7 replies to this topic

[ple]

เรื่องเป็นงี้ค่ะ

1. Auditor ทำการตรวจพบเอกสารที่มีผลบังคับใช้เมื่อเดือน กันยายน 2551 ( Auditor มา Audit เมื่อ พฤศจิกายนที่ผ่าน มา ) ซึ่งเอกสารฉบับนี้ต้องทำการแจกจ่ายให้หน่วยงาน A Auditor ขอดูหลักฐานการเซ็นรับเอกสารฉบับนี้ของหน่วยงาน A ค่ะ

2. การจัดเก็บใบนำส่งเรียกคืนมีการจัดเก็บ 1 ปี ซึ่งใบนำส่งเรียกคืนของเดือน กันยายน 2551 ซึ่งหน่วยงาน A ได้ทำการเซ็นรับได้ถูกทำลายไปแล้วเมื่อ ต้นเดือนตุลาคม 2552

จากเหตุการณ์ดังกล่าวมีท่านใดพอแนะนำได้บ้างคะ แต่ถ้าให้ต่ออายุการจัดเก็บคงไม่ไหวขอเป็นทางเลือกสุดท้ายดีกว่าคะ

ต้องขอบคุณมาล่วงหน้านะคะสำหรับท่านที่สละเวลาอ่านปัญหาดังกล่าว และถ้าท่านได้พอชี้แนะแนวทางได้จะขอบคุณมากเลยค่ะ

[ple]

รออยู่กับคำถามนี้นะคะ

ขอบคุณค่ะ

[Toppy ('o')]

เรื่องเป็นงี้ค่ะ

1. Auditor ทำการตรวจพบเอกสารที่มีผลบังคับใช้เมื่อเดือน กันยายน 2551 ( Auditor มา Audit เมื่อ พฤศจิกายนที่ผ่าน มา ) ซึ่งเอกสารฉบับนี้ต้องทำการแจกจ่ายให้หน่วยงาน A Auditor ขอดูหลักฐานการเซ็นรับเอกสารฉบับนี้ของหน่วยงาน A ค่ะ

2. การจัดเก็บใบนำส่งเรียกคืนมีการจัดเก็บ 1 ปี ซึ่งใบนำส่งเรียกคืนของเดือน กันยายน 2551 ซึ่งหน่วยงาน A ได้ทำการเซ็นรับได้ถูกทำลายไปแล้วเมื่อ ต้นเดือนตุลาคม 2552

จากเหตุการณ์ดังกล่าวมีท่านใดพอแนะนำได้บ้างคะ แต่ถ้าให้ต่ออายุการจัดเก็บคงไม่ไหวขอเป็นทางเลือกสุดท้ายดีกว่าคะ

ต้องขอบคุณมาล่วงหน้านะคะสำหรับท่านที่สละเวลาอ่านปัญหาดังกล่าว และถ้าท่านได้พอชี้แนะแนวทางได้จะขอบคุณมากเลยค่ะ

แบบนี้ดีไหม

เอาใบนำส่งเรียกคืน เก็บไปพร้อมกับเอกสารฉบับนั้นเลย ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกเอกสารนั้น ค่อยจัดการทิ้งหรือทำลาย

ไม่ทราบว่าใบ Dar กับใบนำส่งเรียกคืน ใบเดียวกันหรือป่าว

ถ้าแยกกันลองดูเอกสารแนบนะครับ ใบเดียวใช้นานเลย ใบแจกจ่าย รับคืน

Attached Files

•  Document_Distribution_Plan.pdf   49.73KB   509 downloads

[ทิ.]

- ใบนำส่งเรียกคืนเอกสาร เป็น "บันทึกคุณภาพ" ใช่หรือเปล่า...ครับ!

