11 replies to this topic

[MRKAGA]

สวัสดีครับ
ขอคำแนะนำด้วยครับ -จากการทำ internal audit พบว่าหน่วยงานจัดซื้อมีการจัดทำ Action Plan (5.4.2) ว่าจะทำการประเมินผู้ขายปีละ 2 ครั้ง
ในเดือน 3 และ เดือน 9 แต่ขณะ internal audit เดือน 11 ไม่พบหลักฐานการประเมินผู้ขายในเดือน 9
auditor จึงแจ้งว่าจะออก CAR เพราะไม่สอดคล้องกับ 5.4.2 แต่หน่วยงานจัดซื้อแย้งว่า ข้อ 5.4.2 ระบุว่าให้มีการวางแผนเพื่อให้บรรลุ
ซึ่งทางหน่วยงานก็ได้จัดทำ Action Plan แล้ว
กรณีนี้ผิดข้อกำหนดใดกันแน่ครับ

[Toppy ('o')]

ตามความคิดผมนะครับ

มี Action Plan แล้ว ในแผนบอกว่า จะประเมินเดือน 3 และเดือน 9 แต่เดือน 9 ยังไม่ประเมิน เพราะอะไรครับ อาจต้องข้อข้อมูลเพิ่มเติม

ถ้าลืม อาจขอออกเป็น OBS ก่อนก็ได้ ครับ ยังไม่ถึงขึ้นเป็น CAR

เพราะผมมองว่า Action Plan มันยืดหยุ่นได้อ่ะ

[iso_man]

สวัสดีครับ
ขอคำแนะนำด้วยครับ -จากการทำ internal audit พบว่าหน่วยงานจัดซื้อมีการจัดทำ Action Plan (5.4.2) ว่าจะทำการประเมินผู้ขายปีละ 2 ครั้ง
ในเดือน 3 และ เดือน 9 แต่ขณะ internal audit เดือน 11 ไม่พบหลักฐานการประเมินผู้ขายในเดือน 9
auditor จึงแจ้งว่าจะออก CAR เพราะไม่สอดคล้องกับ 5.4.2 แต่หน่วยงานจัดซื้อแย้งว่า ข้อ 5.4.2 ระบุว่าให้มีการวางแผนเพื่อให้บรรลุ
ซึ่งทางหน่วยงานก็ได้จัดทำ Action Plan แล้ว
กรณีนี้ผิดข้อกำหนดใดกันแน่ครับ

ถ้าจะผืดก็ตามข้อกำหนดขององค์กรเองนะครับ คือ QP ฉบับที่ใช้งานอยู่ ซึ่เวลาออก CAR ก็ให้อ้างถึง QP ที่ใช้งานอยู่ครับ

[MRKAGA]

ขอบคุณครับ ผิดตาม QP จริงด้วย
เพราะ QP ระบุไว้ให้ทำแล้วไม่ทำ
มัวแต่ไปพะวงกับข้อกำหนดจนลืมเหตุผลนี้ไปเลย

[fudy]

ขอแจมด้วยนะขอรับ
ถ้าตาม QP จะอยู่ในข้อ 7.4.1

ถ้าองค์กรกำหนดให้วิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับการประเมินผู้ส่งมอบ แล้วองค์กรต้องมีการวัดและเฝ้าติดตาม
กระบวนการด้วยแล้ว จะผิดข้อกำหนด 8.2.3

[MRKAGA]

ขอแจมด้วยนะขอรับ
ถ้าตาม QP จะอยู่ในข้อ 7.4.1

ถ้าองค์กรกำหนดให้วิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับการประเมินผู้ส่งมอบ แล้วองค์กรต้องมีการวัดและเฝ้าติดตาม
กระบวนการด้วยแล้ว จะผิดข้อกำหนด 8.2.3

QP อ้างจาก 7.4.1 ครับ ตอนนี้ เห็นภาพชัดเจนขึ้นครับ ขอบคุณครับ

[Toppy ('o')]

สวัสดีครับ
ขอคำแนะนำด้วยครับ -จากการทำ internal audit พบว่าหน่วยงานจัดซื้อมีการจัดทำ Action Plan (5.4.2) ว่าจะทำการประเมินผู้ขายปีละ 2 ครั้ง
ในเดือน 3 และ เดือน 9 แต่ขณะ internal audit เดือน 11 ไม่พบหลักฐานการประเมินผู้ขายในเดือน 9
auditor จึงแจ้งว่าจะออก CAR เพราะไม่สอดคล้องกับ 5.4.2 แต่หน่วยงานจัดซื้อแย้งว่า ข้อ 5.4.2 ระบุว่าให้มีการวางแผนเพื่อให้บรรลุ
ซึ่งทางหน่วยงานก็ได้จัดทำ Action Plan แล้ว
กรณีนี้ผิดข้อกำหนดใดกันแน่ครับ

จากโจทย์ บอกว่า Action Plan กำหนด ปี 2 ครั้ง ไม่ได้ทำตาม Action Plan

แต่ตอบว่าผิด QP -*- กำ.........

