5 replies to this topic

[oho]

ตอนนี้ที่บริษัทให้ CDC ทำ check list เพื่อเตรียมการออดิท แต่ CDC ยังไม่ได้ผ่านการอบรม

Internal Audit Cause เคยอบรมแต่ISO 9001:2000 เฉยๆ แล้วอีกอย่างก้ไม่มี Power พอที่คนในองค์กรเชื่อถือ

เพราะเข้ามาทำงานได้ไม่ถึงปี อายุก้ยังน้อยจะสู้ที่เค้าอยู่มานานแล้วก้ไม่ได้ ส่วนQMR ก้อ้างว่างานยุ่งเพราะเค้าต้องทำหน้าที่อื่นด้วย

นอกจากเป็น QMR และก้มีคนพูดว่าความรู้ของ CDC ยังไม่ถึงขั้นนั้น

สิ่งที่อยากถามคือ

การเตรียม Check List เป็นหน้าที่ของ CDC รึป่าว

คนที่จะเป็น Auditor ได้จำเป็นต้องผ่านการอบรมมาก่อนมั้ย

ถ้าจะเริ่มเตรียมการ Audit ควรต้องทำอย่างไร เริ่มที่อะไรก่อน คือตอนนี้ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง

ถามแค่นี้ก่อนน่ะค่ะ หวังว่าคงมีคนให้คำตอบและคำแนะนำดีๆน่ะค่ะ


ขอบคุณล่วงหน้าค่ะ

[จอมโจรจอมใจ]

ตอนนี้ที่บริษัทให้ CDC ทำ check list เพื่อเตรียมการออดิท แต่ CDC ยังไม่ได้ผ่านการอบรม

Internal Audit Cause เคยอบรมแต่ISO 9001:2000 เฉยๆ แล้วอีกอย่างก้ไม่มี Power พอที่คนในองค์กรเชื่อถือ

เพราะเข้ามาทำงานได้ไม่ถึงปี อายุก้ยังน้อยจะสู้ที่เค้าอยู่มานานแล้วก้ไม่ได้ ส่วนQMR ก้อ้างว่างานยุ่งเพราะเค้าต้องทำหน้าที่อื่นด้วย

นอกจากเป็น QMR และก้มีคนพูดว่าความรู้ของ CDC ยังไม่ถึงขั้นนั้น

สิ่งที่อยากถามคือ

การเตรียม Check List เป็นหน้าที่ของ CDC รึป่าว

คนที่จะเป็น Auditor ได้จำเป็นต้องผ่านการอบรมมาก่อนมั้ย

ถ้าจะเริ่มเตรียมการ Audit ควรต้องทำอย่างไร เริ่มที่อะไรก่อน คือตอนนี้ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง

ถามแค่นี้ก่อนน่ะค่ะ หวังว่าคงมีคนให้คำตอบและคำแนะนำดีๆน่ะค่ะ


ขอบคุณล่วงหน้าค่ะ

ถ้าจะมองว่า งาน operation เป็นอะไรที่สำคัญ และยุ่งเหยิง ฝ่าย support ควรจะให้การสนับสนุนในการจัดเตรียม checklist มันก็ทำได้ แต่ ผู้ที่ใช้ checklist ก็ต้องมีความเข้าใจในการใช้งานด้วยนะครับ

แต่ถ้าจัดให้ auditor ที่รับผิดชอบในแต่ละหัวข้อเป็นผู้จัดทำขึ้นมาได้ มันก็ดี และเป็นการฝึกทักษะของการเป็น auditor

คนที่เป็น auditor ต้องอบรมก่อนมั้ย ถ้ามี ทักษะ และความสามารถ เช่น เคยเป็น auditor ระบบใดระบบหนึ่งมาแล้วที่บริษัทเก่า ก็ไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมอีก

การจะเตรียมการ audit มันก็ต้องว่ากันตั้งแต่
1) การกำหนดตัว auditor และอำนาจหน้าที่
2) กำหนดหัวข้อที่จะตรวจ และความถี่ โดยคำนึงถึง ความสำคัญของประเด็น และปัญหาที่เคยเกิดขึ้นมาในอดีต
3) มอบหมายหัวข้อให้ auditor ไปทำการตรวจ โดย auditor ต้องมีความเป็นอิสระ อย่าจัดให้ auditor ไปตรวจในหัวข้อที่ auditor รับผิดชอบในงานนั้นเข้าล่ะ เพื่อนล้อแย่เลย
4) กำหนดเป้าหมายในการตรวจร่วมกับ auditor เช่น แต่ละคนจะต้องมี CAR ข้อสังเกต หรือข้อเสนอแนะอย่างน้อยคนละกี่ข้อก็ว่าไป ส่งบันทึกการตรวจกันในวันไหน ฯลฯ
5) เตรียมการประเมินผลงานการตรวจของ auditor
6) ฯลฯ

