5 replies to this topic

[moomod]

คือ บริษัทกำลังจะทำเอกสาร iso 9001 แล้วพบว่า ประวัติพนักงานของเก่าไม่มีเลขรหัสเอกสาร จะเอาเข้าระบบต้องให้ HR เขียนใบประวัติใหม่ในแบบฟอร์มาที่มีรหัสหรือป่าวคะ หรือว่าใช้ของเดิมที่ไม่มีรหัสเอกสารคะ

 

 

[จอมโจรจอมใจ]

อืมมม์ ปูพื้นฐานกันก่อน 

บันทึก หมายถึง  หลักฐาน  ที่แสดงให้เห็น ผลของการดำเนินงานของแต่ละหน่วยงาน   ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบเอกสาร, สื่ออิเล็คทรอนิกส์,  ภาพถ่าย  บลา บลา บลา

 

จอมโจรฯ  แบ่งบันทึก ออกเป็น 2 ลักษณะนะ

บันทึกลักษณะที่ 1  คือ  ข้อมูลที่เรากรอกลงในแบบฟอร์มมาตรฐานของบริษัทฯ (แบบฟอร์มประเภทนี้  จะเป็นแบบฟอร์มที่มีเลขรหัส กำกับไว้)

บันทึกลักษณะที่ 2  คือ   ข้อมูลที่เราบันทึกไว้ใน กระดาษ หรือเอกสารอื่น  และใช้กระดาษ หรือเอกสารที่มีการบันทึกข้อมูลไว้ ยืนยันผลการปฏิบัติงาน

 

มีคำถาม

1. ประวัติพนักงาน หมายถึง เอกสารอะไรบ้าง?

2. ประวัติพนักงาน ที่ต้องเก็บไว้ ตามที่กำหนดไว้ในข้อกำหนดระบบคุณภาพ มีอะไรบ้าง?

3. ประวัติพนักงาน ตามข้อ 2   อยู่ในแบบฟอร์มที่มีเลขรหัส ได้หรือไม่?

4. ประวัติพนักงาน   ตามข้อ 2  บันทึกไว้ใน เอกสารที่ไม่มีรหัส ได้หรือไม่?

[moomod]

อืมมม์ ปูพื้นฐานกันก่อน 

บันทึก หมายถึง  หลักฐาน  ที่แสดงให้เห็น ผลของการดำเนินงานของแต่ละหน่วยงาน   ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบเอกสาร, สื่ออิเล็คทรอนิกส์,  ภาพถ่าย  บลา บลา บลา

 

จอมโจรฯ  แบ่งบันทึก ออกเป็น 2 ลักษณะนะ

บันทึกลักษณะที่ 1  คือ  ข้อมูลที่เรากรอกลงในแบบฟอร์มมาตรฐานของบริษัทฯ (แบบฟอร์มประเภทนี้  จะเป็นแบบฟอร์มที่มีเลขรหัส กำกับไว้)

บันทึกลักษณะที่ 2  คือ   ข้อมูลที่เราบันทึกไว้ใน กระดาษ หรือเอกสารอื่น  และใช้กระดาษ หรือเอกสารที่มีการบันทึกข้อมูลไว้ ยืนยันผลการปฏิบัติงาน

 

มีคำถาม

1. ประวัติพนักงาน หมายถึง เอกสารอะไรบ้าง?

2. ประวัติพนักงาน ที่ต้องเก็บไว้ ตามที่กำหนดไว้ในข้อกำหนดระบบคุณภาพ มีอะไรบ้าง?

3. ประวัติพนักงาน ตามข้อ 2   อยู่ในแบบฟอร์มที่มีเลขรหัส ได้หรือไม่?

4. ประวัติพนักงาน   ตามข้อ 2  บันทึกไว้ใน เอกสารที่ไม่มีรหัส ได้หรือไม่?

คำตอบ

1. ประวัติพนักงาน ทาง HR เค้ามีเอกสาร บัตรข้อมูลพนักงาน แสดงรายละเอียดของพนักงานที่ได้ข้อมูลมาจากใบสมัครงาน เหมือนกับฐานข้อมูลพนักงาน

2. คือ ตอนนี้ทาง HR เค้าต้องการเอาใบสมัคร ใบสัญญาจ้างทดลองงาน ใบประเมินผ่านงาน และบัตรข้อมูลพนักงานที่บรรจุ เข้าระบบคุณภาพ

