4 replies to this topic

[PUKDCC]

เมื่อก่อน เคยใช้แบบฟอร์มที่เป็นกระดาษ ในการบันทึกข้อมูล และเก็บเป็นหลักฐานให้ Auditor ดู ซึ่งก็มีการกำหนดรหัสเอกสารตามปกติ แต่ตอนนี้บางส่วนเปลี่ยนมาใช้ระบบในการบันทึกข้อมูล โดยให้ Auditor ดูข้อมูลบันทึกจากระบบเลย และไม่ได้กำหนดรหัสเอกสารในระบบ แต่ระบุชื่อบันทึกไว้ในตารางควบคุมบันทึก ช่องรหัสเอกสารขีด - ไว้ แบบนี้ทำได้หรือเปล่าคะ

[ISO Consultant]

เมื่อก่อน เคยใช้แบบฟอร์มที่เป็นกระดาษ ในการบันทึกข้อมูล และเก็บเป็นหลักฐานให้ Auditor ดู ซึ่งก็มีการกำหนดรหัสเอกสารตามปกติ แต่ตอนนี้บางส่วนเปลี่ยนมาใช้ระบบในการบันทึกข้อมูล โดยให้ Auditor ดูข้อมูลบันทึกจากระบบเลย และไม่ได้กำหนดรหัสเอกสารในระบบ แต่ระบุชื่อบันทึกไว้ในตารางควบคุมบันทึก ช่องรหัสเอกสารขีด - ไว้ แบบนี้ทำได้หรือเปล่าคะ

ไม่น่าจะทำได้นะครับ หากการควบคุมเอกสาร (Document Control Procedure)ได้ระบุให้มีการใส่รหัสเอกสาร
แต่เพื่อใก้สอดคล้องกับข้อกำหนด และสามารถปฏิบัติงานำด้ตาทที่ทำอยู่ ให้ทำการปรับปรุง procedure ว่าในกรณีที่บันทึกไว้ในระบบว่าจะทำการกำหนดรหัสเอกสารโดยใช้ชื่อเอกสาร (ต้องไม่ซ้ำซ้อนกับชื่อเอกสารอื่น) ลองพิจารณาดูครับ
Write What You Do and Do What You Write

[นุกูล]

เมื่อก่อน เคยใช้แบบฟอร์มที่เป็นกระดาษ ในการบันทึกข้อมูล และเก็บเป็นหลักฐานให้ Auditor ดู ซึ่งก็มีการกำหนดรหัสเอกสารตามปกติ แต่ตอนนี้บางส่วนเปลี่ยนมาใช้ระบบในการบันทึกข้อมูล โดยให้ Auditor ดูข้อมูลบันทึกจากระบบเลย และไม่ได้กำหนดรหัสเอกสารในระบบ แต่ระบุชื่อบันทึกไว้ในตารางควบคุมบันทึก ช่องรหัสเอกสารขีด - ไว้ แบบนี้ทำได้หรือเปล่าคะ

ทำได้ครับ
เราต้องเข้าใจว่า บางครั้งข้อมูลในระบบมันอาจจะยากหรือลำบากที่จะไปเพิ่มนู่นนี่นั่นเข้าไป โดยเฉพาะข้อมูลที่ได้จากการใช้ Software
ดังนั้น เอกสารหรือบันทึกบางอย่าง การควบคุมก็ควบคุมจากชื่อเอกสารหรือบันทึกแทน แต่อย่าลืมเรื่อง อายุการจัดเก็บ และการป้องกันข้อมูลด้วยนะครับ

เจตนาของข้อกำหนด เขาต้องการให้มีการควบคุมเอกสารและมีบันทึกหลักฐานการทำงานเก็บไว้ ประมาณนั้นเอง
ดังนั้น ทำระบบให้รวย อย่าบ้าพิธีกรรม (ขอยืมคำจากอาจารย์ Old Man มานะครับ ชอบมาก อย่าบ้าพิธีกรรม) ต้องให้ระบบช่วย Support การทำงานให้ได้มากๆอย่าให้มันต้องเป็นภาระ สู้ๆครับ

[PUKDCC]

ขอบคุณมาก ๆ เลยค่ะ สำหรับคำแนะนำ

[nobie]

พี่นุกุลครับ

ขอถามเป็นความรู้เพิ่มด้วยครับ แล้วถ้าระบบที่บริษัทผม เป็นระบบแบบ paperless คือไม่ได้เก็บข้อมูลที่เป็นกระดาษเลย เพราะทุกอย่างเป็น e-doc อย่างนี้ เวลาจะทำรายงาน KPI ให้ทาง auditor ผมจะต้องไปขอให้ทาง IT เขา ก็อปปี้หน้าจอมาแนบกับแบบฟอร์ม KPI แบบนี้จะทำได้หรือปล่าครับ

ขอบคุณครับ
nobie