15 replies to this topic

[Nu-noon]

To พี่น้อง ISO อยุธยา
อยากได้ความรู้เพิ่มเติม เรื่อง Electronic Document
เช่น
การเอาเอกสารไปใส่ server กลางของบริษัท แล้วเวลาแจ้งก็ผ่าน E-mail และก็เก็บmail ที่ตั้ง Auto ตอบกลับเวลาแผนกนั้นๆเปิดอ่าน
เราก็แค่เก็บ mailนั้นเป็นหลักฐาน หรือจำเป็นต้องprint มาเก็บแนบกับDar. คะ

นู๋นุ่น

[จอมโจรจอมใจ]

เคยมั้ยที่คลิกเปิดเมล์โดยที่ไม่ได้อ่านเอกสารนั้นแ้ต่น้อย หรือ อ่านแบบข้ามๆ เคยล่ะซิตัวเอง...
auto reply วัดความรู้ความเข้าใจของพนักงานที่มีต่อระเบียบปฏิบัติไม่ได้หรอกนะครับ

จอมโจรฯ เข้าใจว่า ประเด็นที่สำคัญอาจไม่ได้อยู่ที่ การเก็บ auto reply เพื่อใช้เป็นหลักฐานว่ามีการเปิด
อีเมล์นั้นแล้วนะจ๊ะ

แต่ประเด็นที่น่าจะ focus คือ เอกสารที่อยู่ใน server น่ะ ได้รับอนุมัติโดยผู้มีอำนาจมั้ย?
เป็นเอกสารที่อัพเดทมั้ย? ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าถึงระบบเอกสารได้มั้ย? มีระบบป้องกันการแก้ไข หรือป้องกัน
การนำไปใช้งานโดยที่ไม่ได้รับอนุญาติมั้ย?

อิอิอิ

[Nu-noon]

แล้วอย่างนี้เราจะ รู้ได้อย่างไรว่า แผนกนั้นๆ ได้รับทราบและใช้งานเอกสารได้ถูกต้องตามวันที่บังคับใช้
เช่น WI หรือ form

Note: เอกสารที่ใส่ใน server กลางเป็นเอกสาร Scan และตั้ง lock print และกำหนดผู้ที่เข้าถึงข้อมูล read-only ละจ๊ะ

[Toppy ('o')]

เซ็นรับเซ็นคืนเหมือนเดิมครับ

[Nu-noon]

หมายถึงเซ็น รับทราบว่ามีการ revise เอกสารอย่างเดียวใช่ไหมคะ เพราะ ถ้าเอกสารอยู่ server แล้วคงไม่ได้คืนเอกสารจิงไหม?
และ ถ้าเซ็นรับทราบ นี่รวมถึงแผนกที่เกี่ยวข้องด้วยช่ายไหมคะ?

นู๋นุ่น

[Toppy ('o')]

หมายถึงเซ็น รับทราบว่ามีการ revise เอกสารอย่างเดียวใช่ไหมคะ เพราะ ถ้าเอกสารอยู่ server แล้วคงไม่ได้คืนเอกสารจิงไหม?
และ ถ้าเซ็นรับทราบ นี่รวมถึงแผนกที่เกี่ยวข้องด้วยช่ายไหมคะ?

นู๋นุ่น

ใช่แล้วครับ

ขึ้นใหม่ แก้ไข ยกเลิก เอาให้หมด

ประยุกต์ใช้ร่วมกับใบ DAR ก็ได้นะ

[Nu-noon]

แล้วทีนี้ ถ้าเป็นเซ้นรับทราบเอกสาร
เซ็นรับทราบแต่ไม่ได้นำไปแก้ไขหรือนำไปใช้ ละคะ
กลัวว่าแผนกที่รับ ก็แค่เซ็นรับ แต่กลายเป็นลืมนำเอกสารไปใช้

เพราะอย่างไร หลักฐานการเว็นก็ต้องเก็บที่ DCC แต่คนที่เซ็นรับไม่ได้มีอะไรเป็นหลักฐาน
พอลืมนำเอกสารไปใช้ ก็จะเป็นความผิดของระบบอีกหรือป่าวคะ

[Toppy ('o')]

เอกสารในจุดใช้งาน ต้องเป็นเอกสารที่ ล่าสุดแล้วสิครับ ถ้าไม่ล่าสุดก็ผิดครับ

การเซ้นเอกสาร รับ ทราบต่างๆ ต้อง ต้องให้กระบวนการขึ้นทพเบียน หรือแก้ไข เสร็จเรียบร้อยแล้วซะก่อน...

