Jump to content


ท่านที่สมัครสมาชิกเข้ามาใหม่ กรุณารอให้ Admin ได้ทำการ Validate การเป็นสมาชิก ภายใน 24 ชม.ของวันทำการ ซึ่งระหว่างที่รอ Validation ท่านอาจจะยังไม่สามารถดาวน์โหลดข้อมูลต่างๆ ได้ หากไม่ได้รับความสะดวก กรุณาอีเมลแจ้ง isothainetwork@hotmail.com

Photo

อายุการจัดเก็บเอกสาร


  • This topic is locked This topic is locked
11 replies to this topic

#1 เอเจ

เอเจ

    Super Member

  • Power Members
  • PipPip
  • 51 posts

Posted 21 July 2011 - 09:17 AM

อยากทราบว่า มีข้อกำหนดตรงไหน หรือกฎหมายในเรื่องใดบ้างที่กำหนดการจัดเก็บเอกสารต่างๆๆ( ไม่รวมแผนกบัญชี)
ว่าเอกสารต้องเก็บกี่ปี ถึงจะทำลายได้ อุตสาหกรรมยานยนต์ อิเล็คทรอนิคส์ เก็บกี่ปีค่ะ หาข้อมูลได้ที่ไหน หรือใครมีข้อมูล แชร์ให้ด้วยค่ะ

#2 นุกูล

นุกูล

    Super Hornor Member

  • Super Power Members
  • PipPipPipPipPipPip
  • 4,797 posts
  • Gender:Male

Posted 21 July 2011 - 09:19 AM

QUOTE(เอเจ @ Jul 21 2011, 09:17 AM) <{POST_SNAPBACK}>
อยากทราบว่า มีข้อกำหนดตรงไหน หรือกฎหมายในเรื่องใดบ้างที่กำหนดการจัดเก็บเอกสารต่างๆๆ( ไม่รวมแผนกบัญชี)
ว่าเอกสารต้องเก็บกี่ปี ถึงจะทำลายได้ อุตสาหกรรมยานยนต์ อิเล็คทรอนิคส์ เก็บกี่ปีค่ะ หาข้อมูลได้ที่ไหน หรือใครมีข้อมูล แชร์ให้ด้วยค่ะ



ทำระบบไหนหรือมาตรฐานไหนอยู่ครับ

Nukool Thanuanram
Mobile Phone: 097.954.4939

Facebook: Nukool Thanuanram

Fanpage: อาจารย์นุกูล วิทยากรสอนคนโรงงาน
LINE ID: nukool2001
E-Mail: nukool2001@gmail.com


เสือพี่เพราะป่าปก ป่ารกเพราะเสือยัง ดินเย็นเพราะหญ้าบัง และหญ้ายังเพราะดินดี "สรรพสิ่งล้วนเกื้อกูลพึ่งพาอาศัย ซึ่งกันและกัน"


#3 iso_man

iso_man

    Super Hornor Member

  • Super Power Members
  • PipPipPipPipPipPip
  • 5,132 posts
  • Gender:Male

Posted 21 July 2011 - 09:35 AM

กฎหมายตรงๆเลยคงมีแต่บัญชีนะครับ แต่ถ้าทางอ้อมจะมีมาจาก
1. ลูกค้ากำหนดให้จัดเก็บ
2. จัดเก็บตามอายุการรับประกันสินค้า
3. จัดเก็บเพื่อให้สามารถสอบกลับตามกม. PL LAW ซึ่งลูกค้าที่ซิ้อสินค้าไปสามารถฟ้องกลับได้หากสินค้ามีปัญหาหลังจากการซื้อไปใช้ 10 ปี
เพราะฉะนั้นการพิจารณาบันทึกจึงต้องดูความสำคัญของเอกสารว่าเอกสารอะไรบ้างที่แสดงถึ
งการควบคุมคุณภาพสินค้าเป็นไปตามมาตรฐานที่ลูกค้ากำหนด หรือ มาตรฐานอุตสาหกรรมที่รองรับ โชคดีครับ
การมีความรู้ มาจากการเรียนรู้ และปฏิบัติ หากเรียนอย่างเดียวไม่ปฏิบัีติก็เรียกว่ารุ้ไม่จริง
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ chatriwat@hotmail.com
Facebook: poppithai
Tel:089-6834451

#4 pakdoo2002

pakdoo2002

    New Member

  • Members
  • Pip
  • 9 posts

Posted 21 July 2011 - 03:08 PM

ตาม Rep บนครับ
ถ้าเป็นระบบ ISO/TS 16949
ข้อกำหนดที่ 4.2.4.1 เรื่อง ระยะเวลาจัดเก็ยบันทึก ครับ