[panisa.k]

ตอนนี้ที่บริษัทให้ CDC ทำ check list เพื่อเตรียมการออดิท แต่ CDC ยังไม่ได้ผ่านการอบรม

Internal Audit Cause เคยอบรมแต่ISO 9001:2000 เฉยๆ แล้วอีกอย่างก้ไม่มี Power พอที่คนในองค์กรเชื่อถือ

เพราะเข้ามาทำงานได้ไม่ถึงปี อายุก้ยังน้อยจะสู้ที่เค้าอยู่มานานแล้วก้ไม่ได้ ส่วนQMR ก้อ้างว่างานยุ่งเพราะเค้าต้องทำหน้าที่อื่นด้วย

นอกจากเป็น QMR และก้มีคนพูดว่าความรู้ของ CDC ยังไม่ถึงขั้นนั้น

สิ่งที่อยากถามคือ

การเตรียม Check List เป็นหน้าที่ของ CDC รึป่าว

คนที่จะเป็น Auditor ได้จำเป็นต้องผ่านการอบรมมาก่อนมั้ย

ถ้าจะเริ่มเตรียมการ Audit ควรต้องทำอย่างไร เริ่มที่อะไรก่อน คือตอนนี้ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง

ถามแค่นี้ก่อนน่ะค่ะ หวังว่าคงมีคนให้คำตอบและคำแนะนำดีๆน่ะค่ะ


ขอบคุณล่วงหน้าค่ะ

CDC นี่หมายถึง DCC หรือDocument Control รึเปล่าค๊ะ?
การเตรียมChecklist สำหรับตรวจติดตาม เป็นหน้าที่ของAuditorนี่คะ
เพราะต้องแบ่งกลุ่มกันตามScheduleที่QMR จัดไว้ ว่ากลุ่มไหนตรวจพื้นที่ไหน
จากนั้นAuditor ก็กำหนดขอบเขตการตรวจและสร้างคำถามลงในChecklist ค่ะ

ถ้าDCC จัดทำChecklist ให้Auditor ดูไม่ค่อยเวิร์คเลยอ่ะ
และยิ่งยังไม่ได้รับการอบรมเนี่ย....โห งานเข้าเลยค่ะ

รอท่านอื่นมาแชร์เพิ่มนะคะ..

[DooK]

ตอบให้เป็นข้อๆ ละกันนะครับ

1. การเตรียม Check List เป็นหน้าที่ของ CDC หรือเปล่า?
ตอบ --> ขึ้นอยู่กับการกำหนดความรับผิดชอบของแต่ละองค์กร ประกอบกับความสามารถของบุคคลที่ทำหน้าที่นั้นๆ ครับ
ในกรณีของคุณผมคิดว่าจะเป็นการดีกว่าถ้าจะให้การเตรียม Checklist เป็นหน้าที่ของ Auditor แต่ละท่าน และเมื่อเตรียมเสร็จแล้วค่อยนำมาให้ QMR พิจารณาความเหมาะสมครับ เพราะ คุณบอกว่า CDC เองยังไม่ได้ผ่านการอบรมเรื่องการ audit ดังนั้น competence ในการทำ audit checklist อาจจะยังไม่เพียงพอครับ การอบรมมาแต่เพียงข้อกำหนดนั้นจะรู้แต่เพียงการนำไปใช้ บางครั้งการสร้าง audit checklist ให้มี audit trail ต้องอาศัยทั้งการอบรมและประสบการณ์ควบคู่กันไปครับ

2. คนที่จะเป็น Auditor ได้จำเป็นต้องผ่านการอบรมมาก่อนมั้ย
ตอบ --> การมอบหมายงานให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งให้พิจารณาจาก Competence ของบุคคลคนนั้นครับ ซึ่ง Competence จะเกิดขึ้นได้จากสี่ประการได้แก่
1. Education --> การศึกษา
2. Training --> การฝึกอบรม
3. Skills --> ทักษะ
4. Experience --> ประสบการณ์ทำงาน
ดังนั้นการแต่งตั้งบุคคลใดมาทำหน้าที่ auditor (รวมถึงผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งอื่นๆ) ก็ให้พิจารณาทั้งสี่ด้านนี้นะครับ ขาดสิ่งใดไปก็เติมสิ่งนั้นให้เต็ม หรืออาจไม่จำเป็นเลยก็ได้ ยกตัวอย่างเช่น นาย ก ทำหน้าที่ QMR และผ่านการ Audit มาแล้วเป็นสิบครั้งในองค์กรนี้ อย่างนี้ก็ไม่จำเป็นต้องให้การฝึกอบรมเรื่องการ Internal Audit เพิ่มเติมหรอกครับ แม้ว่านาย ก จะไม่เคยผ่านการอบรมเรื่องนี้มาก่อนเลยก็ตาม

