4 replies to this topic

[patarapon70]

รบกวนท่านผู้รู้ด้วยครับ คือเคยดูตัวอย่างการควบคุมการแจกจ่ายเอกสารที่ได้รับจากภายนอก (ได้แก่ แคตตาล็อค ลีฟเลต โบรชัวร์) เห็นตัวอย่างว่าต้องประทับ

External Document
DoccumentCode...
Receive Date...
Receive By...

และทำบันทึกรับ-จ่ายเอกสาร คล้ายๆ เอกสารควบคุม
ปัญหาคือ
1. ถ้าเราแจกแคตตาล็อคให้ลูกค้า แล้ว ถ้าเอกสารนั้นเรายกเลิก เราไม่สามารถตามกลับมาจากลูกค้าได้แน่ๆ เพราะฉะนั้น ชุดที่เซลล์ใช้ในบริษัท และชุดที่แจกลูกค้า ควรปฏิบัติเหมือนหรือต่างกันอย่างไรครับ
2. แคตตาล็อคที่ได้รับจาก Supplier ใน version ล่าสุดบางครั้งไม่มีข้อมูลสินค้าที่ Supplier เลิกผลิตหรือทำตลาดแล้ว ทำให้เซลล์ หรือพนักงานจัดซื้อ,คลังสินค้า จำเป็นต้องเก็บแคตตาล็อคเก่าไว้ทำงาน แต่ในแคตตาล็อคเก่าก็มีข้อมูลสินค้ารุ่นที่ Supplier ทำทำ minor change ในแคตตาล็อคใหม่ ทำให้แคตตาล็อตเก่ามีข้อมูลที่ล้าสมัย ถ้าถูกถามเรื่องแบบนี้ควรตอบอย่างไร หรือจัดการแคตตาล็อคแบบนี้อย่างไรครับ

กรุณาด้วยครับ
ขอบพระคุณอย่างสูง

QMR มือใหม่

[นุกูล]

2 ตัวน่ะ

ตัวที่ 1
เอกสารแนะนำสินค้า รุ่น ปี คุณสมบัติ ข้อมูลทางเทคนิคต่างๆ บางครั้งอาจรวมถึงราคาของสินค้า บางที่อาจมองว่าไม่สำคัญ แต่ผมมองว่า จำเป็นสำหรับการควบคุมเหมือนกันครับ
บ่อยครั้งที่ลูกค้าโทรมาสังซื้อเพราะดูรายละเอียดที่เราแจกไป และก็มีหลายครั้ง ที่เราไม่มีสินค้าแล้ว เลิกผลิตแล้ว เปลี่ยนรุ่นไปแล้ว ยกเลิกเงื่อนไขส่งเสริมการขายไปแล้ว และที่สำคัญ ราคาเปลี่ยนไปแล้ว
แต่ลูกค้าไม่รู้เรื่อง ดังนั้น เอกสารชุดนี้ ในชีวิตจริงเราจำเป็นต้องแจกลูกค้า แต่การควบคุมเอกสารที่แจกไปนั้น ไม่ต้องประทับตราก็ได้ครับ อย่าให้ลำบากกับเราขนาดนั้นเลย อาจควบคุมแบบนี้ก็ได้
- ควบคุมโดยกำหนดรหัสเอกสารเป็น Support Document เช่น SD-SA-01-00-CY2010 อันนี้เอาไว้ใช้คุยกับลูกค้าให้เข้าใจง่ายๆ ว่าเรา Update เป็นฉบับที่เท่าไหร่แล้ว ปีที่พิมพ์ไม่สนใจก็ได้
- เอกสารต้นฉบับที่เก็บไว้ที่ DCC หรือ เอกสารควบคุมที่แจกจ่ายให้ฝ่ายขาย --> Control ตามระบบ DCC เรา
- ตัวที่แจกลูกค้า ไม่ต้องประทับตรา (อาจมีระบุไว้ด้านล่างของเอกสารว่า ลูกค้าหรือผู้ที่สนใจสามารถเข้าไปตรวจสอบ Update ล่าสุด ได้ที่ www.xxx.co.th ก็ว่ากันไป
- ไประบุใน Procedure เรื่องการควบคุมเอกสาร ว่าเราจะควบคุมเอกสารนี้แบบนี้ ... จบได้ครับ

