3 replies to this topic

[posh]

กรณีที่โดน CAR คือ แผนกนี้มีการทำเรื่องขอแก้ไขเป็นฉบับใหม่ แล้วฉบับเก่าไม่ได้ส่งคืนมา
เนื่องจากบริษัทจะมี audit เพื่อต่ออายุใบ CER ตรวจใหญ่ 100 % ค่ะ ดิฉันทำหน้าที่ dc เพิ่งเข้ามารับตำแหน่งใหม่แบบไม่มีประสบกาณณ์เลยแต่ก็พอเข้าใจขั้นตอนค่ะ ก่อนการตรวจ 2 เดือนก็ทำการเดินตรวจพบว่าแผนกไหนเอกสารหาย ชำรุด จึงจัดการทำเรื่องขอ copy ใหม่แล้วแจกจ่ายไป
หลังจากนั้น QMR ไปเดินตรวจซ้ำแล้วสั่งแผนกที่มีการแก้ไขขั้นตอนการปฎิบัติงานมาทำเรื่องขอแก้เอกสารก
ับ Dc ก็ทำการแก้ไขไปตามขั้นตอนปกติ มีการเซ็นรับคืน-แจกจ่ายเอกสารครบถ้วนกระบวนการ
จนกระทั่งวันตรวจหัวหน้างานแผนกหนึ่ง ดันเอาเอกสารฉบับเก่าจากไหนไม่ทราบมาใส่รวมกับแฟ้มเอกสารฉบับใหม่ แล้วยิ่นทั้งแฟ้มให้ Auditor ปรากฎว่าauditor หยิบเจอทั้งฉบับเก่า ฉบับใหม่ในมือซ้ายขวา จึงได้ CAR มาจากกรณีนี้

อยากทราบวิธีการแก้ไข CAR ตัวนี้ค่ะ เพราะทำเอกสารมีลายเซ็นครบทุกกระบวนความแต่กลับพบเอกสารยกเลิกที่ไม่ถูกทำลาย

แล้วก็ถ้าจะกรุณาอยากทราบวิธีการปฏิบัติในเคสอื่นๆเช่น
- หน่วยงานทำเอกสารหายทั้งที่ทำเรื่อง copy สำเนาให้เรียบร้อยแล้วเพียงระยะเวลาไม่กี่สัปดาห์ถึงเวลา audit กลับหาเอกสารไม่เจอ ต้องวิ่งมาขอ master แล้วทำตัว master หายก็มี
- ดูเอกสารฉบับที่ทันสมัยไม่เป็น เช่นรหัสเอกสาร WI11-PDD-034 ทั้ง 2 เล่มแต่ไม่รู้ว่าเป็นเล่มเดียวกัน หรือชื่อเอกสารอะไร
- ทำป้ายขั้นตอนการทำงานมาแปะที่แผนกเองแต่ดันมีข้อมูลไม่ตรงกับ WI

โดยรวมคือ Dc ท้อมากค่ะ บางทีเราคิดว่าเราเตรียมตัวดีแล้ว แต่หน่วยงานกลับไม่สนใจคิดแต่จะผักชีโรยหน้า รอดก็รอด ไม่รอดก็ช่างมันทำหลักฐานเท็จมาแก้ CAR มันไม่ใช่การแก้ไขที่ตรงจุดอ่ะค่ะ
พยายามเสนอแนวคิดที่ว่า QMR ในฐานะผู้อาวุโสและหน่วยงานเชื่อฟังจัดอบรมและเน้นย้ำถึงความสำคัญของระบบ หรือมีนโยบายอะไรที่มันเข้มงวดให้หน่วยงานตระหนักถึงความสำคัญของเอกสาร
คือ Dc ยังเด็กค่ะ พูดอะไรไปหน่วยงานรับปากแต่ไม่ทำค่ะ เพราะเขาคิดว่าแค่งานที่ทำก็ยุ่งมากพออยู่แล้ว จนปัญญาจริงๆ

[iso_man]

จากปัญหาี่สอบถามมาปัญหาเหมือนจะง่าย ซึ่งทุกองค์กรประสบเหมือนกัน ผมดู Root Cause เบิ้องต้นมีดังนี้
1. กระบวนการควบคุมเอกสารสื่อสารให้กับหน่วยงานนั้นๆ ยังไม่เข้าใจถึงความสำคัญ รวมถึงการอ่านรหัสเอกสารและ Rev. แต่ละชนิด ซึ่งบางองค์กรมองว่ามันก็ง่ายๆ แต่ที่ง่ายมักจะผิดเพราะเมื่อเปลี่ยนคนทำงาน หรือ เวลาผ่านไป คนมักจะลืม ดังนั้นการแก้ไข ให้จัดอบรมเรื่องการควบคุมเอกสารโดยเฉพาะขั้นตอนการขึ้นทะเบียน การร้องขอ และการส่งคืนสำเนา้เดิม
2. กระบวนการกำหนดรูปแบบการจัดเก็บเอกสารในแฟ้มขององค์กรไม่ชัดเจน วิธีการแก้ไข กำหนดรูปแบบของเอกสารที่จัดเก็บในแฟ้ม เช่น แฟ้ม Procedure, แฟ้ม WI , แฟ้ม SD , แฟ้ม Form ซึ่งควรมี Index หน้าแฟ้มว่ามีอะไรบ้าง Rev. เท่าไรจัดเก็บ ก็จะช่วยให้การค้นหา จัดเก็บได้ง่ายขึ้น เอา
5 ส. มาช่วยครับ
โชคดีนะครับ

[rechadawal]

สวัสดีค่ะ ดิฉันก็เป็น DCC เหมือนกัน ไม่ต้องท้อนะคะ มันเป็นปัญหาที่ DCC จะต้องเจอและพบบ่อยๆ ถูกต้องตามที่ iso man บอกละค่ะ ต้องเรียกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมาอบรมและชี้แจงให้เข้าใจ และต้องกลับไปดูอีกครั้งคะว่า Procedure เขียนไว้รัดกุมหรือเปล่า และก่อนที่จะแจกจ่ายของใหม่ต้องเรียกของเก่าคืนทันทีเรียกว่า ยื่นหมู ยื่นแมว กันเลย ถ้าไม่มีของเก่ามาให้ ก็ให้เจ้าของพื้นที่ลงนามด้วยว่าทำหาย หรือทำหนังสือแจ้ง QMR ขอ COPY ใหม่ ที่บริษัทเขียน Procedure ไว้เลยนะ แต่ถ้าสงสารก็ให้เขาไปแต่ต้องให้เขาลงนามด้วย เพราะถ้าปล่อยให้เขาเปลี่ยนเองและไม่มีของเก่าคืนทันทีก็จะลืม และก็จะเป็นปัญหากับ DCC เรื่องการควบคุมเอกสาร เวลาโดน Audit ทุกครั้งค่ะ ถ้าสงสัยถามได้ทุกเมื่อนะคะอย่าท้อ เป็น DCC มานานแล้วค่ะ จนปัญหานี้หายไปแล้ว iso@kmp05.com หรือ rechadawal@hotmail.com (เปิ้ลค่ะ)

[Food Safety]

สู้ต่อไปครับ