23 replies to this topic

[ประพนวิทย์]

รบกวนสอบถามความรู้จากพี่ ๆ เพื่อน ๆ สมาชิก ISOTHAI ทุกคนค่ะว่า เมื่อครบกำหนดที่เราต้องทำลายเอกสารแล้ว จำเป็นไหมค่ะจะต้องมีแบบฟอร์มขออนุมัติทำลาย และให้ผู้จัดการฝ่ายเซ็นต์รับทราบ หรือว่าสามารถทำลายได้ทันที ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบและความรู้ใหม่ค่ะ

[Sattahip]

รบกวนสอบถามความรู้จากพี่ ๆ เพื่อน ๆ สมาชิก ISOTHAI ทุกคนค่ะว่า เมื่อครบกำหนดที่เราต้องทำลายเอกสารแล้ว จำเป็นไหมค่ะจะต้องมีแบบฟอร์มขออนุมัติทำลาย และให้ผู้จัดการฝ่ายเซ็นต์รับทราบ หรือว่าสามารถทำลายได้ทันที ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบและความรู้ใหม่ค่ะ

ตามขั้นตอนการควบคุมอกสาร จำเป็นต้องมีผู้อนุมัติ และอยู่ที่กำหนดว่าผู้ใดมีอำนาจในการอนุมัติครับ
การใช้แบบฟอร์มจะทำให้สามารถสอบกลับได้ครับ

[ทิ.]

- ในการทำลายบันทึกคุณภาพ
จะกำหนดไว้ใน QP อยู่แล้วว่าใคร?เป็นผู้จัดเก็บ/ทำลาย
(ตามที่ระบุไว้ใน "ใบรายการจัดเก็บบันทึก"...ครับ!)

- โดยจัดทำสมุด (ฟอร์มปกติ) สำหรับ บันทึกข้อมูลในการ
ทำลายบันทึกคุณภาพ

- แล้วพรุ่งนี้ จะแนบ File (ฟอร์ม)ให้ (หมดเวลาทำงานแล้ว...ครับ!!!)

[จอมโจรจอมใจ]

รบกวนสอบถามความรู้จากพี่ ๆ เพื่อน ๆ สมาชิก ISOTHAI ทุกคนค่ะว่า เมื่อครบกำหนดที่เราต้องทำลายเอกสารแล้ว จำเป็นไหมค่ะจะต้องมีแบบฟอร์มขออนุมัติทำลาย และให้ผู้จัดการฝ่ายเซ็นต์รับทราบ หรือว่าสามารถทำลายได้ทันที ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบและความรู้ใหม่ค่ะ

ก่อนที่จะกำหนดกฎเกณฑ์ว่าด้วยเรื่องของบันทึก เราควรจะทำความเข้าใจกันสักนิดมั้ยครับว่า บันทึกที่จำเป็นต้องมีตาม QMS มีอะไรบ้าง จากนั้นจึงค่อยไปกำหนดวิธีการเก็บ วิธีการทำลายทีหลัง ซึ่งที่ผ่านมา บางองค์กรไปเก็บบันทึกที่ QMS ไม่ต้องการไว้ไม่ใช่น้อย เก็บไว้จนเป็นภาระมากกว่าที่จะเป็นประโยชน์

บันทึกที่จำเป็นสำหรับ QMS มีดังนี้ครับ
รายละเอียดข้างล่างนี้พอช่วยได้นะครับ
บันทึกคุณภาพที่จำเป็น 4.2.4
1 การประชุมทบทวนโดยฝ่ายบริหาร 5.6.1
2 ประวัติการศึกษา ฝึกอบรม ทักษะของบุคลากร 6.2.2 (e)
3 หลักฐานที่แสดงถึงความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ 7.1 (d)
4 การทบทวนความต้องการของลูกค้า 7.2.2
5 ข้อมูลสำหรับการออกแบบและพัฒนา 7.3.2
6 การทบทวนการออกแบบและพัฒนา 7.3.4
7 การทวนสอบการออกแบบและพัฒนา 7.3.5
8 การรับรองการออกแบบและพัฒนา 7.3.6
9 การเปลี่ยนแปลงการออกแบบและพัฒนา 7.3.7
10 การประเมินผู้ส่งมอบ 7.4.1
11 การทดสอบและรับรองกระบวนการที่ตรวจไม่ได้ 7.5.2 (d)
12 การชี้บ่งและสอบกลับได้ 7.5.3
13 การควบคุมทรัพย์สินของลูกค้า 7.5.4
14 หลักเกณฑ์การสอบเทียบ 7.6 (a)
15 ผลการทวนสอบในกรณีที่เครื่องวัดไม่สอดคล้อง 7.6
16 ผลการสอบเทียบ 7.6
17 ผลการตรวจติดตามคุณภาพภายใน 8.2.2
18 การตรวจปล่อยผ่านผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป 8.2.4
19 ผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด 8.3
20 การปฏิบัติการแก้ไข 8.5.2 (e)
21 การปฏิบัติการป้องกัน 8.5.3 (d)