[tik815]

เอกสารของติ๊กก็เป็น E-document 90% ค่ะ อีก 10% เป็นต้นฉบับ และผู้รับผิดชอบโดยตรง 1 สำเนา (หรือตามร้องขอ)

สำหรับการแจ้งมีการเปลี่ยนแปลงก็แจ้งเป็น E-mail เหมือนกันค่ะ แต่จะเก็บ Mail ที่เปิดอ่านในกรณีที่เกี่ยวข้องตาม Matrix ที่ได้ทำขึ้นเท่านั้น
ไม่มีปัญหาค่ะ เพราะหากมีการเปลี่ยนแปลง เอกสารเก่าก็จะไม่อยู่ใน network อยู่แล้วค่ะ

และตามหลักของการควบคุมเอกสาร จะต้องส่งเอกสารฉบับใหม่ให้ผู้เกี่ยวข้องได้ศึกษาก่อนวันที่มีผลบังคับใช้อยู่แล้ว
ดังนั้นจึงไม่เป็นปัญหาเรื่องการเซ็นรับค่ะ

สู้ๆ นะคะ

[Pruk]

ขอแจม ด้วยคน นะคะ

เช่นกัน ค่ะ ที่บริษัท ก็จะเป็น Soft file ซะเกือบ 90 % อีก 10% ที่เป็น Paper สำหรับส่วนงานผลิต แจกจ่ายให้พนักงาน ดูหน้างาน
ขึ้นทะเบียนกับ DCC เหมือนเดิม ด้วยใบ DAR นำเอกสารต้นฉบับที่ผ่านการอนุมัติแล้ว ขึ้นทะเบียนกับ DCC จากนั้น ต้องส่ง Soft file ให้ DCC update ใน Drive กลางของบริษัท
ทาง DCC ก็จะ Update เอกสารใหม่ไว้ที่ Center หากต้องการ Print out ออกมา ก็จะเป็น Uncontroled Copy ทุกแผนก จะเข้าถึงเอกสารได้หมด เพราะอยู่ Drive กลาง จะมี IT เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย ในส่วนของการอำนวยความสะดวก ในเรื่อง Sever Back up ข้อมูล


ซึ่งปัจจุบัน ที่บริษัท จัดทำ ISO 3 ระบบ มี DCC คนเดียว เพราะส่วนใหญ่ เอกสารจะเป็นในส่วน Soft file อย่างเดียว DCC ทำหน้าที่ Update ใบ DAR สรุปการขอขึ้นทะเบียน รายเดือน Update เอกสาร Soft ใหม่ ๆ จัด Folder ให้พนักงานเข้าดูได้ง่ายขึ้น


จัดไปจ้า

[Nu-noon]

โอ้ว!! ขอบคุณนะคะ ที่ให้ความรู้เพิ่มเติม
ตอนนี้ เครียดมาก อยากร้องไห้วันละหลายๆหน
ทั้งโรงงานมี DCC คนเดียว แถมมีงานอื่นอีก เพียบ

ตอนเด็กๆผู้ใหญ่บอกว่า เรียนหนังสือสูงๆ จะได้ไม่เหนื่อย
ไม่จริ๊ง ไม่จิงเลย .........

[Jdaikaboy]

รบกวนส่งขั้นตอนการเก็บเอกสารและการแจกจ่ายแบบ Electronic Document ให้มะปรางด้วยได้ไหมค่ะ ตอนนี้เครียดมากเลยค่ะ Saifon1385@hotmail.com

[นุกูล]

ถ้าเราจะควบคุมเอกสารเป็นรูปแบบ E-Docs หรือ Electronice File

เวลามีเอกสารออกใหม่ แก้ไขเปลี่ยนแปลง ยกเลิก ไม่ต้องมีการเซ็นต์ชื่อรับทราบ ไม่ได้เหรอครับ

ไม่ต้องจัดเก็บ Auto Reply Mail ได้ไหม

[Chet_ISO]

To พี่น้อง ISO อยุธยา
อยากได้ความรู้เพิ่มเติม เรื่อง Electronic Document
เช่น
การเอาเอกสารไปใส่ server กลางของบริษัท แล้วเวลาแจ้งก็ผ่าน E-mail และก็เก็บmail ที่ตั้ง Auto ตอบกลับเวลาแผนกนั้นๆเปิดอ่าน
เราก็แค่เก็บ mailนั้นเป็นหลักฐาน หรือจำเป็นต้องprint มาเก็บแนบกับDar. คะ

นู๋นุ่น

ที่บริษัทที่ผมทำอยู่ปัจจุบันก็เป็นรูปแบบเก็บไว้ที่ไดร์กลางครับ ซึ่งทางบริษัทผมก็จะมี DCC ย่อยอยูุ่่ในแต่ละแผนก

เพราะฉนั้น การร้องขอออกเอกสารแต่ละครั้งจะ กำหนดให้ DCC ย่อยต่อละแผนกทำการร้องขอมาที่ ISO CENTER ซึ่งการร้องขอนั้น

