3 replies to this topic

[ธุจ้า]

ขอความเป็นธรรมด้วยค่ะบริษัทดิฉันมีพนักงานแค่ 4 คน แล้วดิฉันคิดว่าพวกเราทุกคนทำเต็มที่แล้ว ในการตรวจประเมินครั้งแรกทางบริษัทผู้ตรวจส่งอีกอ.อีกท่านมา ซึ่งแนวทางการตรวจต่างกันแล้วดิฉันได้แก้ไขข้อบกพร่องแล้ว แต่พอวันตรวจจริงก็ส่งอาจารย์อีกท่านหนึ่งมา ซึ่งดิฉันคิดว่า เค้าตรวจต่างกัน เหนื่อยค่ะ

Attached Thumbnails

• 
• 
• 
• 

[จอมโจรจอมใจ]

ไม่แน่ใจว่านี่เป็นการ audit ของ CB หรือว่า internal audit ครับ
ถ้าเข้าใจไม่ผิดคงเป็นการ audit โดย Certification body

comment ตาม ไอเดียของจอมโจรฯ และตามข้อมูลที่เล่าให้ฟัง ผสมกับการ 'ทายใจ' คุณแล้วกันนะครับ
แต่ความเห็นต่อไปนี้ เป็นเพียงข้อสังเกต แต่ไม่ใช่วิธีตอบปัญหาของ auditor นะครับ

ประเด็นที่ 1 (8.2.2) การ audit ไม่จำเป็นต้องตรวจครบทุกข้อกำหนดภายในการตรวจคราวเดียว เพียงแต่ ทุกข้อกำหนดจะต้องได้รับการตรวจใน 1 ปี
จอมโจรฯ ไม่ทราบว่า internal audit plan ของคุณมีความถี่ในการตรวจขนาดไหน และการตรวจครั้งล่าสุดที่คุณทำไปนั้นมันเป็นครั้งสุดท้ายของปี 2009 หรือเปล่า
ถ้าเป็นการตรวจครั้งสุดท้ายของปี แล้วยังไม่ได้ตรวจข้อ 8.2.2 8.5.2 8.5.3 ก็ไม่แปลกที่ CB จะขอให้คุณแก้ไขนะครับ แต่ถ้า 3 ข้อกำหนดที่ว่านั่นได้ถูกกำหนดไว้
ในแผนว่าจะตรวจในรอบถัดไป (ซึ่งอยู่ในปีนี้) ก็ไม่น่าจะเป็น CAR แต่อาจเป็น observation หรือ opportunity for improvement
เพราะข้อ 8.5.2 8.5.3 เป็นหัวข้อหลักที่ควรจะต้องมีในการตรวจทุกรอบ

ส่วนเรื่องรายงานการตรวจฯ นั่น ข้อกำหนดก็ไม่ได้บอกว่า ต้องมี รายงานผลการตรวจ (หรือ แม้แต่ checklist) แต่บอกว่า ต้องมีบันทึกกิจกรรมการตรวจประเมินภายใน
เรามีการแจ้งผลการตรวจกับ auditee ยังไงล่ะครับ มีการทำ closing meeting มั้ย? หรือ แจ้งผลทางอีเมล์? ถ้ามีแจ้งใน closing meeting บันทึกที่จะใช้เป็นหลักฐาน
ก็ ข้อมูลที่เราบันทึกลงใน checklist นั่นล่ะ และอาจมี ลายเซ็นต์ผู้ที่เข้าประชุม closing meeting แต่ถ้าแจ้งผลทางอีเมล์ ก็เอาอีเมล์นั่นล่ะ เป็นรายงานผลการตรวจ
ถ้าทำอย่างนี้ จอมโจรฯ คิดว่า auditor ออก CAR ให้เราไม่ได้ แต่อาจเป็น opportunity for improvement

ถ้าจะหาแนวทางในการตอบ ก็ตั้งคำถามกับตัวเองว่า ทำไมข้อกำหนดเหล่านั้นถึงไม่มีการตรวจนะครับ