ว่าแต่ว่า..... บันทึกสำหรับการทำลายบันทึกอยู่ตรงไหนล่ะเนี่ย ^^

[ทิ.]

- เอกสาร QP ,WI ,SD ,FM (ที่ยังไม่ได้บันทึกข้อมูล)

- บันทึก FM (ที่ได้บันทึกข้อมูลแล้ว!)


- ตกลงจะถามเรื่อง "เอกสาร" หรือ "บันทึก"
ผมก็ .... งง! เหมือนกัน ครับ!!!

[อยากรู้(แต่ไม่อยากถาม)]

อันนี้แค่สงสัยนะครับ
การขอทำลายเนี่ย ผมเห็นเข้าใช้ฟอร์มขอดำเนินการด้านเอกสาร เป็นตัวดำเนินการ อ่ะครับ
ไม่เคยเห็นฟอร์มขอทำลายเอกสาร (ทำลายเอกสารอย่างเดียวจริงๆ ไม่มีการดำเนินการเอกสารด้านอื่นๆปนอยู่ในฟอร์ม)

[นุกูล]

รบกวนสอบถามความรู้จากพี่ ๆ เพื่อน ๆ สมาชิก ISOTHAI ทุกคนค่ะว่า เมื่อครบกำหนดที่เราต้องทำลายเอกสารแล้ว จำเป็นไหมค่ะจะต้องมีแบบฟอร์มขออนุมัติทำลาย และให้ผู้จัดการฝ่ายเซ็นต์รับทราบ หรือว่าสามารถทำลายได้ทันที ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบและความรู้ใหม่ค่ะ

การควบคุมบันทึก
มาตรฐาน (ISO) ขอแค่มีการจัดเก็บที่ดี หาง่าย ป้องกันการเสียหาย มีการกำหนดอายุการจัดเก็บ และมีการกำหนดวิธีการทำลาย
ดังนั้น คำถามที่ถามว่า ถ้าถึงกำหนดทำลายแล้ว ต้องขออนุมัติทำลายไหม ขอตอบว่า
ขึ้นอยู่กับ Procedure ที่เขียนไว้ครับ ว่าเขียนไว้ยังไง
ถ้าเขียนไว้ว่าต้องอนุมติก่อนก็ต้องขออนุมัติก่อน
ถ้าเขียนไว้ว่าเมื่อถึงกำหนดแล้ว ให้เจ้าภาพดำเนินการทำลายได้เลย ก็ไม่ต้องรอครับ เช็ควันเวลาแล้วก็ทำลายกันได้เลยครับ

คุณจอมโจรบอกไว้ได้น่ารักมากครับ ISO ไม่ได้บังคับให้มีบันทึกเรื่องการควบคุมบันทึกน่ะ ถูกต้องแล้วคร๊าบบบบบ

[tik815]

ขอแจมด้วยคนค่ะ....
ติ๊กเขียนเอกสารไว้ว่าเมื่อเอกสารล้าสมัยให้ทำลายทันทีด้วยการขีดฆ่า ซึ่งปกติ CB ตรวจก็ไม่มีปัญหา
แต่ปัญหามันอยู่ที่ IQA เนี่ยแหละค่ะ เค้าพยามถามให้เราจนมุมให้ได้ว่ามั่นใจได้อย่างไรว่า ทุกส่วนจะปฏิบัติตาม
ทั้งที่หลักฐานในการอบรม และการสื่อสารเราก็มีทั้งหมด

ท่านใดพอจะมีข้อแนะนำในการรับมือกับผู้ร่วมงานอย่างนี้ไหมค่ะ......วัยรุ่นเซ็ง

[นุกูล]

