3 replies to this topic

[rud_tank]

อยากสอบถามเรื่องการแจกจ่ายเอกสารคู่มือการทำงานและมาตรฐานการทำงานต่างไปที่สาขาซึ่งบริษัทมีสาขาประมาณ 250 สาขา ซึ่งจะใช้เป็นคู่มือการทำงานและมาตรฐานการทำงานเหมือนกันทุกสาขา ซึ่งแต่ละสาขาจะมีคอมพิวเตอร์อยู่ทุกสาขา เราจะสามารถควบคุมเอกสารและเก็บหลักฐานการแจกจ่ายเรียกคืนอย่างไรได้บ้างครับ โดยที่ไม่ต้องส่งเป็น PAPER ทางไปรณีย์ หรือว่าจะใช้โปรแกรมเข้ามาช่วยได้มั้ยครับ และทางผู้บริหารกลัวว่าคู่มือเหล่านั้นที่อยู่สาขาจะหลุดลอดไปยังคู่แข่งด้วยครับ ยังไงรบกวนหน่อยนะครับ

[iso_man]

ผมมองวัตถุประสงค์ขององค์กรก่อนคือ กลัวหลุดรอดไปหาคู่แข่ง ไม่ว่ากระดาษหรือ File Computer สามารถหลุดรอดไปได้ทั้งนั้นแหระครับ อยู่ที่เจตนาของคนที่เอาออกไปคงป้องกันยากได้อย่างเดียวคือ สร้างความตระหนักและรักในองค์กร
คราวนี้มาเรื่องของการแจกจ่ายเอกสาร ผมมองไปทาง IT แล้วกันเพราะคุณบอกว่ามีระบบ IT อยู่แล้ว
โดยทั่วไปเขาก็จะมีห้อง (Folder) เกี่ยวกับ ISO นี่แหระบน Server กลาง ซึ่งทุกสาขาสามารถเข้าดูได้ อันนี้เวลาเขา Update เอกสารก้จะใช้การแจ้งไปทาง Mail ส่วนใหญ่และไปปรับปรุงในห้องดังกล่าว ซึ่งถือว่า Mail ตัวนั้นเป็นการสื่อสารและแจ้งให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลง
มาถึงถ้าสาขาอยาก Print ออกมาดูละ อันนี้ไปกำหนดที่ตัวเอกสารได้ครับว่าเป็น Uncontrol Copy ก็แก้ไขปัญหาเรื่องของเอกสารแจกจ่าย
ลองศึกษาดูครับติดขัดอย่างไรก็ถามมาต่อได้เลย

[นุกูล]

อยากสอบถามเรื่องการแจกจ่ายเอกสารคู่มือการทำงานและมาตรฐานการทำงานต่างไปที่สาขาซึ่งบริษัทมีสาขาประมาณ 250 สาขา ซึ่งจะใช้เป็นคู่มือการทำงานและมาตรฐานการทำงานเหมือนกันทุกสาขา ซึ่งแต่ละสาขาจะมีคอมพิวเตอร์อยู่ทุกสาขา เราจะสามารถควบคุมเอกสารและเก็บหลักฐานการแจกจ่ายเรียกคืนอย่างไรได้บ้างครับ โดยที่ไม่ต้องส่งเป็น PAPER ทางไปรณีย์ หรือว่าจะใช้โปรแกรมเข้ามาช่วยได้มั้ยครับ และทางผู้บริหารกลัวว่าคู่มือเหล่านั้นที่อยู่สาขาจะหลุดลอดไปยังคู่แข่งด้วยครับ ยังไงรบกวนหน่อยนะครับ

แจกไฟล์ให้มันลอยอยู่บนฟ้าดีกว่าครับ สาขาเยอะแบบนี้
น่าจะสะดวก เร็ว คล่องตัว และประหยัดกว่ามั้งครับ

[rud_tank]

เข้าใจแล้วครับสำหรับคำแนะนำของทั้งสองท่าน
สรุปกับทาง IT แล้วว่าจะใช้วิธีการเปิดอ่านเอกสารโดยผ่านทางโปรแกรมลงเวลาของบริษัท โดยจะใช้ E-mail เป็นตัวแจ้งการส่งเอกสาร และการแก้ไขเอกสาร

ขออนุญาติถามเพิ่มเติมครับเรื่องการขอรับการรับรองระบบ ว่าจะต้องออกไปตรวจสาขาทั้งหมดเลยหรือเปล่าคับ คือมีสาขาทั้งหมดประมาณ 250 สาขา ออฟฟิตมี 1 แห่งสนับสนุนสาขา
หรือใช่วิธีสุ่มตรวจสอบ

ขอบคุณครับ