[annysmartly]

แบบนี้ดีไหม

เอาใบนำส่งเรียกคืน เก็บไปพร้อมกับเอกสารฉบับนั้นเลย ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกเอกสารนั้น ค่อยจัดการทิ้งหรือทำลาย

ไม่ทราบว่าใบ Dar กับใบนำส่งเรียกคืน ใบเดียวกันหรือป่าว

ถ้าแยกกันลองดูเอกสารแนบนะครับ ใบเดียวใช้นานเลย ใบแจกจ่าย รับคืน

ข้อแนะนำของคุร Toppy ก็ดีค่ะ การจัดเก็บบันทึกจะได้อยู่คู่กับเอกสาร
แต่หากสะดวกในการจัดเก็บแยกกันคงต้องใช้วิธีการกำหนดให้มีการจัดเก็บเอกสารเป็น
ต้องจัดเก็บบันทึกการแจกจ่าย ย้อนหลังไป 1 Revision อ่ะค่ะ
เช่น เอกสารฉบับปัจจุบันที่แจกจ่ายเป็น Revision 02 คือการแก้ไขครั้งที่ 2 อ่ะค่ะ
ดังนั้นบันทึกการแจกจ่ายที่เก็บคือ บันทึกการเซ็นรับเอกสารการแจกจ่ายครั้งที่ 1 และ 2 ค่ะ
เนื่องจาก Auditor ต้องการตรวจเช็คให้มั่นใจว่า
ว่าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารเกิดขึ้นผู้ที่เกี่ยวข้องหรือถือเอกสารอยู่นั้น
จะสามารถเข้าถึงความเป็นปัจจุบันของเอกสารได้จริง

เพราะวิธีการเหล่านี้แอนก็ใช้เป็นการกำหนดบันทึกการเปลี่ยนแปลงเอกสารในระบบด้วยอ่ะค
่ะ
หากว่าเรากำหนดการจัดเก็บเป็นระยะเวลา เช่น
เอกสารหมายเลข EP-01 ถูกยกเลิกปี ธันวาคม 50 เรากำหนดไว้ว่า เอกสารล้าสมัยจะถูกจัดเก็บ 2 ปี หลังจากอนุมัติยกเลิก
นั่นหมายถึงเราจัดเก็บเอกสารล้าสมัยไว้ได้ถึงปี ธันวาคม 53 เราต้องทำลาย แต่ในปี 2554 เป็นต้นมาเรายังไม่มีการเปลี่ยนแก้ไขเอกสารเลย
คราวนี้พอ Auditor จะขอดูรายละเอียดการเปลี่ยนแปลงเอกสารจาก Revision เดิม เราจะไม่มีหลักฐานให้เค้าดูค่ะ
เอาซะยาวเลยอ่ะ......สรุปว่า การแก้ไขที่แอนเห็นว่าสมควร คือ ตามที่คุณ Toppy บอกค่ะว่า ให้ติดกับเอกสารตัวต้นฉบับไปเลย กับการกำหนดเวลากหารจัดเก็บเอกสารแบบที่แอนบอกอ่ะค่ะ จะทำให้ระบบมีความต่อเนื่องค่ะ

[KateKate]

- ใบนำส่งเรียกคืนเอกสาร เป็น "บันทึกคุณภาพ" ใช่หรือเปล่า...ครับ!

ใบนำส่งเอกสารจัดเป็นบันทึกคุณภาพค่ะ
เพราะเป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเอกสารฉบับเก่า/หมดอายุ/ยกเลิก
คืนจากหน่วยงาน/บุคคลที่เกี่ยวข้อง

จากประสบการณ์มีการปฏิบัติกันหลายวิธี
ทั้งจัดเก็บคู่กับต้นฉบับของเอกสารฉบับล้าสมัย บางที่มีใบ DAR
ขอทำลายเอกสารเก็บควบคู่ไปด้วย ส่วนที่เป็นสำเนาทั้งควบคุมและไม่ควบคุมจะทำลายทิ้งทั้งหมด
บางองค์การก็จะมีการจัดทำเป็น Master List ที่แยกเฉพาะเอกสาร
ที่ถูกทำลายเก็บไว้ด้วย (ซึ่งจริงๆ ไม่แยกก็ได้นะ เพราะใน Master List
เอกสารควบคุมทั้งหมดจะมีสถานะของเอกสารบอกไว้อยู่แล้ว แต่
ถ้าแยกก็จะดูง่ายขึ้น)

