12 replies to this topic

[doraemy]

รบกวนผู้รู้ช่วยตอบด้วยค่ะ เผอิญจะถูกตรวจ INTERNAL AUDIT เดือนหน้านี้ค่ะ เลยอยากทราบว่าพนักงานจำเป็นจะต้องมี JOB DESCRIPTION ติดตัวไว้หรือไม่คะ และปกติแล้ว JOB DESCRIPTION ควรจะจัดเก็บไว้อยู่ที่ไหนคะ

[จอมโจรจอมใจ]

ไม่ต้องตื่นเต้นตกใจไปหรอกครับ....
การตรวจ JD เขาก็ตรวจที่ ผู้รับผิดชอบหลัก ซึ่งส่วนใหญ่ HR จะต้องเป็นผู้รับการตรวจ
และถ้า Jackpot แตก สุ่มมาขอตรวจของคุณก็ไม่แปลกอีกนั่นล่ะ HR ก็จะต้อง โค เอ๊ย coordinate
กับผู้ที่เกี่ยวข้อง จัดให้มันมีซะก็สิ้นเรื่อง

แต่ผมคิดว่า JD ของคุณต้องมีแล้วล่ะครับ แต่มันไม่ได้อยู่ในเอกสารที่ชื่อว่า "Job description"
ไม่งั้นคุณคงทำงานมาจนถึงวันนี้ไม่ได้ ซึ่งผมคิดว่า JD ของคุณก็อาจจะอยู่ในรูป
ของ scope งานที่อยู่ในลักษณะ ผังโครงสร้างของแผนก/องค์กร และมีกำหนดหน้าที่งานกว้างๆ เอาไว้
ส่วน competence หรือ Job specification ก็อาจจะค้นได้จาก 'ใบขอนุมัติอัตรากำลังคน' ซึ่งน่าจะค้นได้จาก
แฟ้มประวัติของคุณ ที่ HR นั่นไง (ต้องเก็บไว้จนกว่าพนักงานจะลาออก)

บริษัทที่ผมเคยทำงานด้วย ไม่ค่อยจะไว้วางใจคนของตัวเองเท่าไหร่ จึงไป จ้าง consult มาทำ project นี้กัน
เอิกเริกใหญ่โต เสียเงินไปมาก (job ละ 2500 ทั้งหมดมี 300 job คิดเป็นเงินก็ 750,000 บาท) HR ที่ซี้ๆ กัน
แอบส่งมาให้ผมดู แม้ผมจะไม่เก่งเรื่องนี้ แต่ก็อยากจะบอกว่า เนื้อหาใน JD มันเป็นอะไรที่ด้อยคุณภาพ
เพราะ consult ซึ่งไม่เข้าใจงานดีพอ review เนื้อหาซะเละตุ้มเปะ งานจริงกับในกระดาษมัน แตกต่างกันราวฟ้ากับเหว
และแถมเอา KPIs อะไรมายัดไว้ใน JD เต็มไปหมด และ จนเวลาผ่านมาถึงวันนี้ โทรถามเพื่อนก็ยังไม่เห็นประกาศใช้
แปลง่ายๆ ว่าเสียเงินฟรี นั่นล่ะ

ถ้าไม่คิดมาก แค่มีเป็น ผังโครงสร้างองค์กร กำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบกำหนดไว้ และ กำหนด spec ของคนที่ทำหน้าที่
ต่างๆ ให้เป็นที่เป็นทางซักหน่อย มันก็พอแล้วล่ะครับ

[อยากรู้(แต่ไม่อยากถาม)]

ขออนุญาตเพิ่มเติมหน่อย นะครับ
ส่วนใหญ่ที่ผมเคยเจอ ในการตรวจเรื่องแบบนี้
Auditor มักจะสุ่มพนักงานมาคนหนึ่ง(พนักงานที่หน้างาน) แล้วก็สอบถาม ถึงงานที่ทำ
แล้วก็สังเกตดูว่า พนักงานคนนั่น ปฏิบัติงานได้อย่าง คล่องแคล่ว
มีประสิทธิภาพดีหรือเปล่า ฯลฯ จากนั้น ก็จดรหัสพนักงาน กลับมา
พอมาถึงการตรวจที่ฝ่ายบุคคล ก็จะเอารหัสพนักงาน มาตรวจสอบที่ฝ่ายบุคคล
ว่าพนักงานคนนั้นมี JD อย่างไร แล้วก็อาจดูประวัติฝึกอบรมเพิ่มเติม เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานคนนั้น
สามารถปฏิบัติงาน ได้ตามJD ที่กำหนดไว้ครับ

[วารีทองคำ]

อย่างที่ท่านพี่จอมโจรฯ บอกครับ
ผมขอแนะนำของผมหน่อยแล้วกัน
ที่ผมเคยทำ JD ต้นฉบับอยู่กับ HR ครับ แต่ถ้าเผื่อไว้ ก็ให้ทำสำเนาแล้วส่งให้หัวหน้าแต่ละแผนกเก็บ JD ในทุกตำแหน่งของแผนกเอาไว้
หัวหน้าจะได้ทบทวนรายละเอียดใน JD ได้อย่างสม่ำเสมอ ( JD ที่ผมทำจะมีทั้ง JS และ KPIs อยู่ในนั้น แต่เป็นการเขียนที่ร่วมกับหัวหน้าแผนกแต่ละแผนกเขียนขึ้นนะครับ ไม่ได้นั่งเทียนเขียนเอง)
ไม่ต้องให้พนักงานทุกตำแหน่งเป็นคนเก็บไว้ก็ได้ เคยลองแล้ว แล้วมันก็หายสาบสูญไปเลย แต่ควรให้พนง.รู้ว่า JD เก็บไว้ที่ไหน หรือจะอ่านได้จากที่ไหน
ก็ลองคุยกับ HR ดูครับ

