกสาร ต้องกำหนด

การอนุมัติเอกสาร
ต้องจำเป็นไหมค่ะ ว่าต้องระบุตำแหน่งผู้มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารแต่ละประเภท

จะใช้คำว่า " ต้นสังกัด " เป็นผู้ตรวจสอบ / อนุมัติ โดยไม่ชี้เฉพาะเจาะจง
ว่าต้องเป็นตำแหน่งใดในต้นสังกัด แต่ทางต้นสังกัดต้องสามารถพิจารณาได้ว่า
บุคคลตำแหน่งใด มีอำนาจในการตรวจสอบ / อนุมัติ

กำลังเขียน Procedure เรื่อง การควบคุมเอกสาร อยู่ค่ะ

บริษัท เพิ่งเริ่มทำระบบ ISO

รบกวนชี้แนะด้วยค่ะ

ด้วยแต่ละองค์กร มีความซับซ้อน ไม่เหมือนกัน วิธีการจึงอาจแตกต่างกันไปได้ จะระบุชัดเจนลงไปให้ถึงกึ๋นเลยก็ได้ ว่าใครจะเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติเอกสาร ในแต่ละชนิด

แต่บางบริษัทฯ เนี่ยมีเป็น 10 สาขา จึงเป็นอะไรที่มีเงื่อนไขที่ซับซ้อน ซ่อนเงื่อนเหลือคณา
การระบุว่า ผู้มีอำนาจอนุมัติ เอกสาร ขนิดที่เฉพาะเจาะจงลงไป ในบางสถานการณ์ไม่เหมาะ หรือถึงขั้นที่ทำไม่ได้

เช่น SOP ฉบับหนึ่ง scope ของการบังคับใช้ 10 สาขา SOP ฉบับนี้ จะว่าไปแล้ว แม้แต่ Director ก็ไม่เหมาะที่จะเป็นผู้อนุมัติ
เพราะ ไม่มีอำนาจสั่งการ ในครึ่งหนึ่งของจำนวนสาขาทั้งหมด

ถ้า Director ไม่เหมาะ QMR แม้จะได้รับการแต่งตั้งจาก ประธาน ก็ไม่เหมาะ เพราะในทางปฏิบัติ QMR (หลายๆ คน) ไม่ใช่ ผู้มีอำนาจสั่งการที่แท้จริง
(โดยหลักการแล้วน่าจะอนุมัติได้ เพราะได้รับมอบอำนาจมาแล้ว แต่เมื่ออนุมัติไปก็ขาดสภาพบังคับ ก็ควรให้ เจ้าของอำนาจที่แท้จริง อนุมัติก็จะสร้างมนต์ขลังได้มากกว่ากันเยอะ)

ผู้ที่มีอำนาจอนุมัติ SOP ฉบับนี้ (ที่บริษัทจอมโจร) ก็คือผู้ที่มีอำนาจบังคับบัญชาสูงสุดของ 10 สาขา

จอมโจรฯ ก็เขียนเหมือนที่ น้านุกูลว่า เอาไว้นั่นล่ะว่า "ผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติเอกสาร ให้เป็นไปตาม อำนาจหน้าที่ ตามที่กำหนดไว้ในโครงสร้างขององค์กร'

[webmaster]

จริงๆ แล้ว ประเภทของเอกสารแต่ละประเภท มันจะมีขอบข่ายครอบคลุมไม่เท่ากันอยู่แล้วครับ เช่น Manual จะเป็นภาพรวมกว้างๆ เป็นเอกสารระดับบน Procedure จะเป็นเอกสารที่อธิบายระบบ หรือกระบวนการ ส่วน WI จะเป็นเอกสารที่อธิบายขั้นตอนการทำงาน แบบเฉพาะเจาะจงเป็นงานๆ ไป

ทีนี้ ถ้าไม่กำหนดอำนาจในการอนุมัติเอกสารแต่ละระดับไว้เลย ในทางบริหารคงเป็นเรื่องที่ไม่เหมาะสมโดยสิ้นเชิง ตัวอย่างก็ดังเช่นทุกท่านข้างบนที่ได้กล่าวไปแล้ว

ด้วยเหตุและผลแล้ว ผู้ที่อนุมัติได้ ต้องเป็นผู้ที่มีอำนาจเต็มที่ ในขอบข่ายที่เอกสารนั้นต้องบังคับใช้ บางกรณี หัวหน้าส่วนงาน (องค์กรใหญ่บิ๊กเบิ้ม) อาจอนุมัติ Procedure หรือ Manual ก็อาจเป็นได้ ถ้าอำนาจเขาบิ๊กพอครอบคลุมระบบที่บังคับใช้นั้น อย่างที่คุณจอมโจรว่าไว้ อันนั้นชัดเจนที่สุด

แต่ละองค์กรต้องกำหนดอำนาจเองของใครของมัน ซับซ้อนเพียงใด ก็ไม่ยากเกินที่จะกำหนดครับ

เปรียบเทียบกับโครงสร้างกฎหมายก็ได้ครับ โคตะระซับซ้อน แต่เขาก็ยังกำหนดได้

Manual เปรียบเป็นรัฐธรรมนูญ ต้องอนุมัติโดย..........
Procedure เปรียบเป็น พรบ. หรือกฎกระทรวง ประกาศกระทรวงอะไรก็ว่าไป ต้องอนุมัติโดย.......................
WI อาจเปรียบเป็นประกาศ หรือข้อบังคับระดับกรม กอง อะไรก็ว่าไป ต้องอนุมัติโดย...............................

ซึ่งตรงนี้ต้องมีการกำหนดอำนาจไว้อย่างชัดเจน ระดับองค์กรก็เช่นเดียวกันกันครับ