3. ถ้าจะเตรียมการ Audit ควรต้องทำอย่างไร เริ่มที่อะไรก่อน คือตอนนี้ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง
ตอบ --> ฮ่าๆๆๆ แบบนี้ผมแนะนำให้คุณไปอบรมเรื่องนี้ก่อนเลยครับ จะได้เห็นภาพมากขึ้นว่าควรทำอย่างไร แต่ผมจะแนะนำให้กว้างๆ ละกันนะครับว่าขั้นตอนการ Audit น่าจะประกอบด้วยอะไรบ้าง
1. Pre-Audit Period
อันนี้เป็นช่วงเวลาก่อนการ Audit ครับ ถือว่าสำคัญทีเดียว เพราะเป็นขั้นตอนการเตรียมการต่างๆ ให้พร้อม ดังโบราณว่าไว้ น้ำเชี่ยวอย่าเข็นครกขึ้นภูเขาฉันท์ใด การเตรียมตัวที่ดีย่อมแม้เสียเวลาซักนิด ย่อมไม่เป็นการตำน้ำพริกละลายแม้น้ำฉันท์นั้น (งงมั้ยครับ)
ช่วงเวลานี้จะประกอบไปด้วยขั้นตอนดังนี้ครับ
a) การเตรียม Audit programme หรืออาจเรียกว่า Audit schedule ก็ไม่ขัด
แต่งตั้ง Auditor และ Lead Auditor ของแต่ละทีม (กรณีมีทีมมากกว่า 1)
c) การเตรียม Audit Checklist --> อันนี้ตามที่ถามล่ะครับ จะเป็นหน้าที่ของใครก็สุดแท้จะกำหนด
อาจจะมีขั้นตอนมากกว่านี้นะครับ เช่น การซักซ้อมการถามระหว่างทีม Auditor กันเอง การอบรมความเข้าใจเกี่ยวกับข้อกำหนดกันอีกรอบ เช่นนี้เป็นต้น แต่เท่าที่ผมคิดออกตอนนี้ก็มีแค่นี้ครับ

2. Auditing Period
อันนี้ก็คือช่วงเวลาการ Audit สนามจริงละครับ ซึ่งในการ Audit ก็คงจะประกอบไปด้วยขั้นตอนคร่าวๆ (กับไม่ต้อง) ดังนี้นะครับ
a) Opening Meeting
Audit performing
c) Audit Findings discussion
d) Closing Meeting

3. Post-Audit Period
หลังจากการ Audit อันดุเดือดเข้มข้นไปแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะต้องรวบรวมหลักฐานเอกสารต่างๆ เอาไว้ และติดตามการแก้ไข(ถ้ามี) กันต่อไปนะครับ โดยที่งานในช่วงนี้ก็น่าจะประกอบด้วย
a) Corrective/Preventive Action Agreement --> อันนี้เปิดไว้เผื่อกรณีที่เกิดปัญหาแล้วไม่สามารถตกลงกันได้ระหว่าง Auditor และ Auditee ก็ให้นำข้อขัดแย้งนั้นมาหารือโดยมี QMR เป็นตัวกลางคอยซับเลือด เอ๊ย ไกล่เกลี่ยข้อพิพาทนั้นๆ ว่าควรจะเป็น CAR, Observation หรือแค่ OFI
CAR/PAR Implementation --> คือการปฏิบัติเพื่อขจัดและป้องกันปัญหาที่ Auditor ไปตรวจเจอ โดยหน้าที่นี้จะเป็นของ Auditee หรือหน่วยงานที่พบปัญหาครับ
c) CAR/PAR follow up --> เมื่อปฏิบัติแล้ว ทาง Auditor ก็ควรที่จะเข้าไปดูที่พื้นที่นั้นว่ามีการปฏิบัติตามที่ได้สัญญาไว้ว่าจะทำหรือไม่ และดูว่าปัญหาเดิมยังเกิดอยู่หรือไม่ เพื่อตรวจสอบความมีประสิทธิผลของการปฏิบัติด้วยนะครับ
d) CAR/PAR Closing --> เมื่อเป็นที่หนำใจ เอ๊ย.. พอใจกับทาง Auditor แล้ว ก็ปิดวาระที่เป็นปัญหานั้นซะครับ จะได้ไม่ขุ่นข้องหมองใจกันต่อไป เลิกแล้วต่อกันซะนะครับ แหะๆ

เท่าที่ตอบให้ได้ตอนนี้ก็มีประมาณนี้แหละครับ ไม่แน่ใจว่าตกหล่นอะไรไปบ้างหรือเปล่า รอเพื่อนๆ มาแชร์ประสบการณ์และความรู้กันต่อนะครับ

