4 replies to this topic

[chompoo_pink]

คือว่า ที่บริษัทใช้การควบคุมและการแจกจ่ายเอกสาร ISO เป็นแบบ paper อยู่น่ะค่ะ แต่มีโครงการจะทำเป็น paperless คือแจกจ่ายเป็นลักษณะ soft file (pdf file) ช่วยประหยัดหลายอย่าง แต่คิดๆ แล้วก็มีข้อสงสัยหลายอย่าง เช่น การเซ็นรับเอกสารจะทำยังไง ถ้าเราส่งเป็นลักษณะเมล์บริษัท จะเก็บหลักฐานการเซ็นรับยังไง ฯลฯ
ใครที่ใช้ระบบนี้แล้ว พอจะมีข้อชี้แนะบ้างไหมคะ รบกวนด้วยนะคะ ขอบคุณค่ะ

[นุกูล]

แล้วทำไมต้องมีการเซ็นต์รับล่ะครับ
เราเคยเซ็นรับเงินเดือนที่บริษัทโอนเข้าธนาคารให้ไหม หลักการเดียวกันครับ
เราแค่เอาเอกสารของเราไปไว้ใน Drives ส่วนกลางสักที่หนึ่ง (ติต่างเหมือนตู้ ATM) จากนั้น คนที่มีรหัส นั่นก็คือคนที่เราอนุญาตก็จะสามารถเข้ามาดูได้ อ่านได้
ส่วนจะให้ Print ได้ด้วยไหม อันนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งเงื่อนไขของเราครับ

ทุกคนต้องทำความเข้าใจตรงกันว่า เอกสารทั้งหมดอยู่ที่ไหน ถ้าเขาอยากดู อยากรู้ อยากอ่าน จะต้องเข้าไปอ่านที่ไหน แค่นี้ก็ได้แล้วครับ

[chompoo_pink]

แล้วทำไมต้องมีการเซ็นต์รับล่ะครับ
เราเคยเซ็นรับเงินเดือนที่บริษัทโอนเข้าธนาคารให้ไหม หลักการเดียวกันครับ
เราแค่เอาเอกสารของเราไปไว้ใน Drives ส่วนกลางสักที่หนึ่ง (ติต่างเหมือนตู้ ATM) จากนั้น คนที่มีรหัส นั่นก็คือคนที่เราอนุญาตก็จะสามารถเข้ามาดูได้ อ่านได้
ส่วนจะให้ Print ได้ด้วยไหม อันนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งเงื่อนไขของเราครับ

ทุกคนต้องทำความเข้าใจตรงกันว่า เอกสารทั้งหมดอยู่ที่ไหน ถ้าเขาอยากดู อยากรู้ อยากอ่าน จะต้องเข้าไปอ่านที่ไหน แค่นี้ก็ได้แล้วครับ

ขอบคุณนะคะสำหรับคำชี้แนะ
ก็จริงนะ ก็จะไม่ต้องกังวลกับการเซ็นรับแล้วล่ะ
ตอนนี้จะลองร่างขั้นตอนการควบคุมข้อมูลในคอมพิวเตอร์
แต่มีอีก 2 คำถามที่จะรบกวนน่ะค่ะ

ในกรณีที่เอกสารบางประเภทต้อง display อยู่ในจุดปฏิบัติงาน เช่น spec การตรวจเช็คของ QC ต้องติดไว้หน้างาน ไม่สามารถเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ได้อย่างเดียว กรณีนี้จะมีวิธีการ identify เอกสารว่า control อย่างไรคะ
แบบเก่าที่บริษัทใช้อยู่ก็คือ stamp คำว่า controlled สีแดงที่เอกสาร นั่นหมายถึงเอกสารออกจาก DCC เท่านั้น
แต่ถ้าเราจะทำระบบใหม่เป็นแบบคอมฯ ซึ่งทุกคนก็อาจปริ้นได้ (ถึงแม้จะเขียนว่าห้ามปริ้นโดยพลการ) คำถามคือ แล้วจะมีอะไรที่ชี้ชัดได้ว่า เอกสารที่ display อยู่ออกจาก DCC ปริ้นให้ ไม่ใช่แผนกปริ้นกันเอง
เพราะในคอมฯ สำหรับเอกสารที่ควบคุม ก็ต้องทำเป็นลายน้ำ คำว่า controlled