#5 เอเจ

เอเจ

    Super Member

  • Power Members
  • PipPip
  • 51 posts

Posted 21 July 2011 - 04:26 PM

คุณนุกูล
ทำ2 ระบบ คือ 9001 และ 14001 และเพื่อ Support TS/16949 ด้วยก็ดีค่ะ

แต่เป็น Product ทั้งอิเล็คทรอนิคส์ และรถยนต์ค่ะ

#6 Angcapol (TQC)

Angcapol (TQC)

    Premium Member

  • Power Members
  • PipPipPip
  • 159 posts

Posted 21 July 2011 - 10:46 PM

อายุการจัดเก็บเอกสารในข้อกำหนดทั้ง 4.2.3 ทั้ง 9001 และ TS 16949 และข้อ 4.4.5 ของ ISO 14001 ไม่มีกำหนดนะครับ
มีแต่ข้อกำหนดที่บอกว่าองค์กรต้องป้องกันการใช้เอกสารทีล้าสมัย

หมายถึงเอกสารที่ไม่มีความจำเป็นในการนำมาใช้งาน หรือไม่ทันสมัยกับการทำงานในปัจจุบัน องค์กรจะต้องทำ
การยกเลิกการใช้งานเอกสารนั้น โดยต้องควบคุมและชี้บ่งเอกสารที่ยกเลิกให้ชัดเจน รวมถึงการนำออกจากพื้นที่ทำงาน
เพือป้องกันการสับสนของพนักงานทีเเกียวข้องนำไปใช้งาน โดยเอกสารที่ยกเลิกอาจจะต้องมีการนำมาทำลายด้วย
ดังนี้นเอกสารส่วนใหญ่จะไม่กำหนดอายุการจัดเก็บครับ ขึ้นอยู่กับว่ามันมีความจำเป็นต้องใช้หรือปล่าว ถ้าไม่จำเป็นแล้วจึงจะยกเลิกหรือทำลายเอกสารนั้นทิ้ง

ส่วน Document ที่กำหนดอายุการจัดเก็บจริงๆ คือข้อ 4.2.4 การควบคุมบันทึก ครับ
บันทึก (หรือหลักฐานที่แสดงถึงความมีประสิทธิผลของระบบบริหารคุณภาพ)
ข้อกำหนดระบุให้องค์กรต้องกำหนดอายุในการจัดเก็บบันทึกครับ
โดยการกำหนดอายุการจัดเก็บบันทึกจะขื้นอยู่กับกับดุลยพินิจขององค์กรเอง ว่าควรจะจัดเก็บไว้นานแค่ไหน
โดยพิจารณาจากความจำเป็น และความสำคัญในการเรียกใช้บันทึกต่างๆ เมือเวลาผ่านไปว่ามีมากน้อยแค่ไหนครับ

และมาตรฐาน ts 16949 มีข้อกำหนดเพิ่มอีกหนึ่งข้อคือ 4.2.4.1 ระยะเวลาในการจัดเก็บบันทึก
โดยข้อนี้ระบุให้องค์กรกำหนออายุการจัดเก็บโดยให้อ้างอิงกับข้อกฏหมาย (ถ้ามี) และข้อกำหนดของลูกค้าด้วยครับ
ซึ่งลูกค้าส่วนใหญ่จะระบุเงื่อนไขการจัดเก็บบันทึกไว้ใน Supplier Manual ครับ
ลองไปใล่ดูนะครับว่าเอกสารแต่ละประเภท ลูกค้ากำหนดการจัดเก็บไว้กี่ปี ข้อควรระวังลูกค้าแต่ละรายจะจัดเก็บไม่เท่ากันนะครับ ถึงจะเป็นเอกสารประเภทเดียวกันก็เถอะ
คุณเอเจอาจจะทำเป็น Matrix ไว้ก็ได้นะครับ สะดวกและง่ายต่อการสื่อสารด้วยครับ smiley-signs003.gif

อังคพล
eng_038@hotmail.com

#7 นุกูล

นุกูล

    Super Hornor Member

  • Super Power Members
  • PipPipPipPipPipPip
  • 4,797 posts
  • Gender:Male

Posted 22 July 2011 - 08:14 AM

QUOTE(pakdoo2002 @ Jul 21 2011, 03:08 PM) <{POST_SNAPBACK}>
ตาม Rep บนครับ
ถ้าเป็นระบบ ISO/TS 16949
ข้อกำหนดที่ 4.2.4.1 เรื่อง ระยะเวลาจัดเก็ยบันทึก ครับ



ถ้าทำระบบนี้ก็หวานหมูครับ เพราะทั้ง 3 ตัว มันไม่ได้ระบุชัดๆว่าเราจะต้องจัดเก็บไว้ยาวนานแค่ไหน มันบอกแค่ให้เรากำหนดอายุการจัดเก็บ
ทีนี้เป็นหน้าที่ของเราแล้วแหละ ว่า จะต้องพิจารณาอายุการจัดเก็บยังไงไม่ให้สั้นเกินไปหรือนานเกินไปจนเปลืองเนื้อที่ในบ
ริษัท

