4 replies to this topic

[supattrafon]

ขออนุญาติโพสสอบถามนะค่ะ คือบริษัทที่ท่านใดทำงานอยู่นั้น มีWI ควบคุมการตั้งชื่อ WI ของแต่ละหน่วยงานไหมค่ะ หรือมีWI ที่ทำขึ้นมาเฉพาะ DCC หรือ QMR เท่านั้น น่าแปลกค่ะ ตรงนี้ผู้บริหารให้ดำเนินการจัดการเรื่องการตั้งชื่อของ WI ทุกหน่วยงาน โดบชี้แจงให้เหตุผลว่า ยากต่อการค้นหาและไม่เป็นระเบียบและระบบ แล้วก็สั้งการให้ DCC ดำเนินการจัดทำ WI ควบคุมการตั้งชื่อของทุกหน่วยงาน (ไม่เกี่ยวกับการตั้งรหัสเอกสารนะค่ะ เพราะตัวนี้มีอยู่แล้ว) เป็นงง ผู้รู้ท่านใดพอที่จะมีทางออกให้บ้างไหมค่ะ ทางหน่วยงานบบริหารคุณภาพ ตอนนี้นั่งคุยกันอยู่กับปัญหาดังกล่าว ปวดเศียร์เยยย (เหตุผลเพราะเอกสารทุกประเภทของบริษัทมีการทบทวนและชัดเจนอยู่แล้วค่ะ) เราจะมีแนวทางออกแบบใหนบ้างค่ะ ที่จะอธิบายให้ CEO เข้าใจในเรื่องดังกล่าว รบกวนค่ะ ขอบพระคุณเป็นอย่างสูง (ขออภัยหารโพสนี้รบกวนท่าน) ISO Officer / Document Control Center

[จอมโจรจอมใจ]

ที่บริษํทฯ จอมโจร มีหลายสาขาที่ทำงานเหมือนกัน

เช่น สาขา มาบตะพุด   แหลมฉบัง 1  2  3    บางบ่อ   สุวรรณภูมิ   นวนคร ฯลฯ

พวกนี้ มีงานเหมือนกันเป๊ะ  คือ แต่ละสาขาก็ให้บริการขนส่งด้วยรถบรรทุก  และจัดเก็บสินค้า

 

ส่วนสาขาเชียงใหม่   สาขาสุวรรณภูมิก็เหมือนกัน คือ นำเข้า ส่งออกสินค้าทางอากาศ

 

มีโอกาสสูงมากที่จะ มีเอกสารที่มีชื่อเหมือนกันครับ

แต่ถึงแม้ชื่อเอกสารจะเหมือนกัน  รับรองได้ว่า เลขรหัสเอกสารจะไม่เหมือนกัน

และขอบเขตของการบังคับใช้ในเอกสารแต่ละฉบับก็จะไม่เหมือนกัน

ดังนั้น ชื่อเหมือนกันก็ไม่ได้มีปัญหาอะไร

 

อย่างไรก็ตาม  เอกสารทุกอย่างจะต้องส่ง รายละเอียดมาขอเลขรหัสที่ส่วนกลาง

ซึ่ง Doc controller ส่วนกลาง  ก็จะต้องตรวจสอบชื่อ ว่าซ้ำกับ ชื่อเอกสารที่ขึ้นทะเบียนไว้ก่อนนี้หรือไม่

ถ้าซ้ำก็จะแนะนำไปว่า มันซ้ำนะ  และแนะนำให้ตั้งชื่อที่แตกต่างกันนิดหน่อย

ถ้ายืนยันจะใช้ชื่อนั้นก็ได้ ตามเหตุผลข้างบน

[Food Safety]

เห็นด้วยกับคุณจอมโจร

 

แต่ขออนุญาตเพิ่มเติม  ปกติการแสดงความทันสมัยของเอกสารในระบบและในองค์กร ใช้วิธีการสื่อสารผ่านทาง Master List

 

ซึ่งหลายองค์กร จะใช้การวางไว้ใน Shared Drive เพื่อให้ผู้ที่อยู่ในระบบคุณภาพขององค์กรสามารถเข้าถึงและเห็นความทันสมัยของเอกสาร

 

และของ revision เอกสารได้  ดังนั้นอันนี้อาจเป็นอีกแนวทางหนึ่งที่จะทำให้ผู้ค้นหา (ผู้บริหาร) ใช้เวลาในการหาเอกสารได้เร็วขึ้น ไวขึ้น และไม่สับสนในชื่อ 

 

เอกสารได้ 

[iso_man]

WI การตั้งชื่อหน่วยงานเพิ่งเคยได้ยินนี่แหระครับ โดยส่วนมากการจะจัดตั้งหน่วยงานต่างๆ จุดเริ่มต้นมันมาจากโครงสร้างการบริหารงานขององค์กรนั้นก่อน (Organization Chart) ดังนั้นหากท่านมีโครงสร้างมากเท่าไร การให้รหัสหน่วยงานก็อิงกับโครงสร้างนั้นได้ เช่น ท่านมีโรงงาน 5 โรงในพื้นที่เดียวกัน ท่านก็กำหนดโครงสร้างการตั้งรหัสไปว่า โรงงาน 1 (Fac 1) พอแต่ละโรงงานมีหน่วยงานย่อยในโรงนั้นก็อ้างอิง เช่น หน่วยงานขึ้นรูปโรงงาน1 (PFac 1) เป็นต้นก็มองภาพออกแล้วว่าเป็นอย่างไร

[supattrafon]

ขอขอบพระคุณอาจารย์ผู้รู้ทุกท่านค่ะ ตอนนี้ดำเนินการจัดทำ(แบบมึนๆๆ) ถึงขั้นตอนการ Memorandum แจ้งไปยังผู้จัดการทุกหน่วยงานให้ดำเนินการ Review เอกสารทุกประเภท ในหน่วยงานของตนเอง โดยเริ่มจากการ จัด Group ประเภทของบันทึกต่างๆ เพื่อให้สอดคล้องกัน จากนั้นแล้วผู้จัดการทุกแผนก ทบทวนชื่อเอกสารRename ใหม่ทั้งหมด(เน้นเป็นภาษาอังกฤษ) จากนั้นจับกลุ่ม เช่น Procedure ระบอ้างอิง WI อะไร Doc อะไร บ้าง
ให้อยู่ในหมวดหมู่เดียวกัน แล้วตั้งชื่อให้สอดคล้องกันให้มากที่สุด

การดำเนินการขั้นต้นนั้น

รบกวนอาจารย์ผู้รู้ชี้แนะด้วยค่ะ

Best regards