3. ได้ค่ะ ประวัติพนักงาน HR เค้าอยากให้อยู่ในระบบ

4. ไม่ได้ค่ะ HR เค้าต้องการให้เอกสารทุกรายการเข้าระบบค่ะ

มันเลยเป็นคำถามอ่ะค่ะ คือเค้ามีของเก่า แล้วถ้าเอาเข้าระบบ ต้องลอกข้อมูลจากของเก่ามาใส่แบบฟอร์ม(รูปแบบเดียวกัน)ที่มีรหัส เพื่อจะสร้างระบบหรือป่าวอ่ะค่ะ เพราะของเก่ามีลายเซ็นผู้บริหาร เหมือนกับว่า HR เค้าไม่อยากลอกข้อมูลแล้วก็ให้ผู้บริหารเซ็นใหม่อ่ะค่ะ

[จอมโจรจอมใจ]

คำตอบ

1. ประวัติพนักงาน ทาง HR เค้ามีเอกสาร บัตรข้อมูลพนักงาน แสดงรายละเอียดของพนักงานที่ได้ข้อมูลมาจากใบสมัครงาน เหมือนกับฐานข้อมูลพนักงาน

2. คือ ตอนนี้ทาง HR เค้าต้องการเอาใบสมัคร ใบสัญญาจ้างทดลองงาน ใบประเมินผ่านงาน และบัตรข้อมูลพนักงานที่บรรจุ เข้าระบบคุณภาพ

3. ได้ค่ะ ประวัติพนักงาน HR เค้าอยากให้อยู่ในระบบ

4. ไม่ได้ค่ะ HR เค้าต้องการให้เอกสารทุกรายการเข้าระบบค่ะ

มันเลยเป็นคำถามอ่ะค่ะ คือเค้ามีของเก่า แล้วถ้าเอาเข้าระบบ ต้องลอกข้อมูลจากของเก่ามาใส่แบบฟอร์ม(รูปแบบเดียวกัน)ที่มีรหัส เพื่อจะสร้างระบบหรือป่าวอ่ะค่ะ เพราะของเก่ามีลายเซ็นผู้บริหาร เหมือนกับว่า HR เค้าไม่อยากลอกข้อมูลแล้วก็ให้ผู้บริหารเซ็นใหม่อ่ะค่ะ

 

ไม่มีข้อกำหนดข้อไหนที่ บังคับให้บริษัทฯ ต้อง บันทึกข้อมูลลงใน แบบฟอร์มที่มีเลขรหัส เท่านั้น หรอกนะ

ข้อ 3 กับ 4 นั้น   จอมโจร แค่ฝากให้   จขกท  พิจารณา กำหนดมันขึ้นมาให้เหมาะสมกับองค์กรของเรา

 

ถ้าบริษัทฯ ของ จขกท  มี ทรัพยากรเยอะ  พลังงานเหลือเฟือ จะจับให้มันอยู่ในรูปแบบที่มีเลขรหัสทั้งหมดก็ตามใจเลย

 

แต่บางองค์กร  มีทรัพยากรจำกัด   จึงต้องพิจารณากันตามความจำเป็น

ข้อมูลบางอย่าง  อาจกำหนด  กรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์มมาตรฐานที่มีเลขรหัส

แต่การบันทึกข้อมูลบางอย่าง  ก็อาจจะบันทึกลงในเอกสารอื่นที่ไม่ได้เป็นแบบฟอร์ม  

เช่น  บันทึกลงใน  เอกสารของลูกค้า   หรือเอกสารของ supplier ฯลฯ ก็ได้นะ

 

บลา บลา บลา

[moomod]

ไม่มีข้อกำหนดข้อไหนที่ บังคับให้บริษัทฯ ต้อง บันทึกข้อมูลลงใน แบบฟอร์มที่มีเลขรหัส เท่านั้น หรอกนะ

ข้อ 3 กับ 4 นั้น   จอมโจร แค่ฝากให้   จขกท  พิจารณา กำหนดมันขึ้นมาให้เหมาะสมกับองค์กรของเรา

 

ถ้าบริษัทฯ ของ จขกท  มี ทรัพยากรเยอะ  พลังงานเหลือเฟือ จะจับให้มันอยู่ในรูปแบบที่มีเลขรหัสทั้งหมดก็ตามใจเลย

 

แต่บางองค์กร  มีทรัพยากรจำกัด   จึงต้องพิจารณากันตามความจำเป็น

ข้อมูลบางอย่าง  อาจกำหนด  กรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์มมาตรฐานที่มีเลขรหัส

แต่การบันทึกข้อมูลบางอย่าง  ก็อาจจะบันทึกลงในเอกสารอื่นที่ไม่ได้เป็นแบบฟอร์ม  

เช่น  บันทึกลงใน  เอกสารของลูกค้า   หรือเอกสารของ supplier ฯลฯ ก็ได้นะ

 

บลา บลา บลา

ขอบคุณ ท่านจอมโจรจอมใจ ที่ตอบข้อสงสัย ขอบคุณมากๆค่ะ

[Food Safety]

ตามความเห็นอาจารย์จอมโจรเลยครับ

 

(ชอบตรง บลา บลา บลา  นี่หล่ะ)