ประเด็นที่ควรพิจารณาสำหรับอายุการจัดเก็บ

1 กฏหมาย มีบอกไหม
บางครั้งกฏหมายมันอาจจะไม่ได้บอกมาตรงๆ เช่น
14001 บอกว่าเราจะต้องทำนูนนี่นั่นทุกๆปี แปลว่า เราต้องจัดเก็บบันทึกพวกนี้ไว้จนกว่าจะมีการทำซ้ำในปีต่อมา เช่น หลักฐานการวัดสภาพแวดล้อม การฝึกอบรมภาคบังคับ
ประกันสังคม บอกว่าพนักงานสามารถเรียกร้องความเป็นธรรมจากนายจ้าง หากลาออกแล้วพบว่าตัวเองเป็นโรคจากการทำงาน ภายในระยะเวลา 2 ปี นับจากวันที่ลาออก ถ้าจำไม่ผิดน่ะ ดังนั้นบันทึกพวกนี้เราก็ควรจะเก็บไว้มากกว่า 2 ปีเน๊าะ กันไว้เผื่อเราจะกลับมาเรียกร้องบริษัทเอง hahaha

2 อายุการจัดจำหน่าย
สินค้าบางอย่าง ผลิตแล้ววางตลาดเร็วขายเร็ว ไม่มีการรับประกัน แบบนี้เก็บไว้ไม่ต้องนานก็ได้

3 อายุการใช้งานและการรับประกัน
สินค้าบางอย่างมีอายุการใช้งานและเรารับปากตอนทำสัญยาว่าเราจะมีบริการหลังการขาย กี่ปีก็ว่ากันไป ดังนั้นบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องก็ควรจะเก็บนานตามนั้นด้วย เผื่อมีปัญหาจะได้สอบกลับได้ครับ

4 ประสบการณ์
ที่ผ่านมาเคยต้องมารื้อหาดูข้อมูลบันทึกย้อนหลังไหม ถ้าไม่ก็แปลว่าอายุการจัดเก็บในปัจจุบันยังโออยู่ แต่ถ้ารื้อหาของเก่ามาดูประจำ บางทีย้อนหลังเป็นปีๆ อย่างนี้ก็นานตามที่ย้อนครับ บางตัวน่ะ ไม่ใช่ทั้งหมด

5 ลูกค้า
เขาว่าว่าตามเขา ถ้าเขาไม่ว่า คอยว่าตามเราจ๊ะ

มาตรฐาน 3 ตัวนี้กล่าวไว้กว้างๆ เรา Design เองได้ครับ แต่ถ้าเป็นมาตรฐานบางตัว เช่น ISO13485 เขาจะเขียนไว้ชัดเลยน่ะ ว่าต้องเก็บไว้อย่างน้อยกี่ปี

สู้ๆ

Nukool Thanuanram
Mobile Phone: 097.954.4939

Facebook: Nukool Thanuanram

Fanpage: อาจารย์นุกูล วิทยากรสอนคนโรงงาน
LINE ID: nukool2001
E-Mail: nukool2001@gmail.com


เสือพี่เพราะป่าปก ป่ารกเพราะเสือยัง ดินเย็นเพราะหญ้าบัง และหญ้ายังเพราะดินดี "สรรพสิ่งล้วนเกื้อกูลพึ่งพาอาศัย ซึ่งกันและกัน"


#8 pruksachart

pruksachart

    Supreme Member

  • Power Members
  • PipPipPipPip
  • 335 posts
  • Gender:Female
  • Location:อยุธยา

Posted 22 July 2011 - 02:00 PM

เคลียร์ เว่อ ไรเว่อร์ ค่ะ อาจารย์

ขอบคุณนะคะ cheekkiss.gif

#9 นุกูล

นุกูล

    Super Hornor Member

  • Super Power Members
  • PipPipPipPipPipPip
  • 4,797 posts
  • Gender:Male

Posted 22 July 2011 - 05:17 PM

QUOTE(pruksachart @ Jul 22 2011, 02:00 PM) <{POST_SNAPBACK}>
เคลียร์ เว่อ ไรเว่อร์ ค่ะ อาจารย์

ขอบคุณนะคะ cheekkiss.gif


วัยรุ่นซ่ะ

Nukool Thanuanram
Mobile Phone: 097.954.4939

Facebook: Nukool Thanuanram

Fanpage: อาจารย์นุกูล วิทยากรสอนคนโรงงาน
LINE ID: nukool2001
E-Mail: nukool2001@gmail.com