จะผ่านการทบทวนจากผู้จัดการแต่ละแผนก จากนั้น DCC ย่อยต่อละแผนกที่ทำการร้องขอก็จะให้ทางผู้รับผิดชอบหรือแผนกที่เกี่ยวข้องที่จะต้ิอง
นำเอกสารนี้มาใช้

เซ็นรับทราบใน Dar ที่ร้องขอ ก่อนส่งให้ทาง ISO CENTER และ QMR/EMR อนุมัติ ซึ่งใบ Dar นั้นผมใช้เป็นหลักฐานในการสื่อสารและการแจ้ง

เพราะมีหลักฐานที่แผนกที่เกี่ยวข้องเซ็นอยู่แล้ว

ในส่วนกรณีแจกจ่ายทางบริษัทผมใช้วิธีการให้ DCC ย่อยทำการควบคุมเอาเองครับโดยจะมีการจัดทำบัญชีแจกจ่ายครับหรือเรียว่าบันทึกครับ

(มีการกำหนดระหัสการ Pint ของแต่ละแผนกครับป้องกันคนที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง Pint ไปแล้วไม่ได้ควบคุมครับเพราะฉนั้นผู้ที่ Pint ได้ต้องเป็น DCC เท่านั้นครับ)

สอบถามเพิ่มเติมได้ครับ k_den_06@hotmail.com

[AtHeart]

ขอตอบคร่าวๆ ถ้าไม่เข้าใจถามมาได้นะคะ
เราเคยควบคุมแบบไม่ได้ซื้อProgramสำเร็จรูปใดๆมาใช้
ก็ใช้วิธี Hard copy + soft file ดังนี้ค่ะ
1. ต้นสังกัดจัดทำเอกสาร ตรวจสอบและอนุมัติ ในกระดาษ ตามระบบปกติ
2. DCC ขึ้นทะเบียน แปลงfileเป็น PDF(มีคำว่าUncontrolled) ใครprintไปก็จะติดไปด้วย
3. Up PDF นั้นใน Server กลาง
4. ส่งเมลแจ้งผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย (copy เป็นกระดาษแจกเฉพาะ WI ที่ต้องใช้โดยผู้ใช้ร้องขอมากับDAR)

ขอตอบส่วนที่อาจารย์นุกูลตั้งคำถามนะคะ
ว่าของเราไม่ได้เซ็นต์ชื่อรับทราบ
และไม่ได้เก็บ Auto reply mail ด้วยค่ะ
เพราะถือว่า ทุกคนได้รับเอกสารแน่นอน (ด้วยการ confirm ตั้งแต่เริ่ม share server ให้ทุกคนเข้าอ่านได้แล้วค่ะ)
แต่จะอ่านหรือไม่นั้น แล้วแต่บุคคลแล้วล่ะค่ะ

และเราถือเป็นหน้าที่นะคะ ที่คนที่มีอีเมล์ต้องเช็คเมล์ของตนเอง เพราะถ้าเมล์ไม่สำคัญ ก็ให้ITตัดชื่อออกดีกว่ามั๊ย...แนวดุโหด มัน ไม่ฮา 555

[pongpanodl]

ขอแจม ด้วยคน นะคะ

เช่นกัน ค่ะ ที่บริษัท ก็จะเป็น Soft file ซะเกือบ 90 % อีก 10% ที่เป็น Paper สำหรับส่วนงานผลิต แจกจ่ายให้พนักงาน ดูหน้างาน
ขึ้นทะเบียนกับ DCC เหมือนเดิม ด้วยใบ DAR นำเอกสารต้นฉบับที่ผ่านการอนุมัติแล้ว ขึ้นทะเบียนกับ DCC จากนั้น ต้องส่ง Soft file ให้ DCC update ใน Drive กลางของบริษัท
ทาง DCC ก็จะ Update เอกสารใหม่ไว้ที่ Center หากต้องการ Print out ออกมา ก็จะเป็น Uncontroled Copy ทุกแผนก จะเข้าถึงเอกสารได้หมด เพราะอยู่ Drive กลาง จะมี IT เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย ในส่วนของการอำนวยความสะดวก ในเรื่อง Sever Back up ข้อมูล


ซึ่งปัจจุบัน ที่บริษัท จัดทำ ISO 3 ระบบ มี DCC คนเดียว เพราะส่วนใหญ่ เอกสารจะเป็นในส่วน Soft file อย่างเดียว DCC ทำหน้าที่ Update ใบ DAR สรุปการขอขึ้นทะเบียน รายเดือน Update เอกสาร Soft ใหม่ ๆ จัด Folder ให้พนักงานเข้าดูได้ง่ายขึ้น


จัดไปจ้า

ขอ Soft file มาให้ผมใช้บ้างได้มั้ยครับ เพิ่งหัดทำน่ะครับ

ขอบคุณล่วงหน้าในความใจดีของคุณด้วยน่ะครับ

pongpanodl@hotmail.com