[fudy]

การเขียน Car มีดังนี้ขอรับ

ปัญหา(Problem) ไม่มีการประเมินผู้ขาย
หลักฐาน(Evidence) ไม่พบหลักฐานการประเมินผู้ขายในเดือนที่ 9
ข้อกำหนด (Requirement) ข้อกำหนด 7.4.1

[MRKAGA]

จากโจทย์ บอกว่า Action Plan กำหนด ปี 2 ครั้ง ไม่ได้ทำตาม Action Plan

แต่ตอบว่าผิด QP -*- กำ.........

คุณทอปครับ เป็นการระบุไว้ใน Action plan แต่ไม่ได้ทำตาม Action plan
ทีนี้การไม่ทำตาม action plan ก็ไม่รู้ว่าผิดข้อกำหนดใด เพราะข้อกำหนดก็ระบุแค่ให้จัดทำแต่ไม่ได้บอกว่าให้ปฏิบัติตาม

แต่พอมาพิจารณา QP ที่อ้างอิง 7.4.1 ระบุว่า ต้องประเมินซ้ำเป็นระยะๆ และเก็บบันทึกไว้
ถ้าด้วยเหตุผลนี้ ทางต้นสังกัดก็แย้งไม่ได้ จึงบอกได้ว่าผิดจาก QP ที่อ้างอิงจาก 7.4.1
อย่างนี้พอจะแบ.... ไหมครับ (กำไว้มันจะเมื่อยนะครับ)

กรณีนี้อาจจะง่ายสำหรับบางคนนะครับ แต่พอโดนแย้งในนาทีนั้นผมก็คิดไม่ได้จริงๆครับ เพราะไปหลงประเด็น Action plan นี่ล่ะ

[fudy]

จากนั้นนำข้อมูล(ปัญหา,หลักฐาน,ข้อกำหนด)ไปเขียนลงในใบ CAR ดังนี้ขอรับ

รายละเอียดของปัญหา ในวันที่ xx/xx/xxxx จากการตรวจติดตามการประเมินผู้ขายพบว่า ไม่มี/ไม่พบหลักฐานการประเมินผู้ขายของเดือนที่ 9 ซึ่งในขั้นตอนการปฏิบัติงาน(QP-xxx-xx) กำหนดให้มีการประเมินผู้ขายในเดือนที่ 3,9 ผิดข้อกำหนด 7.4.1

[webmaster]

มันมองได้หลายมุม

1. ยังไม่พ้นสิ้นปี ออก Observation ก็พอ เพราะ อาจมีความจำเป็นที่ต้องเลื่อนจากเดือน 9 เป็น เดือน 12 ซึ่งยังไม่ถึง (ถึงจะเป็นเหตุผลที่ขอไปทีก็เหอะ) --> ถ้าผมตรวจ ผมเลือกอันนี้ ไม่ต้องปวดหัว

2. ถ้าจะออก CAR และถ้าไม่คิดมากก็ 7.4.1 เลยครับ การประเมินผู้ขายต้องมีเกณฑ์ และวิธีการอยู่แล้ว ถ้ามี Procedure ระบุไว้ ก็ยกประเด็นว่าไม่สอดคล้องกับ Procedure น่าจะมองเห็นง่ายกว่า ไม่ต้องทะเลาะกันด้วย (หมายถึงในองค์กรนะ)

3. จริงๆ ในข้อกำหนด 4.1 วงเล็บสุดท้ายเขาบอกว่า "f) implement actions necessary to achieve planned results and continual improvement of these processes." ถ้าคิดมากหน่อยจะออกข้อนี้ก็ได้ แต่จริงๆ เขาไม่ค่อยออกกัน เพราะมันกว้างไป แต่จะออกก็ได้ สำหรับกรณีที่อยากจะรู้ให้ได้ว่า ถ้าไม่ทำตามแผนแล้วมันผิดข้อกำหนดไหน


ลองวิเคราะห์แบบคนคิดลึกหน่อย..


