ข้อ 1
procedure หมายถึง เอกสารแม่บทของแผนกหรือฝ่าย ที่อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับ ภาพรวมหรือขอบเขตของกิจกรรมการดำเนินงาน, กระบวนการต่างๆ ของกิจกรรม, ขั้นตอนในแต่ละกระบวนการที่พนักงานแต่ละตำแหน่งจะต้องปฏิบัติ, รายชื่อเอกสาร/แบบฟอร์มที่ใช้งาน, รายชื่อบันทึก และระยะเวลาในการจัดเก็บ
สำหรับ Work instruction หมายถึง เอกสารย่อยของเอกสารแม่บท (procedure) ซึ่งจัดทำขึ้นในกรณีที่ ขั้นตอนที่ระบุไว้ในเอกสารแม่บท เป็นขั้นตอนที่ยากหรือซับซ้อน จึงจำเป็นจะต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติเพิ่มจากเอกสารหลัก จึงจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทำงานได้อย่างถูกต้องยิ่งขึ้น
ข้อ 2 จำนวนไม่ใช่สาระสำคัญ สิ่งที่สำคัญคือ มีขั้นตอน และวิธีปฏิบัติ ครอบคลุมกิจกรรมต่างๆ ที่อยู่ในความรับผิดชอบ หรือไม่
ข้อ 3 ก่อนที่จะไปเขียน procedure แนะนำให้เริ่มจากการ
ระบุ กระบวนการหลักๆ (ที่อยู่ในขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ)--->ระบุ เป้าประสงค์ของแต่ละกระบวนการให้ครบทั้งเป้าประสงค์หลัก และรอง --->ทำ process flow ของแต่ละกระบวนการ และตรวจสอบให้มั่นใจว่า ขั้นตอนที่เขียนมาน่ะ ทำให้บรรลุเป้าหมายประสงค์ที่เขียนไว้หรือเปล่า และปรับปรุง--->เขียน procedure และทบทวนซ้ำว่า มันมีรายละเอียดสอดคล้องกับ process flow หรือเปล่า-->ทดลองเอาไปปฏิบัติด้วยตนเอง และปรับปรุงให้มัน lean-->เอาไปให้คนที่เกี่ยวข้องทบทวน--->เอาไปให้ ผู้ที่มีอำนาจลงนามอนุมัติ
ยกตัวอย่าง warehouse department ของบริษัท A
1. ระบุกระบวนการหลักๆ พบว่า warehouse ประกอบไปได้ด้วยกระบวนการ ดังต่อไปนี้
1.1 การหาลูกค้าและ รวบรวมข้อกำหนด/ความต้องการของลูกค้า
1.2 การจัดทำ และเสนอ solutions/ราคา
1.3 การรับสินค้า
1.4 การจัดเก็บสินค้า
1.5 การเบิกจ่าย และจัดเตรียมสินค้า
1.6 การจัดส่งสินค้า
1.7 การแจ้งหนี้
2. ระบุ เป้าประสงค์หลัก และรองของ 1.1-1.7
3. เขียน process flow 1.1-1.7
4. เขียน procedure โดยอาจเขียน ขั้นตอนการปฏิบัติ 1.1-1.7 รวมไว้ในฉบับเดียวกัน หรือ แยกออกเป็นกระบวนการ 1.1-1.7 ก็แล้วแต่สะดวก
5. พิจารณาดูว่า ใน 1.1 - 1.7 มีขั้นตอน หรือกิจกรรม หรืองานใด ที่มันซับซ้อน ยาก มีจุดเสี่ยงฯลฯ
ก็เขียนเป็น work instruction ซึ่งไม่จำเป็นจะต้องทำ work instruction ในทุกๆ ขั้นตอน แต่เลือกเฉพาะที่พิจารณาแล้วเห็นว่ามันซับซ้อน ยาก มีจุดเสี่ยง เช่น
5.1 ในกระบวนการรับสินค้า (1.3) มีขั้นตอนของการ ยกสินค้าลงจากรถ ทั้งนี้สินค้าบรรจุไว้ใน pallet ที่หลากหลาย
จึงพิจารณาจัดทำ work instruction เรื่อง การเคลื่อนย้ายสินค้าด้วยรถยก สำหรับสินค้า..........ฯลฯ
5.2 ในกระบวนการจัดเก็บสินค้า (1.4) กระบวนการนี้มีการจัดเก็บสินค้าบน ชั้นวางสินค้า และมีโอกาสที่สินค้าจะตกหล่น หรือรถยกไปเกี่ยวกับ ชั้นวางสินค้าจนโค่นล้มลงมา ในเคสนี้ก็มีการพิจารณาจัดทำ work instruction เรื่อง การยกสินค้าขึ้น-ลง จากชั้นวางสินค้า...... ฯลฯ
5.3 ในกระบวนการจัดส่งสินค้า (1.6) มีขั้นตอนของการบรรจุสินค้าในรถบรรทุก หากรัดตรึงสินค้าไม่ดี สินค้าก็มีความเสี่ยงจะล้มระเนระนาด ในระหว่างทาง
และด้วย สินค้ามีหลากหลาย การรัดตรึงสินค้าแต่ละชนิด จึงต้องทำให้เหมาะสมกับสินค้าแต่ละประเภท จึงพิจารณาจัดทำ work instruction เรื่อง การบรรจุ และการรัดตรึงสินค้าเหล็ก Coil ฯลฯ
บลา บลา บลา
