9 replies to this topic

[DOC]

ขอความกระจ่างค่ะ
อะไรบ้างที่เรียกว่าบันทึกคุณภาพ
และบันทึกที่ต้องควบคุม จะต้องมีวิธีการควบคุมอย่างไรคะ

ขอบคุณค่ะ

[นุกูล]

ลองอ่านข้อกำหนดดูน่ะ เปิดดูจาก 5.6.1 ก็ได้ จะเห็นว่าประโยคสุดท้าย มันจะมีถ้อยคำว่าเราต้องจัดเก็บบันทึกจากการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร สังเกตุตัวเลข 4.2.4
แบบนี้มันแปลว่า การทบทวนโดยฝ่ายบริหารของเรา ห้ามทำแบบทดไว้ในใจเหมือนเลขคณิตน่ะ ต้องเขียนต้องพิมพ์มันออกมาน่ะ (ไอ้นี่แหละที่เราเรียกว่าบันทึก กระดาษก็ได้ ไฟล์คอมพิวเตอร์ก็ดี)
ข้ออื่นๆที่บังคับว่าต้องมีบันทึก เขาก็จะเขียนไว้แบบนี้เหมือนกัน สังเกตุตัวเลข 4.2.4 ลองเปิดหาดูครับ
แล้วช่วยมาบอกหน่อย ว่ามันต้องมีบันทึกอย่างน้อยกี่เรื่อง กี่บันทึก อ้าว สู้ๆ

Attached Images

• 

[Chatchy]

กำหนดวาระการประชุม
ในการประชุม Management Review QMR จะต้องกำหนดให้มีหัวข้อวาระการประชุมดังต่อไปนี้
1ข้อมูลป้อนกลับจากลูกค้า
2ผลการตรวจติดตามคุณภาพ
3ผลการดำเนินการของกระบวนการ และความเป็นไปตามข้อกำหนดของการให้บริการ
4สถานะของการปฏิบัติการแก้ไข และป้องกัน
5ติดตามผลการทบทวนครั้งก่อน
6การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่อาจจะมีผลกระทบต่อระบบบริหารคุณภาพ
7ข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุง
8เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี)

ตามนี้ใช่มั้ยครับ อ.นุกูล

[DOC]

ขอบคุณค่ะ
แล้วถ้าหากว่า เราจะทำการควบคุม โดยกำหนดระยะเวลาการทำลาย เช่น Management Review Report กำหนดจัดเก็บ 3 ปี
หรือ ข้อมูลในการออกแบบผลิตภัณฑ์ จัดเก็บ 3 ปี
บันทึกการประเมินผู้ขาย ของปี 2550 จัดเก็บไว้ 3 ปี (กรณีที่บันทึกนี้จัดเก็บที่แผนกอื่น)
เราจะกำหนดขั้นตอนในการทำลายอย่างไรคะ เพื่อให้แผนกต่าง ๆ ทำตามขั้นตอนที่เรากำหนดไว้

ยกตัวอย่าง ของที่บริษัทฯ
DCC จัดทำแบบฟอร์มบันทึกคุณภาพที่ต้องควบคุม เพื่อให้แผนกต่าง ๆ ระบุว่า มีเอกสารใดบ้าง หรือบันทึกใดบ้าง ที่ต้องจัดเก็บ
โดยแต่ละแผนก จะทำรายการออกมาว่า เช่น จัดซื้อ จัดเก็บ PR 3 ปี , PO 3 ปี,
แล้วทีนี้ วิธีการจัดเก็บของแผนกต่าง ๆ DCC รู้แค่เพียงว่า สามารถค้นหาได้ง่าย อ่านออก แต่กำหนดเวลาในการจัดเก็บ พอถึงเวลาจริง ๆ
แผนกจัดซื้อไม่มาขอทำลายบันทึก โดยอ้างว่า ยังมีพื้นที่ในการจัดเก็บ หรือด้วยเหตุอันใดก็แล้วแต่ อย่างนี้เมื่อครบกำหนดแล้วไม่ทำลาย จะถือว่าผิดหรือไม่คะ

[webmaster]

วัตถุประสงค์ของการให้กำหนดระยะเวลาจัดเก็บ คือเพื่อเป็นหลักประกันว่า ภายในระยะเวลาที่กำหนด บันทึกมันจะยังเก็บอยู่ สามารถเรียกมาใช้มาดูได้ ฉะนั้น เก็บเกินก็ไม่เป็นไร แต่มันก็เปลืองที่เก็บน่าดู แทนที่จะบริหารพื้นที่เอมาเก็บอย่างอื่น

วิธีการทำลาย ทำเป็นมาตรฐานไว้รอเลยก็ได้ครับ เช่นบันทึก Management Review ครบ 3 ปี (ตามที่คุณกำหนด) ก็กำหนดไว้เลย ว่าให้ทำลายยังไง ไม่จำเป็นต้องมาขออนุมัติ อีก นอกเสียจากว่า เป็นบันทึกที่สำคัญ สุ่มเสี่ยง เป็นความลับ ต้องพิจารณาวิธีการทำลายกันแบบ Case by Case เช่น แบบของลูกค้า