ขอแจมด้วยคนค่ะ....
ติ๊กเขียนเอกสารไว้ว่าเมื่อเอกสารล้าสมัยให้ทำลายทันทีด้วยการขีดฆ่า ซึ่งปกติ CB ตรวจก็ไม่มีปัญหา
แต่ปัญหามันอยู่ที่ IQA เนี่ยแหละค่ะ เค้าพยามถามให้เราจนมุมให้ได้ว่ามั่นใจได้อย่างไรว่า ทุกส่วนจะปฏิบัติตาม
ทั้งที่หลักฐานในการอบรม และการสื่อสารเราก็มีทั้งหมด

ท่านใดพอจะมีข้อแนะนำในการรับมือกับผู้ร่วมงานอย่างนี้ไหมค่ะ......วัยรุ่นเซ็ง

ให้ Internal Auditor ท่านนั้น ไปสุ่มถามกับหน่วยงานอื่นๆประกอบด้วยก็ได้
ว่าคนอื่นๆเข้าใจและปฏิบัติเหมือนที่เราบอกไหม
ถ้าเข้าใจตรงกัน ทำเหมือนกัน ก็ปิดประเด็นได้
แต่ ถ้าเข้าใจไม่ตรงกันกับเรา ทำไม่ตรงกันกับที่เราบอก อันนี้ก็อาจจะเริ่มีข้อสังเกตุได้บ้างครับ

ประมาณว่า "ถ้าพี่ไม่เชื่อหนู พี่ก็ไปสุ่มถามกับคนอื่นๆเพิ่มเติมก็ได้ค่ะ ยินดีค่ะ"

การ Audit ไม่ใช่การจับผิดน่ะจ๊ะทุกๆคน อย่าเอาอารมณ์และความแค้นส่วนตัวเข้าไปเกี่ยวข้อง

[ทิ.]

- ขอเสนอความคิดเห็น..นะครับ!

- ในการตรวจติดตาม ไม่ว่าจะเป็นการทำ
IQA หรือ ตรวจติดตามจาก CB สิ่งที่
ทำให้ Auditor /CB ยอมรับ ในการตรวจ
คือ หลักฐานว่า..คุณได้มีการปฏิบัติจริง

- เช่น ในการทำลายเอกสาร ต้องแสดงหลักฐาน
ว่าคุณได้ทำลายเอกสารจริง โดยทำใบบันทึก
การทำลายเอกสารมา 1 ฉบับ แล้วมีชื่อเอกสาร
,ทำลายเมื่อไร? ,ใครเป็นผู้ทำลาย ,อนุมัติโดยใคร?

- โดยกำหนดไว้ใน QP เรื่องการควบคุมเอกสาร / บันทึก
คุณภาพ

- ดังนั้น จึงมั่นใจได้ว่า ทุกหน่วยงานภายในองค์กร ต้องมีการทำลาย
เอกสารจริงๆๆ (โดยนำ บันทึกการทำลายเอกสารให้ Auditor /CB ดู...... ครับ!!!)

[webmaster]

รบกวนสอบถามความรู้จากพี่ ๆ เพื่อน ๆ สมาชิก ISOTHAI ทุกคนค่ะว่า เมื่อครบกำหนดที่เราต้องทำลายเอกสารแล้ว จำเป็นไหมค่ะจะต้องมีแบบฟอร์มขออนุมัติทำลาย และให้ผู้จัดการฝ่ายเซ็นต์รับทราบ หรือว่าสามารถทำลายได้ทันที ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบและความรู้ใหม่ค่ะ

แชร์ด้วยคนครับ

ถามว่าจำเป็นต้องมีมั๊ย ไม่มีถือว่าไม่สอดคล้องมั๊ย คำตอบคือ ไม่จำเป็นครับ

แต่ถ้าจะมีระบบนี้ไว้ ก็ถือว่าไม่ผิดกติกา ดีเสียอีก ขึ้นกับความเหมาะสมของแต่ละองค์กร บางองค์กรอาจมีปัญหาการทำลายเอกสารอย่างไม่รอบคอบ เอกสารที่ยังไม่ควรทำลาย ยังไม่ถึงเวลา กลับเผลอทำลายซะเกลี้ยง (ทั้งที่บางทีอาจมีระบุไว้แล้ว) หรือทำลายวิธีผิดจากที่กำหนด บันทึกที่เป็นความลับ ดันเอามาใช้ซ้ำ ระบบการอนุมัติก่อนทำลายก็ถือเป็นการยืนยันอีกครั้ง กันพลาด