[webmaster]

รบกวนผู้รู้ช่วยตอบด้วยค่ะ เผอิญจะถูกตรวจ INTERNAL AUDIT เดือนหน้านี้ค่ะ เลยอยากทราบว่าพนักงานจำเป็นจะต้องมี JOB DESCRIPTION ติดตัวไว้หรือไม่คะ และปกติแล้ว JOB DESCRIPTION ควรจะจัดเก็บไว้อยู่ที่ไหนคะ

ไม่จำเป็นต้องติดตัวพนักงานครับ แต่องค์กรต้องสื่อสารให้พนักงานทราบว่า พนักงานแต่ละคนมีอำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบอะไรบ้าง ซึ่งอาจเป็นการสื่อสารโดยวาจา หรืออาจให้เซ็นชื่อรับทราบ ก็ได้

ข้อกำหนดไม่ได้ต้องการ JD แต่ที่ทำคือ เป็นสากลนิยม เป็น Tool ตัวหนึ่งของ Human Resource Management

มีเหตุผลนึงที่เค้าไม่ค่อยอยากแจก JD ให้พนักงานถือ (ผมเดาเอานะ) สมัยเรียน อาจารย์เคยเล่าให้ฟังว่า เคยมีคดีที่ลูกจ้าง ฟ้องร้องนายจ้างว่า ให้ทำงานที่ไม่ได้ระบุใน Job Description ประมาณนี้แหละ ซึ่งผล ก็จำไม่ได้แล้วว่าใครชนะ ใครจำได้ช่วยเล่าเป็นกรณีศึกษาหน่อยก็ดีครับ


ส่วน JD เก็บที่ไหน ก็อย่างที่ท่านๆ ข้างบนช่วยกันแนะนำครับ

[วารีทองคำ]

ท่านพี่เวบฯ คดีนั้นไม่รู้เหมือนกันครับ แต่จะมีการเขียนป้องกันครับ โดยจะแบ่งหัวข้องานเป็นข้อๆ
แล้วจะมีตรงหัวข้องานในข้อสุดท้ายของเกือบทุกตำแหน่งจะมีหัวข้อ "การจัดการงานทั่วไป" หรือ "งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย" ครับ
แล้วก็ใช้การเซ็นรับทราบใน JD เป็นการยืนยันยอมรับภาระหน้าที่ในตำแหน่งงานนั้นๆ ครับ

[วารีทองคำ]

เก็บครับ ขอบคุณท่านพี่ทิ.ครับ

[จอมโจรจอมใจ]

ท่านพี่เวบฯ คดีนั้นไม่รู้เหมือนกันครับ แต่จะมีการเขียนป้องกันครับ โดยจะแบ่งหัวข้องานเป็นข้อๆ
แล้วจะมีตรงหัวข้องานในข้อสุดท้ายของเกือบทุกตำแหน่งจะมีหัวข้อ "การจัดการงานทั่วไป" หรือ "งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย" ครับ
แล้วก็ใช้การเซ็นรับทราบใน JD เป็นการยืนยันยอมรับภาระหน้าที่ในตำแหน่งงานนั้นๆ ครับ

ขออนุญาตเพิ่มเติมครับ

หัวหน้างานทั้งหลายไม่ควรวางใจกับ คำว่า 'งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย' เพราะหัวหน้างานหลายๆ คน หน้าแหกหมอไม่รับเย็บมาแล้ว จากคำพิพากษาของศาลแรงงานฯ ที่ วินิจฉัยว่า งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมายนั้นน่ะ จะต้องเป็นงานที่เกี่ยวเนื่องกับหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก การให้ พนักงานขับรถ ไปทำสวนที่บ้าน ไม่ได้อยู่ในขอบเขตหน้าที่ของพนักงานขับรถ นะจ๊ะ ตัวเอ๊งงงงงง

[วารีทองคำ]

ขออนุญาตเพิ่มเติมครับ

หัวหน้างานทั้งหลายไม่ควรวางใจกับ คำว่า 'งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย' เพราะหัวหน้างานหลายๆ คน หน้าแหกหมอไม่รับเย็บมาแล้ว จากคำพิพากษาของศาลแรงงานฯ ที่ วินิจฉัยว่า งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมายนั้นน่ะ จะต้องเป็นงานที่เกี่ยวเนื่องกับหน้าที่ความรับผิดชอบหลัก การให้ พนักงานขับรถ ไปทำสวนที่บ้าน ไม่ได้อยู่ในขอบเขตหน้าที่ของพนักงานขับรถ นะจ๊ะ ตัวเอ๊งงงงงง

น่าจะเป็นพวกขรก.นะนั่น

[อยากรู้(แต่ไม่อยากถาม)]

เก็บข้อมูล
ขอบคุณครับ

[ทิ.]

- อย่าลืมไปรับของฝากด้วย...!
อยู่ในกระทู้ "บทบาทมืออาชีพของผู้บริหาร...."...ครับ!!!

[doraemy]

ขอบคุณมากค่ะ ทำให้กระจ่างขึ้นมากเลยค่ะ

[DCC]

ขอบคุณค่ะ