11 replies to this topic

[dee]

พอดีว่าช่วงนี้บริษัทฯ กำลังตรวจติดตามภายในอยู่ค่ะ พอดีว่าจะรบกวนเพื่อนๆ ช่วยดูผลการตรวจกระบวนการจัดส่งประเด็นที่ส่งมาให้หน่อยค่ะว่าถูกต้องหรือไม่
1. สอบถามเกี่ยวกับกรณีที่ไปส่งสินค้าให้ลูกค้าแล้วเกิดอุบัติเหตุระหว่างทาง หรือ เกิดทำสินค้าเสียหายระหว่างขนส่งสินค้าขึ้นรถลงรถ ได้มีการบันทึกรายละเอียดความเสียหายที่เกิดขึ้นไว้หรือไม่อย่างไร จัดส่ง ตอบ มีการลงบันทึกไว้ในสมุดปกอ่อนของฝ่ายจัดส่ง แต่ไม่มีแบบฟอร์มบันทึกโดยตรง (7.1) สรุปผลการตรวจ Observe ควรทำแบบฟอร์มไว้โดยเฉพาะสำหรับบันทึกข้อมูลความเสียหาย
2. สืบเนื่องจากข้อ 1 พบว่ามีการบันทึกข้อมูลความเสียหายลงในแบบฟอร์มชื่อบันทึกสรุปข้อมูลการขนส่งล่าช้าแ
ละสรุปความเสียหายอันเนื่องมาจากการจัดส่ง แต่ไม่มีรหัสเอกสาร ซึ่งได้ไปทวนสอบกับ DCC พบว่าแบบฟอร์มนี้ยังไม่มีการขึ้นทะเบียน สรุปผลการตรวจ ออก car ให้ จัดส่ง และ dcc เนื่องจากนำแบบฟอร์มมาใช้โดยที่ยังไม่ขึ้นทะเบียน(4.2.4)
3. พบว่าแบบฟอร์มการเคลมสินค้า TR0201 ของเดือน มิถุนายน , กรกฏาคม มีลายเซ็น ผู้อนุมัติแล้ว แต่ในช่องผู้จัดทำ ยังไม่มีลายเซ็น สรุปผลการตรวจ ให้ observe
4. พบว่า บิลใบส่งของ TR0203 ของเดือนมิถุนายน ให้ร้าน สะพานสูง มีลายเซ็นของผู้จัดส่ง แต่ไม่มีลายเซ็นต์ผู้รับสินค้า จัดส่งตอบ บิลที่เห็นเป็นสำเนาของจัดส่ง จึงยังไม่มีลายเซ็น ตัวต้นฉบับอยู่ที่ฝ่ายขาย (ซึ่งได้ไปทวนสอบดูที่ฝ่ายขายก็พบว่ามีลายเซ็นจริง แต่ไปพบบิลอีกฉบับ ที่ส่งไปแล้วยังไม่มีลายเซ็นผู้รับ ) สรุปผลการตรวจ ให้ observe ควรมีลายเซ็นที่ตัวสำเนาด้วย เพราะตอนไปส่งบิลติดกัน 4 ใบ ก็น่าที่จะมีลายเซ็นเหมือนกันหมด
5. สอบถามเกี่ยวกับการวางแผนงานของจัดส่งว่ามีหรือไม่ จัดส่งตอบ ไม่มีเพราะพึ่งเข้ามาทำงาน กำลังดำเนินการจัดทำอยู่ ซึ่งค่อนข้างทำลำบากเพราะเที่ยวรถจัดส่งมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา สรุปผลการตรวจ CAR
ก็รบกวนแนะนำด้วยค่ะว่าผลการตรวจถูกต้องหรือไม่ ค่ะ ซึ่งโดยสรุปการไปตรวจหน่วยงานอื่นๆ ก็ยังต้องเจอประเด็นพวกนี้อีก เช่น การเซ็นชื่อในบันทึกไม่ครบ(มีผู้อนุมัติ ไม่มีผู้จัดทำหรือมีผู้จัดทำไม่มีผู้อนุมัติ), นำแบบฟอร์มไปใช้แต่ยังไม่นำไปขึ้นทะเบียน(DCC แย่เลย), มีฟอร์มขึ้นทะเบียนแล้วแต่ไม่ใช้ไปใช้ฟอร์มที่ทำขึ้นเองซึ่งยังไม่ขึ้นทะเบียน อ้อแล้วมีอีกประเด็นนึงค่ะอันนี้ DCC โดน CAR กับจัดซื้อค่ะ ตรวจเรื่อง outsource ว่าไม่ได้มีการประเมินหรือไม่อย่างไร จัดซื้อตอบว่ายังไม่ได้มีการประเมินเพราะว่าฟอร์ม DCC ยังไม่นำมาแจกให้ ก็เลยยังไม่ได้ประเมิน แต่วันที่บังคับใช้เป็น วันที่ 1/8/52 ค่ะ รบกวนเพื่อนๆๆ อาจารย์ช่วยแนะนำด้วยค่ะ
ขอบคุณค่ะ

[ทิ.]

- ข้อ 3,4,5 -----> OK ครับ!!!

[dee]

- ข้อ 3,4,5 -----> OK ครับ!!!

ขอบคุณมากค่ะคุณทิ พอดีว่าตอนนี้เป็นคนกลางที่ต้องนำบันทึกการตรวจติดตามของแผนกที่ auditor ส่งให้ Qmr มาทำการ recheck อีกทีน่ะค่ะ ว่าเหมาะสมที่จะออก เป็น car/par หรือ checklist บันทึกข้อมูลสมบูรณ์หรือไม่ (คือความรู้แค่หางอึ่งเองค่ะ) ก็ต้องพยายามทำให้เต็มที่ที่สุด
ขอบคุณมากอีกครั้งค่ะ

[ทิ.]

