4 replies to this topic

[Fin]

มีคำถามดังนี้ค่ะ

ตัวอย่าง เอกสาร effective on 1-Jan-07 กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บไว้ 1 ปี

1. เมื่อครบกำหนดการจัดเก็บแล้ว (1-Jan-08) ขั้นตอนต่อไปควรทำอย่างไร
2. ถ้าต้องมีการทำลายเอกสาร ทำอย่างไรได้บ้าง ต้องมีการระบุวิธีการทำลายไว้ก่อนหรือไม่

รบกวนขอคำอธิบายละเอียดหน่อยนะคะ เพราะไม่รู้จริงๆ
ขอบคุณค่ะ
DCC มือใหม่

[DooK]

1.เมื่อครบกำหนดการจัดเก็บแล้วควรทำอย่างไร- บางทีเจ้าของเอกสารอาจจะยังไม่อยากทำลายครับ อาจจะต้องการเก็บไว้เพื่ออ้างอิง หรือด้วยวัตถุประสงค์อื่นๆ ก็ให้ผู้ที่จัดเก็บเอกสาร ถามไปยังเจ้าของครับว่าจะให้ดำเนินการอย่างไร หากให้จัดเก็บต่อก็ให้ระบุระยะเวลา (retention period) สถานที่จัดเก็บ และรูปแบบการจัดเก็บมาให้เรียบร้อยครับ

2. ถ้าต้องมีการทำลายเอกสาร ทำอย่างไรได้บ้าง ต้องมีการระบุวิธีการทำลายไว้ก่อนหรือไม่
วิธีการทำลายเอกสารมีได้หลายวิธีครับ เช่นการขีดฆ่าด้านที่ไม่ใช้ แล้วนำหน้าที่ว่างกลับมาใช้ใหม่ ขายให้กับผู้รับซื้อ หรือถ้าเป็นเอกสารที่สำคัญเกี่ยวข้องกับเรื่องเงินๆ ทองๆ หรือข้อมูลความลับ ก็ควรกำหนดให้ทำลายโดยใช้เครื่องย่อยกระดาษครับ

นอกจากนี้ ผู้อนุมัติให้จัดเก็บ/ทำลาย ก็สำคัญนะครับสำหรับเอกสารบางอย่าง เพราะส่งผลถึงกิจกรรมที่สำคัญๆ ขององค์กรเช่น Contract ต่างๆ เป็นต้น ดังนั้นก็ควรจะกำหนดให้ชัดเจนเช่นกันครับ

[Fin]

ขอบคุณมากค่ะ คุณ DooK

แต่รบกวนถามเพิ่มเติมอีกนิดค่ะ
1. ถ้าแผนกนั้นๆ ต้องการทำลายเอกสารโดยไม่ขอจัดเก็บต่อ DCC ต้องให้แผนกนั้นๆทำอย่างไร และจะทำลายเอกสารตั้งแต่เมื่อไรถึงเมื่อไรคะ

ขอบคุณค่ะ
DCC มือใหม่

[Fin]

ขอบคุณมากค่ะ คุณ DooK

แต่รบกวนถามเพิ่มเติมอีกนิดค่ะ
1. ถ้าแผนกนั้นๆ ต้องการทำลายเอกสารโดยไม่ขอจัดเก็บต่อ DCC ต้องให้แผนกนั้นๆทำอย่างไร และจะทำลายเอกสารตั้งแต่เมื่อไรถึงเมื่อไรคะ

ขอบคุณค่ะ
DCC มือใหม่

[DooK]

1. ถ้าแผนกนั้นๆ ต้องการทำลายเอกสารโดยไม่ขอจัดเก็บต่อ ต้องให้แผนกนั้นๆ ทำอย่างไร?

อันนี้แล้วแต่จะกำหนดเองเลยครับ เช่น
- ให้แผนกนั้นๆ เขียนคำร้องมายัง DCC (กรณีที่ DCC เป็นผู้จัดเก็บ) เพื่อให้ทำลายเอกสาร
- DCC แจ้งไปยังเจ้าของเอกสารเพื่อขออนุมัติให้ทำลาย (กรณีที่แผนกนั้นๆ จัดเก็บเอกสารเอง)

จากนั้นก็ทำการทำลายตามวิธีที่ได้กำหนดไว้

2. จะทำลายเอกสารตั้งแต่เมื่อไรถึงเมื่อไร
เช่นเดียวกันครับ กำหนดเองได้เลย เช่นภายใน 1 สัปดาห์นับตั้งแต่เอกสารหมดอายุ โดยมีพยานในการทำลาย อะไรประมาณนี้ครับ

แต่เพิ่มเติมนิดนึงครับ เรื่องนี้บางครั้งไม่ต้องซีเรียสมากก็ได้นะครับ ถ้าไม่ใช่เอกสารสำคัญอะไรมาก เช่นเอกสารต่างๆ ที่ถูก Superseded ไปแล้ว แบบนี้ก็ทำลายทิ้งได้เลยครับ ไม่มีปัญหาถ้าไม่ต้องการเก็บไว้เพื่ออ้างอิงอะไร