5 replies to this topic

[chandee]

มีการแจกจ่ายเอกสาร (Procedure,Work Instruction,Support Document) ให้ทุกหน่วยงานใช้แล้ว แต่ยังไม่ได้ stamp "Original" ในเอกสารไว้เลย
(ถ้าถ่ายเอกสารแล้วแจกจ่ายใหม่ เป็นการสิ้นเปลือง เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมาก ค่ะ) รบกวนแนะวิธีการแก้ไขให้ด้วยนะค่ะ

[Suppadej]

วิธีที่ 1. นำปัญหาเรื่องนี้เข้าประชุมผู้เกี่ยวข้อง แล้วสรุปเป็นมติที่ประชุมออกมาว่าจะเป็นการทำงานลักษณะนี้
จะเป็นการทำแบบเฉพาะกิจ เป็นช่วงเวลาเช่นถ้ามีการ Revised เอกสารใหม่จะทำการ stamp "Original" ในเอกสาร เช่นเดิม หรือเป็นการถาวรก็แล้วแต่มติที่ประชุม แล้วบันทึกเป็นรายงานการประชุมนี้ไว้ด้วยครับ

วิธีที่ 2. ทำประกาศแจ้งแล้วให้ผู้มีอำนาจเซ็นอนุมัติจากนั้นประกาศประชาสัมพันธ์ให้ทุกคนในองค์
กรทราบ ว่าจะเป็นการทำงานลักษณะนี้ (Case แบบนี้ผมเคยทำครั้งนึง ตอนที่ผม Pre-audit เองก่อนที่ CB จะมา Audit แล้วผมตรวจพบว่าการควบคุมเอกสารของบางแผนกไม่เป็นไปตามที่ระบุไว้ใน QP แต่ตอนนั้นก็แก้ไขให้ถูกต้องตาม QP ไม่ทันแล้ว เพราะ CB ใกล้จะมา Audit แล้ว โดยตอนที่ CB มา Audit จริง ทาง Auditor ก็ตรวจพบประเด็นนี้จริงๆ ซึ่งตอนนั้นผมได้นำประกาศฉบับนี้ มาให้ Auditor ดู ซึ่ง Auditor ก็ไม่ได้ Comment แต่อย่างใด ดังนั้น Case นี้ จึงรอดตัวไปได้ด้วยดีครับ แล้วพอหลัง Audit เสร็จก็ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องรีบจัดการแก้ไขให้ถูกต้องตามที่ระบุใน QP ครับ)

วิธีที่ 3. Revised วิธีการปฏิบัติงานเรื่องการแจกจ่ายเอกสารให้ตรงตามขั้นตอนการทำงานลักษณะนี้

วิธีที่ 4. หรือ...รอท่านอื่นแนะนำต่อครับ

[ทิ.]

- สำหรับเอกสารที่เป็นต้นฉบับ จะไม่ต้องประทับข้อความอะไร? ครับ!

- ส่วนเอกสาร (สำเนา) ที่แจกจ่ายไปยังหน่วยงานต่างๆ
จะประทับข้อความว่า "Document Control"

- หลังจากนั้นก็ไปแก้ไขใน QP การควบคุมเอกสาร ให้เหมือนกับ
ที่ได้ปฏิบัติตามข้อความด้านบน .... ครับ!!!

[นุกูล]

ก็ทำไมไม่ตามไป Stamp ล่ะครับ
แจกไปกี่ชุดก็ตามไป Stamp ทุกชุดก็เรียบร้อยแล้วนี่ครับ
และถ้าจะแฟร์ๆหน่อย ก็คงต้องถือว่านี่คือปัญหาที่ต้องจัดการตามระบบ Corrective Action ด้วย
จะได้หาวิธีจัดการเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นภายหลังอีกครับ

[DooK]

ไปเปลี่ยน Procedure สิครับ ว่าเอกสารที่ไม่ได้ stamp อะไร ให้ถือว่าเป็น Original แต่มีข้อแม้คือต้องมีลายเซ็นตัวจริง ของผู้จัดทำ ทบทวน และ อนุมัติ ไว้บนเอกสารฉบับนั้น นะครับ

น่าจะพอใช้ได้ไปก่อนนะครับ

[chandee]

ขอบคุณมาก ๆๆ ค่ะ สำหรับคำแนะนำดีดี ทุกข้อ