2. ในเรื่องของการเซ็นอนุมัติเอกสาร เช่น QP, QM , WI แบบเดิมที่ทำอยู่คือ มีใบปะหน้าที่ระบุชื่อ วันที่ออก ครั้งที่แก้ไข ประวัติการแก้ไข และมีช่องสำหรับ 3 ท่านเซ็น คือ ผู้จัดทำ, ผู้อนุมัติ, QMR ในกรณีนี้ถ้าเปลี่ยนเป็นส่งแบบ pdf file และจะไม่เดินเอกสารให้เซ็น ก็ต้องสแกนลายเซ็นใช่ไหมคะ ไม่ทราบว่าที่อื่นเขาทำกันยังไง คือที่บริษัทไม่มี consult น่ะค่ะ และทำเป็น DCC อยู่คนเดียวไม่รู้จะปรึกษาใคร

ต้องรบกวนผู้รู้ด้วยนะคะ ขอบคุณมากๆค่ะ ที่สละเวลาให้รบกวน

many many thanks

[geedza0063]

ไม่รู้ว่าที่บริษัทอื่น ๆทำกันอย่างไร
แต่ที่บริษํท ก็เซนใบปะหน้าปกติ แล้วก็สแกนเฉพาะใบปะหน้า + เนื่อหาข้างใด แปลงไฟล์เป็น pdf แล้วก็ตั้งค่าาห้ามปริ้น ห้าม ปรับเปลี่ยน พร้อมแสตม Controlled
แล้วก็จัดเก็บเอกสาร ไว้ใน Drive ที่มีไว้สำหรับ Shared file ทุกคนมีสิทธ เข้าดูได้ ตามที่เราตั้งค่าไว้ หากอยากได้เป็น paper ก็ทำเรื่องขอเอกสาร
ก่อนที่เราจะนำไฟล์ไปไว้ใน Drive shared ก็สื่อสารโดยแจ้งทาง E-mail ทั้งบริษัท โดยตั้ง Auto mail ไว้ หากเปิดอ่านเมล
จะมีเมลเด้งกลับมาว่าเปิดอ่านแล้วนะ หรือ ลบโดยไม่อ่าน หรือ เมลเต็ม อะไรประมาณเนี้ย ไม่รู้จะเยอะไปป่าว

[chompoo_pink]

ไม่รู้ว่าที่บริษัทอื่น ๆทำกันอย่างไร
แต่ที่บริษํท ก็เซนใบปะหน้าปกติ แล้วก็สแกนเฉพาะใบปะหน้า + เนื่อหาข้างใด แปลงไฟล์เป็น pdf แล้วก็ตั้งค่าาห้ามปริ้น ห้าม ปรับเปลี่ยน พร้อมแสตม Controlled
แล้วก็จัดเก็บเอกสาร ไว้ใน Drive ที่มีไว้สำหรับ Shared file ทุกคนมีสิทธ เข้าดูได้ ตามที่เราตั้งค่าไว้ หากอยากได้เป็น paper ก็ทำเรื่องขอเอกสาร
ก่อนที่เราจะนำไฟล์ไปไว้ใน Drive shared ก็สื่อสารโดยแจ้งทาง E-mail ทั้งบริษัท โดยตั้ง Auto mail ไว้ หากเปิดอ่านเมล
จะมีเมลเด้งกลับมาว่าเปิดอ่านแล้วนะ หรือ ลบโดยไม่อ่าน หรือ เมลเต็ม อะไรประมาณเนี้ย ไม่รู้จะเยอะไปป่าว

ขอบคุณนะคะ สำหรับคำแนะนำ เป็นประโยชน์อย่างยิ่งค่ะ จะลอง apply ดู