สำหรับ 7.2 auditor มีหลักฐานอะไรถึงบอกว่าเรายังไม่ได้ส่ง ข้อบังคับการทำงานฯ ล่ะครับ (แต่ประเด็นนี้ไม่ใช่เรื่องใหญ่) ส่วนเรื่อง วันลาพักผ่อน หรือวันลาป่วย
ถ้ายังไม่เป็นไปตามกฎหมายก็ให้นายจ้างแก้ไขให้เป็นไปตามกฎหมายซะเถอะครับ (ค่อนข้างแปลกใจที่ยังมีสิ่งเหล่านี้ในปี 2009^^)
เหมือน 8.2.2 ถาม นายจ้าง ว่า ทำไมมันถึงไม่สอดคล้องกับกฎหมาย

5.6 ถามตนเองเหมือนข้อก่อนๆ ว่าทำไม ข้อมูลมันถึงไม่ตรงกัน หรือทำไม KPIs ของ HR ถึงไม่มีการตรวจวัด

4.2.3 เข้าใจนะครับว่า เรื่อง document control เนี่ย มัน rutine ที่น่าเบื่อ และเป็นภาระ ดังนั้นไม่ควรไปกำหนดขั้นตอนให้มันเยอะจนเกินไป ทำให้มัน simple simple
หรือไม่ก็ปรับปรุงระบบฯ โดยเอาระบบ paperless มาผสมผสานกับ manual ซะ มันก็จะลดงานไปได้มาก

DAR อะไรเนี่ย ข้อกำหนดก็ไม่ได้บอกว่าจะต้องมีนะ แต่เราก็ทำตามตามกันมาจนกลายเป็นสิ่งจำเป็นจะต้องมีไปซะแล้ว

ขอโทษนะครับ หากคำถามนี้อาจไม่ตรงกับสิ่งที่อยากทราบซักเท่าไหร่ อย่าเพิ่งท้อ และอย่าเพิ่งบอกว่า ทำดีที่สุดแล้ว เพราะถ้าพูดอย่างนั้น
มันหมายถึง ฉันไม่สามารถจะทำได้ดีกว่านี้อีกแล้ว ทั้งๆ ที่ความจริง เรายังทำได้ดีกว่านี้อีกเยอะ

[ธุจ้า]

อีกอย่างหนึ่งค่ะเราเพิ่งเริ่มประกาศใช้เอกสารกันเมื่อเดือน 5 ที่ผ่านมาค่ะ

[นายอรรถ]

ขอแชร์นิดหน่อยนะครับ
ในการตรวจประเมินเพื่อ ออกใบรับรองระบบคุณภาพ สิ่งที่ออดิเตอร์ต้องการเห็นก็คือ
อย่างน้อยมีการสร้างระบบให้สอดคล้องกับมาตรฐาน และมีการนำไปใช้จริงในองค์กร และที่สำคัญก็คืออย่างน้องต้องครบรอบในทำระบบอบ่างน้อย 1 รอบครับ
คือคุณต้องมีการเขียนเอกสาร สอนคนงาน นำไปใช้ วัดผลการทำงานตาม KPI ปรับปรุงแก้ไขเมื่อไม่ได้เป้า ทำอินเทอร์นอลออดิท และ ทำเมเนจเม้นท์รีวิว อย่างน้อย 1 ครั้งครับ
คำว่าอินเทอนอลออดิท และเมเนจเม้นท์รีวิว นี่ก็ต้องทำให้ครบทุกหัวข้อทุกขบวนการก่อนครับ จึงจะออกใบรับรองให้ได้ ส่วนจะทำได้ดีมั้ย สมบูรณ์มั้ย มันก็อีกเรื่องหนึ่ง แต่อย่างน้อยต้องทำ
ส่วนเรื่องการพึ่งประกาศใช้เมื่อไหร่ไม่ใช่ประเด็นครับ เมื่อประกาศก็ต้องใช้ เมื่อใช้ก็ต้องทำให้ครบ