ส่วนวิธีของคุณแอน เป็นวิธีที่ดีวิธีหนึ่งเลยค่ะ เพราะที่ทำงานเก่าใ้ช้วิธีจัดเก็บย้อนหลัง 1 revision (ลืมอันนี้ไปได้ไงนี่ทั้งที่ัทำระบบเองแท้ๆ)
ทำให้ลดจำนวนเอกสารในการจัดเก็บและควบคุมไปได้เยอะเลย


ที่สำคัญ ต้องกลับไปดู QP ว่าเขียนไว้ยังไงบ้าง แล้งจะปรับให้เข้า
กับการปฏิบัติงานในปัจจุบันได้ยังไง ยังไงที่เกดแชร์ประสบการณ์มาก็น่าจะเป็นประโยชน์บ้าง
ลองไปปรับใช้ดูแล้วกันนะคะ ถ้ามีอะไรสงสัยก็เมล์มาถามได้ค่ะ
เพราะอาจจะไม่ค่อยได้เข้าเว็บบอร์ดนี้เท่าไร

[ทิ.]

-- ถ้าอ่านจากคำถามมีการกำหนดอายุการจัดเก็บ 1 ปี แสดงว่าเป็น บันทึกคุณภาพ
ดังนั้น ในการจัดเก็บเกี่ยวกับบันทึกคุณภาพ มีวิธีการจัดเก็บ 2 วิธี....ครับ!

1. การจัดเก็บแบบปี พ.ศ.
2. การจัดเก็บแบบครบรอบวันทำลายบันทึก

- ถ้าให้ผมแนะนำ ผมว่าวิธีที่ 1 จะจัดเก็บได้ง่ายกว่า เช่น บันทึก A กำหนดอายุการจัดเก็บ 1 ปี
ซึ่งในทางปฏิบัติแล้ว เราต้องจัดเก็บ = อายุที่กำหนด + 1
ดังนั้น บันทึก A จะต้องมีการจัดเก็บ = 1+1 ปี

- ซึ่งบันทึก A ในส่วนที่บันทึกข้อมูลในปี พ.ศ. 2551 จะต้องอยู่ครบทั้งปี + ปี พ.ศ.2552

- พอขึ้นปี พ.ศ.2553 ........บันทึก A ปี พ.ศ.2551 จะถูกทำลาย , ปี พ.ศ.2552 ยังอยู่ครบทั้งปี..... ครับ!!!

[ple]

ดีใจจังในที่สุดกระทู้เราก็ได้รับความสนใจในการแนะนำเพื่อให้ได้คำตอบ บุคลากรในห้องนี้น่ารักและมีความรู้กันทุก ๆ คนเลย คงต้องขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับทุก ๆ ท่านเลยนะคะ ไม่ว่าจะเป็นคุณ Toppy คน Hot ของเราคุณทิ คุณแอน และคุณ katekate เป็นประโยชน์มาก ๆ เลยค่ะ บางครั้งอะไรที่มันใกล้เกินไปมันมักจะมองไม่เห็นนะค่ะ ใกล้ปีใหม่แล้วก็ขออวยพรให้ทุก ๆ คนในเวปนี้จงมีแต่ความสุขคิดหวังสิ่งใดสมความมุ่งมาดปรารถนา ไม่เจ็บ ไม่จนกันทุก ๆ คนเลยค่ะ

ขอบคุณกับทุกคำแนะนำอีกครั้งค่ะ

พี่เปิ้ล