มองคอนเสปต์แบบกว้างๆ นะครับ P-->D-->C-->A ภาพรวมมันจะบอก ไว้ใน 4.1 ครับ ว่า

ต้องกำหนดกระบวนการคัดเลือก ประเมินผู้ขาย --> กำหนดเกณฑ์ วิธีการ --> เตรียมความพร้อมของทรัพยากร --> เฝ้าติดตาม, วัด วิเคราะห์ --> ดำเนินการให้บรรลุตามแผน และปรับปรุง

ในข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง ระบุว่า


Plan --> 5.4.1 & 5.4.2 กำหนด KPI & วางแผนกระบวนการประเมินผู้ขาย เพื่อให้บรรลุตาม 4.1 ข้างบน และ วางแผนเพื่อให้บรรลุ KPI

Do --> หลักๆ เลยคือ 7.4.1 ต้องมีการคัดเลือก ประเมินผู้ขาย และก็มีข้อกำหนดอื่นๆ ที่เป็นตัวประกอบอีก พวก Support Process ทั้งหลาย

Check --> 8.2.3 มีการเฝ้าติดตามกระบวนการ ซึ่งโดยทั่วไปเรามักพูดถึงแต่ การติดตาม KPI แต่จริงๆ แล้ว น่าจะครอบคลุมถึง การติดตามแผนงานด้วยว่าบรรลุมัี๊๊ย..

The organization shall apply suitable methods for monitoring and, where applicable, measurement of the quality
management system processes. These methods shall demonstrate the ability of the processes to achieve
planned results. When planned results are not achieved, correction and corrective action shall be taken, as
appropriate.

มันเขียนไว้ไม่ค่อยชัดเท่าไหร่ครับ ถ้าเป็นบางมาตรฐาน จะเขียนชัดกว่านี้ ว่าให้ติดตามความสอดคล้องกับแผน หรือ Program ด้วย เช่นของ OHSAS


Action --> 8.2.3 ถ้าไม่บรรลุก็ต้องAction
8.4 --> วิเคราห์ข้อมูลผู้ขาย โดยทั่วไปก็เอาผลการประเมินนี่แหละมาวิเคราะห์
8.5.1 --> ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง อย่างน้อยก็ผ่านช่องทางการวิเคราะห์ หรือ KPI และอื่นๆ


อ่า.. ลองไล่ดูว่า จะให้ผิดข้อกำหนดไหนได้บ้าง

ประเด็นคือ ไม่มีการปฏิบัติตามแผนงานที่กำหนดไว้ ถ้าจะให้ ก็ต้องเป็นตรง Do (ไม่เป็นไปตาม Plan)

หรือออกตรง Check, Action ว่า ผลการ Check ไม่ตรงกับที่ปฏิบัติ หรือเช็คแล้ว ไม่สอดคล้อง แต่ไม่แก้ไข แต่อย่างที่บอกว่า ข้อกำหนดตรงนี้มันคลุมเครือไปนิด (ส่วนใหญ่เลยไม่ได้ Check)

หวยออกน่าจะวนๆ อยู่แถวๆ 7.4.1 ครับ หรือคิดลึกหน่อยก็มอง 4.1 อย่างที่บอก


ถ้า Procedure ระบุไว้ ก็ยกมาออกตาม Procedure เลยครับ แบบ Play safe


ที่ Auditee ตอบน่ะ ถูกแล้วครับ เขามีการวางแผนออกมาแล้ว ไปให้ 5.4.2 คงไม่ได้ ต้องมาดูต่อว่า แผนได้ดำเนินการมั๊ย.. ตรวจสอบยังไง แอ็คชั่นยังไง


แต่ไม่น่าคิดมากกันขนาดนี้นะครับ ผมเขียนตอบนี่ยังมึนเลย..

[Suppadej]

ขอแชร์มุมมองของผมนิดนึงนะครับ

ถ้าผม Audit แล้วพบว่าเค้าไม่สามารถทำได้ตามที่กำหนด แต่เค้ามีการทำ Action plan ไว้ ผมก็ยอมรับนะครับ ไม่ออกทั้ง Obs. และ CAR
แต่จะบันทึกไว้ใน Report ในส่วนของการติดตามครั้งต่อไป ซึ่งผมจะมาติดตามเรื่องนี้ต่ออีกว่าสามารถทำเสร็จหรือยัง ถึงแม้ว่ารอบของการ Audit ครั้งต่อไปมันจะข้ามปีไปแล้วก็ตาม และถึงตอนนั้นเค้ายังไม่ทำอีกก็สามารถออก CAR ได้แบบเต็มที่เลยครับ และ Auditee ก็ไม่สามารถว่าเราได้ครับ เพราะเราจะสามารถพูดได้เต็มที่ว่าเราได้ให้โอกาสเค้าแล้วครับ


ผมคิดว่าเราไม่ควรออก CAR แบบพร่ำเพื่อ เพราะ CAR อะไรที่มันออกง่ายๆ มันจะดูไม่ขลัง (เพราะ Auditee จะมองว่าเราไป Audit แบบจับผิดเค้าครับ)