- สำหรับข้อ 3 ตรงช่องผู้จัดทำ
ถ้าไม่มีลายเซ็นต์ผู้จัดทำก็คงให้
เต็มที่แค่ 2 ครั้ง แต่ถ้าครั้งที่ 3 หรือ
ใบบันทึกที่ 3 ยังมีอีก แบบนี้ต้องออก CAR
เพราะว่าเหตุการณ์เกิดขึ้นซ้ำๆ กัน...ครับ!!!

[dee]

- สำหรับข้อ 3 ตรงช่องผู้จัดทำ
ถ้าไม่มีลายเซ็นต์ผู้จัดทำก็คงให้
เต็มที่แค่ 2 ครั้ง แต่ถ้าครั้งที่ 3 หรือ
ใบบันทึกที่ 3 ยังมีอีก แบบนี้ต้องออก CAR
เพราะว่าเหตุการณ์เกิดขึ้นซ้ำๆ กัน...ครับ!!!

ขอบคุณค่ะ(ต้องออก CAR แล้วค่ะเพราะทุกใบของเดือนมิ.ย. - ณ ปัจจุบันไม่มีลายเซ็นต์ผู้จัดทำเลยค่ะ แล้วผิดข้อกำหนดข้อ 4.2.4 หรือ 4.2.3 คะ

[ทิ.]

- ไม่ใช่ทั้งข้อกำหนด 4.2.3 ,4.2.4 ....ครับ!

[dee]

- ไม่ใช่ทั้งข้อกำหนด 4.2.3 ,4.2.4 ....ครับ!

เอ..........เพราะกรณีที่ auditor พบบ่อยเวลาไป audit ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการจัดส่ง,จัดซื้อ, ผลิต, ขาย, บุคคล ฯลฯ เมื่อพบบันทึกที่ทำเรียบแล้ว หรือไม่เรียบร้อย (ลายเซ็นต์มีไม่ครบทุกช่องที่กำหนดไว้ หรือไม่มีลายเซ็นต์เลย หรือมีการลงบันทึกไม่ครบทุกรายละเอียดตามแบบฟอร์มที่กำหนดไว้) อย่างกรณีบันทึก NC ต่างๆ ถ้าไม่มีลายเซ็นอนุมัติก็ต้องผิดข้อ 8.3 ตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ใช่มั๊ยคะ แต่พวกบันทึกอื่นๆ ที่ระบบไม่ได้กำหนดความจำเป็นที่จะต้องมี แต่บริษัทฯ จัดทำขึ้นมาเพื่อสะดวกต่อการทำงานหรือเหตุผลอื่นๆ แล้วขึ้นทะเบียนควบคุมไว้ เวลาทำบันทึกออกมาแล้วไม่มีลายเซ็นต์ผู้จัดทำหรืออนุมัติอย่างนี้จะผิดข้อกำหนดไหนค่
ะ คืออันนี้ไม่ทราบเลยค่ะ ขอบคุณค่ะอาจารย์ทิ

[ทิ.]

- รอสักครู่..ครับ!
เดี๋ยวจะอธิบายแบบ ให้เข้าใจทั้งหมดเลย...ครับ!
(เตรียมกระดาษจดประมาณ 3 หน้า ก็พอ ครับ!!!)

[dee]

- ขอโทษที...พอดีติดประชุมเกี่ยวกับ
การเขียน QP เรื่องการฝึกอบรม เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา
เริ่มเลยนะครับ....!

- เท่าที่ตอบมารู้สึกว่า การใช้ CAR กับ NCR ยังมีความสับสน
อยู่ ผมจึงได้ฝาก File เกี่ยวกับ การใช้ CAR กับ NCR ว่ามีการ
ใช้งานแตกต่างกันอย่างไร? ครับ!!!

- NCR -----> ข้อกำหนด 8.3
- CAR -----> ข้อกำหนด 8.5.2

[attachment=1877:_ารใช้_NCR_และ_CAR.pdf]

ไม่เป็นไรค่ะเพราะเป็นฝ่ายรบกวนเวลาของอาจารย์ทิเองค่ะ และขอบคุณมากนะคะ.. ได้ความกระจ่างชัดเจนมากขึ้นเลยค่ะ เพราะที่ผ่านมา auditor ที่บริษัทฯ จะเน้นออก CAR/PAR โดยอ้างอิงไปที่ข้อกำหนดหมดเลยค่ะ โดยเฉพาะข้อที่ Auditor หาข้อที่อ้างอิงไม่ได้ก็จะใส่การอ้างอิงเป็นข้อ 4.2.3 หรือไม่ก็ 4.2.4 ตลอดเลยค่ะ ทั้งๆ ที่ความจริงอาจจะสอดคล้องกับข้อกำหนดแต่ไม่สอดคล้องกับการปฏิบัติงานหรือสอดคล้องกับ
ข้อกำหนดแต่อาจปรับปรุงให้ดีขึ้นได้
ขอบคุณมากๆๆค่ะสำหรับข้อแนะนำดีดีค่ะ

[ทิ.]

- แต่ถ้าเรา ตรวจพบแล้วเข้าข่าย
ผิดทั้ง 3 กรณี ดังกล่าว ก็แสดงว่า
ผิดข้อกำหนด 7.5.5 ,4.2.3 ,4.2.4 ... ครับ!!!

[ทิ.]

- ไม่เป็นไร...ครับ! (ยินดี ตอบคำถามให้!)

[dee]

- ไม่เป็นไร...ครับ! (ยินดี ตอบคำถามให้!)

ขอบคุณปิดท้ายอีกครั้งค่ะ ขอบคุณมากๆๆๆค่ะ