องค์กรที่ไม่กังวลว่าจะมีปัญหาตรงนี้ ไม่กลัวว่าจะทำลายผิดวิธี ก็ระบุไว้ตั้งแต่แรกเลยว่า เมื่อหมดอายุแล้ว จะทำลาย หรือจัดการอย่างไร

ให้เป็นทางเลือกครับ แน่นอนว่า มีการยืนยันซ้ำดีกว่าแน่นอนในเชิงของระบบ แต่ก็แลกกับภาระ และถือเป็นต้นทุน

แต่ถ้าชอบแบบจ่ายขั้นต่ำ ก็ไม่ต้องมี

ถ้า Auditor ถามว่า จะมั่นใจได้ยังไงว่า bla bla bla... ก็ให้ตอบว่า เขียนเป็นระบบไว้ชัดเจน มีการฝึกอบรมหรือชี้แจงในเรื่องนี้ และมีการตรวจสอบ รวมถึงผล internal audit ที่ผ่านมาก็ไม่เคยพบปัญหานี้ อันนี้ถือว่ามี quality assurance เพียงพอครับ

และอีกอัน ผมว่าวัตถุประสงค์ของข้อกำหนดนี้ ไม่ได้มุ่งเน้นที่ว่า ครบกำหนดแล้วทำลายไปหรือยัง แต่น่าจะเป็น ยังไม่ครบกำหนดแต่คุณทำลายไปหรือเปล่า รวมถึงการจัดการ หรือทำลาย ใช้วิธีการผิดแผกไปจากที่ระบุไว้หรือไม่ เช่นเอกสารที่เป็นความลับต่างๆ

[panisa.k]

แวะมาอ่านค่ะ...
พี่Web ฟันธงแบบนี้ก็ชัวร์ค่ะ

[Toppy ('o')]

ถ้าอยากได้แบบฟอร์ม ผมจัดให้ครับ อิอิ.

แบบฟอร์มการขออนุมัติทำลายบันทึก
.
.
.
.

Attached Files

•  FM_DC_005_แบบ_อร์ม_าร_ออนุมัติ_ำลายบัน_ึ_.zip   2.69KB   1556 downloads

[ทิ.]

- แบบฟอร์ม คล้ายๆกัน
กับที่ผมใช้ปฏิบัติงานอยู่... ครับ!

[อยากรู้(แต่ไม่อยากถาม)]

มันเป็นเช่นฉะนี้ นี่เอง
ขอบคุณ คุณท๊อปด้วยนะครับ ที่พาตัวจริงมาให้ดู

[จอมโจรจอมใจ]

มีเหมือนกันครับ แต่ใช้สำหรับควบคุมบันทึกที่สำคัญยิ่งยวด เท่านั้นน่ะ
พิจารณาดูนะครับ

Attached Files

•  ราย_าน_าร_ำลายบัน_ึ_.zip   6.68KB   1154 downloads

[อยากรู้(แต่ไม่อยากถาม)]

นำไปพิจารณาแล้วครับ
ขอบคุณครับ

[ทิ.]

- ตัวอย่าง "ใบทำลายบันทึกคุณภาพ"
ที่ผมใช้งาน ..... ครับ!!!

[อยากรู้(แต่ไม่อยากถาม)]

เก็บเรียบร้อยแล้วครับ คุณเพื่อน
พอดีนึกออก เลยไปหาในกรุ มาให้ เลยเอาแชร์เพิ่ม ครับ
กระทู้นี่ น่าจะเป็นประโยชน์อย่างมาก สำหรับผู้ที่กำลังพิจารณาหาแนวทางในเรื่องนี้ (ต้องขอบคุณเจ้าของกระทู้ด้วย ที่มาโพส์ให้พี่ทั้งหลายเข้ามาแชร์กัน ขนาดท่านWebmaster ยังมาแจม

Attached Files

•  _าร_วบ_ุมบัน_ึ_.pdf   25.22KB   1192 downloads

[Tuk]

ของผมก็ให้มีผู้อนุมัติทำลายครับ จุดประสงค์ก็คือเพื่อให้ผู้รับผิดชอบรับรู้ด้วย