ตัวที่ 2
ผมว่าไม่ต้องควบคุมอะไรมากมายก็ได้น่ะครับ รับใหม่มา ก็เอาของเก่าทิ้ง ส่วนผลิตภัณฑ์ตัวไหนที่เราต้องการเก็บข้อมูลอ้างอิงเอาไว้จริงๆ ก็อาจจะ Scan หรือ Copy ไว้เฉพาะส่วนนั้นก็ได้ครับ
ลองดูครับ ธุรกิจเป็นแบบไหนเอ่ย

[patarapon70]

ก่อนอื่น ขอขอบคุณอาจารย์สำหรับคำตอบมากๆเลยครับ

ธุรกิจเป็นงานขายสินค้าอุตสาหกรรม จำพวกควบคุมของไหล(น้ำ ไอน้ำ น้ำมัน ฯลฯ) เดิมก่อนการทำ ISO การจัดการเรื่องแคตตาล็อคไม่ได้ควบคุมทั้งองค์กร หลังได้ ISO ก็จัดการได้ระดับหนึ่ง ก็มีบางประเด็นงงๆ เลยเข้ามาขอความช่วยเหลือในนี้ครับ บางทีมีสินค้าค้างสต๊อคนานๆ ชิ้นสองชิ้น มีราคาพอสมควรเหมือนกัน เก็บไว้นานก็ยังขายได้มีลูกค้าต้องการ (เช่น ท่อน้ำ วาล์วน้ำ) เพราะมีอายุการใช้งานนาน และสินค้าไม่ซับซ้อนอะไร พอจะเรียกคืนแคตตาล็อคเก่า พนักงานขาย บัญชีสินค้าคงคลัง วิศวกร ฯลฯ ไม่ยอมให้คืนครับเพราะบอกว่าต้องใช้ หรือเก็บไว้อุ่นใจ ถ้ามีลูกค้านำสินค้าเก่าๆมาให้ช่วยซ่อม เลยกลัวว่าถ้า CB ไปตรวจอาจเจอปัญหาไม่จัดการเรื่องเอกสารไม่ update ครับ

ขอบคุณครับ

[นุกูล]

ก่อนอื่น ขอขอบคุณอาจารย์สำหรับคำตอบมากๆเลยครับ

ธุรกิจเป็นงานขายสินค้าอุตสาหกรรม จำพวกควบคุมของไหล(น้ำ ไอน้ำ น้ำมัน ฯลฯ) เดิมก่อนการทำ ISO การจัดการเรื่องแคตตาล็อคไม่ได้ควบคุมทั้งองค์กร หลังได้ ISO ก็จัดการได้ระดับหนึ่ง ก็มีบางประเด็นงงๆ เลยเข้ามาขอความช่วยเหลือในนี้ครับ บางทีมีสินค้าค้างสต๊อคนานๆ ชิ้นสองชิ้น มีราคาพอสมควรเหมือนกัน เก็บไว้นานก็ยังขายได้มีลูกค้าต้องการ (เช่น ท่อน้ำ วาล์วน้ำ) เพราะมีอายุการใช้งานนาน และสินค้าไม่ซับซ้อนอะไร พอจะเรียกคืนแคตตาล็อคเก่า พนักงานขาย บัญชีสินค้าคงคลัง วิศวกร ฯลฯ ไม่ยอมให้คืนครับเพราะบอกว่าต้องใช้ หรือเก็บไว้อุ่นใจ ถ้ามีลูกค้านำสินค้าเก่าๆมาให้ช่วยซ่อม เลยกลัวว่าถ้า CB ไปตรวจอาจเจอปัญหาไม่จัดการเรื่องเอกสารไม่ update ครับ

ขอบคุณครับ

ก็ให้เขาขอดูต้นฉบับจาก DCC ก็ได้ครับ หมายถึง ให้ DCC เป็นคนเก็บต้นฉบับของตัวที่ล้าสมัยไวอ้างอิงก็ได้ครับ

[patarapon70]

ขอบคุณครับ