หลายที่ กำหนดเป็นมาตรฐานไว้เลย อะไรที่น่าจะเป็นความลับ ก็ย่อยทำลายสถานเดียว อะไรที่ไม่น่าจะมีปัญหา ก็เอาไป Reuse ได้ อย่างนี้เป็นต้น เพราะวางระบบไว้ ให้มาขออนุมัติ ผลมันก็น่าจะออกมาอีหรอบเดียวกัน ทำเป็นมาตรฐานไว้ ให้เดินตามน่าจะสะดวกกว่า

แล้วตอน Internal Audit ก็ไปสุ่มตรวจครับ ว่าทำตามนั้นหรือเปล่า แต่ต้องตรวจทุกแผนกนะครับ เรื่องการควบคุมบันทึก อย่าตรวจที่ DCC ที่เดียว

[นุกูล]

กำหนดวาระการประชุม
ในการประชุม Management Review QMR จะต้องกำหนดให้มีหัวข้อวาระการประชุมดังต่อไปนี้ (อย่างน้อยน่ะครับ อย่าไปยึดติดว่าต้องเป็นแค่นี้)
1ข้อมูลป้อนกลับจากลูกค้า
2ผลการตรวจติดตามคุณภาพ (Result of audits > First Party, Secound Party and Third Party เอามาให้หมด)
3ผลการดำเนินการของกระบวนการ และความเป็นไปตามข้อกำหนดของการให้บริการ
4สถานะของการปฏิบัติการแก้ไข และป้องกัน
5ติดตามผลการทบทวนครั้งก่อน
6การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่อาจจะมีผลกระทบต่อระบบบริหารคุณภาพ (4M 5M 6M หรือ จะเป็นกาว 3M เอามาให้หมดครับ)
7ข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุง
8เรื่องอื่นๆ (ถ้ามี) เช่น เรื่องโบนัส สวัสดิการ เรื่องปรับค่าจ้าง เอามาให้หมด เราชอบมั๊กๆ

ตามนี้ใช่มั้ยครับ อ.นุกูล แมนอีหลีเด้อ

[นุกูล]

ขอบคุณค่ะ
แล้วถ้าหากว่า เราจะทำการควบคุม โดยกำหนดระยะเวลาการทำลาย เช่น Management Review Report กำหนดจัดเก็บ 3 ปี
หรือ ข้อมูลในการออกแบบผลิตภัณฑ์ จัดเก็บ 3 ปี
บันทึกการประเมินผู้ขาย ของปี 2550 จัดเก็บไว้ 3 ปี (กรณีที่บันทึกนี้จัดเก็บที่แผนกอื่น)
เราจะกำหนดขั้นตอนในการทำลายอย่างไรคะ เพื่อให้แผนกต่าง ๆ ทำตามขั้นตอนที่เรากำหนดไว้

ยกตัวอย่าง ของที่บริษัทฯ
DCC จัดทำแบบฟอร์มบันทึกคุณภาพที่ต้องควบคุม เพื่อให้แผนกต่าง ๆ ระบุว่า มีเอกสารใดบ้าง หรือบันทึกใดบ้าง ที่ต้องจัดเก็บ
โดยแต่ละแผนก จะทำรายการออกมาว่า เช่น จัดซื้อ จัดเก็บ PR 3 ปี , PO 3 ปี,
แล้วทีนี้ วิธีการจัดเก็บของแผนกต่าง ๆ DCC รู้แค่เพียงว่า สามารถค้นหาได้ง่าย อ่านออก แต่กำหนดเวลาในการจัดเก็บ พอถึงเวลาจริง ๆ
แผนกจัดซื้อไม่มาขอทำลายบันทึก โดยอ้างว่า ยังมีพื้นที่ในการจัดเก็บ หรือด้วยเหตุอันใดก็แล้วแต่ อย่างนี้เมื่อครบกำหนดแล้วไม่ทำลาย จะถือว่าผิดหรือไม่คะ

เจตนาเขาน่าจะให้เราเก็บเพื่อมีไว้ดูหรืออ้างอิงถึงเมื่อจำเป็น เช่น อยู่ๆลูกค้าเคลมสินค้าเมื่อสองปีก่อนโดยบอกว่าส่วนผสม Material มีสารปนเปื้อนเกินมาตรฐาน ทำไงล่ะทีนี้
ก็ต้องไปค้นดูบันทึกว่ามันเกินไหมตอนเราซื้อมา ผลทดสอบบอกว่าผ่านไหม มีสารปนเปื้อนตัวไหนเกินมาในใบรางานจากผู้ขายไหม จะได้เอาข้อมูลไปคุยกับลูกค้าได้

ดังนั้น เก็บนานไม่น่าผิดน่ะ แต่ถ้าเก็บน้อยเก็บสั้น (กว่าที่กำหนด) ไม่น่ารอดด้วยประการทั้งปวง

คำถาม เก็บสั้นเก็บยาว พิจารณายังไงดีหว่า
ข้อเสนอ เขียนด้วยภาษาที่ยืดหยุ่นสิ เช่น บันทึกของเรา เราจะจัดเก็บไว้อย่างน้อย 3 ปี ถ้าเขียนแบบนี้แล้วพี่แกจะซัดสักห้าปีสิบปีก็คงไม่เป็นไรจร้า หาที่เก็บด้วยแล้วกัน

[DOC]

กระจ่างแล้วค่ะ
ขอบคุณพี่ๆ มากค่ะ

[ทิ.]

- อย่าลืม! หลักฐานในการทำลายบันทึกคุณภาพ.... นะครับ!!!

[ple_sawittree]

ขอบคุณค่ะ