[นุกูล]

ขออนุณาตแชร์น่ะครับ
ตามที่หลายๆท่านแนะนำมาแล้วนั้น คุณสามารถประยุกต์ใช้และอ้างอิงได้ครับ ดีมากๆด้วย

เอาอย่างนี้น่ะ ถ้าคุณยังไม่ได้รับการอบรมเรื่อง Internal Audit มาก่อนยังไม่เป็นไรครับ
ลองไปขอเอกสารประกอบการฝึกอบรมเรื่องนั้นมาศึกษา เอามาอ่าน ถ้าคิดว่าเข้าใจแล้ว ลองไปขอแบบทดสอบมาทำ
แล้วให้ QMR ตรวจให้ครับ ดูว่าคะแนนผ่านเกณฑ์ไหม ถ้าผ่านก็แจ้งหน่วยงานฝึกอบรมให้จัดเก็บบันทึกและลงบันทึกการฝึกอบรม
หรือบันทึกการพัฒนาให้คุณด้วย แล้วค่อยไปปรับปรุง Revise ประกาศแต่งตั้ง Auditor โดยเพิ่มชื่อคุณเข้าไปด้วย หลังจากนี้
คุณก็สามารถทำงานเป็น Auditor ได้แล้วครับ (ไปดู Procedure ที่ระบุเกี่ยวกับคุณสมบัติของ Auditor ประกอบด้วยน่ะ)

ส่วนเรื่องการจัดเรียม Audit Checklist โดยทั่วไปจะมีการแบ่งให้ทีม Auditor ช่วยกันทำ แต่ถ้าคุณจะต้องทำแทนไปก่อนก็สามารถทำได้ครับ
มองในแง่ดีว่า Audit Checklist ฉบับนี้ก็ใช้เป็นบันทึกหลักฐานว่าคุณมีความรู้ความเข้าใจในการ Audit ได้ด้วยน่ะ มิหนำซ้ำ
มันยังช่วยให้คุณมีทักษะมากขึ้นด้วย เก่งกว่าคนที่อายุงานเยอะแต่ทำงานแบบเช้าชามเย็นชามซ่ะอีก

เรื่องทีบอกว่า QMR มักจะไม่ Support งานยุ่ง กิ๊กเยอะ ไม่มีเวลามาแนะนำหรือช่วยทำ ข้อนี้ให้เข้าใจว่า
มันเป็นธรรมชาติของคนครับ คนเราไม่เหมือนกัน บางคนดีมาก บางคนอาจดีน้อย แต่การที่ได้คนดีน้อยมาเป็นหัวหน้ามันก็ยังมีข้อดีแอบแฝงอยู่น่ะ
เช่น ถ้าเราต้องทำแทนทุกอย่าง สักวันหนึ่งเราจะเก่งกล้าสามารถ ท่องยุทธจักรได้โดยไม่ต้องกังวลใจ
ในขณะเดียวกัน หัวหน้าที่ไม่ยอมทำงานก็จะย่ำอยู่กับที่ อะไรๆก็ต้องพึ่งพาเราเสมอ สักวันเขาจะร้องเพลงว่า
"ขาดเธอไม่ได้ หัวใจขอสารภาพ"
เมื่อนั้นเอง เราจะเปรียบเสมือนสมุนมือซ้ายของเขา จากนั้นแหละที่เราจะทำงานได้ง่ายขึ้น มีหัวหน้ามาช่วย Support มากขึ้น
แต่ตอนนี้ก็อดทน และพยายามต่อไปก่อน มีอะไรก็เข้าไปปรึกษาเขาเรื่อยๆ แม้ว่างานบางอย่างเราจะทำเสร็จแล้ว ถูกแล้ว และรู้สึกว่าดีแล้ว
แต่ในทางจิตวิทยาการบริหารเจ้านายให้กลายเป็นพลังนั้น แนะนำให้ถือมันเข้าไปขอความเห็นจากเขา มันจะทำให้เขารู้สึกดีใจ ภูมิใจ
ที่เราเห็นเขาเป็นคนสำคัญ วันข้างหน้าเขาน่าจะดีกับเรามากขึ้นอย่างแน่นอนครับ (จงเชื่อว่าโดยพื้นฐานแล้ว ทุกคนเป็นคนดี)

ลูกน้องกับหัวหน้า ก็เปรียบเสมือนฟันเฟืองครับ การกระทบกระทั่งกันบ้างเป็นเรื่องธรรมดา แต่ถ้าไม่ปรับเข้าหากัน ฟันเฟืองก็ไร้ค่าทั้งคู่
ไม่ก่อให้เกิดงาน ไม่ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มใดๆขึ้นมาได้เลย
สู้ๆครับ

[PeachOfMind]

ขอบคุณค่ะ