เสือพี่เพราะป่าปก ป่ารกเพราะเสือยัง ดินเย็นเพราะหญ้าบัง และหญ้ายังเพราะดินดี "สรรพสิ่งล้วนเกื้อกูลพึ่งพาอาศัย ซึ่งกันและกัน"


#10 aimeapple

aimeapple

    Premium Member

  • Power Members
  • PipPipPip
  • 131 posts
  • Gender:Female
  • Location:Bangpain Industrial
  • Interests:ISO/TS16949 : 2009

Posted 23 July 2011 - 01:28 PM

QUOTE(eng038 @ Jul 21 2011, 10:46 PM) <{POST_SNAPBACK}>
อายุการจัดเก็บเอกสารในข้อกำหนดทั้ง 4.2.3 ทั้ง 9001 และ TS 16949 และข้อ 4.4.5 ของ ISO 14001 ไม่มีกำหนดนะครับ
มีแต่ข้อกำหนดที่บอกว่าองค์กรต้องป้องกันการใช้เอกสารทีล้าสมัย

หมายถึงเอกสารที่ไม่มีความจำเป็นในการนำมาใช้งาน หรือไม่ทันสมัยกับการทำงานในปัจจุบัน องค์กรจะต้องทำ
การยกเลิกการใช้งานเอกสารนั้น โดยต้องควบคุมและชี้บ่งเอกสารที่ยกเลิกให้ชัดเจน รวมถึงการนำออกจากพื้นที่ทำงาน
เพือป้องกันการสับสนของพนักงานทีเเกียวข้องนำไปใช้งาน โดยเอกสารที่ยกเลิกอาจจะต้องมีการนำมาทำลายด้วย
ดังนี้นเอกสารส่วนใหญ่จะไม่กำหนดอายุการจัดเก็บครับ ขึ้นอยู่กับว่ามันมีความจำเป็นต้องใช้หรือปล่าว ถ้าไม่จำเป็นแล้วจึงจะยกเลิกหรือทำลายเอกสารนั้นทิ้ง

ส่วน Document ที่กำหนดอายุการจัดเก็บจริงๆ คือข้อ 4.2.4 การควบคุมบันทึก ครับ
บันทึก (หรือหลักฐานที่แสดงถึงความมีประสิทธิผลของระบบบริหารคุณภาพ)
ข้อกำหนดระบุให้องค์กรต้องกำหนดอายุในการจัดเก็บบันทึกครับ
โดยการกำหนดอายุการจัดเก็บบันทึกจะขื้นอยู่กับกับดุลยพินิจขององค์กรเอง ว่าควรจะจัดเก็บไว้นานแค่ไหน
โดยพิจารณาจากความจำเป็น และความสำคัญในการเรียกใช้บันทึกต่างๆ เมือเวลาผ่านไปว่ามีมากน้อยแค่ไหนครับ

และมาตรฐาน ts 16949 มีข้อกำหนดเพิ่มอีกหนึ่งข้อคือ 4.2.4.1 ระยะเวลาในการจัดเก็บบันทึก
โดยข้อนี้ระบุให้องค์กรกำหนออายุการจัดเก็บโดยให้อ้างอิงกับข้อกฏหมาย (ถ้ามี) และข้อกำหนดของลูกค้าด้วยครับ
ซึ่งลูกค้าส่วนใหญ่จะระบุเงื่อนไขการจัดเก็บบันทึกไว้ใน Supplier Manual ครับ
ลองไปใล่ดูนะครับว่าเอกสารแต่ละประเภท ลูกค้ากำหนดการจัดเก็บไว้กี่ปี ข้อควรระวังลูกค้าแต่ละรายจะจัดเก็บไม่เท่ากันนะครับ ถึงจะเป็นเอกสารประเภทเดียวกันก็เถอะ
คุณเอเจอาจจะทำเป็น Matrix ไว้ก็ได้นะครับ สะดวกและง่ายต่อการสื่อสารด้วยครับ smiley-signs003.gif

อังคพล
eng_038@hotmail.com



ขอบคุณค่ะอาจารย์นุกูล....ชัดเจนมากมายเลยค่ะ

แต่ขอถามเพิ่มเติมนิดหน่อยนะค่ะ (ว่าเข้าใจถูก)

ที่บริษัททำ ISO9001 / ISO14001 / และเตรียมทำ ISO/TS16949

ตอนนีมีทำเอกสารเกี่ยวกับ ISO/TS16949 แล้ว ซึ่งลูกค้ากำหนดให้จัดเก็บเอกสาร 10 ปี

สำหรับเอกสารสำคัญต่างๆ (ลูกค้าระบุให้) แต่สำหรับลูกค้าที่ทำแค่ ISO9001 และ ISO14001

ก็ไม่จำเป็นต้องเก็บตามนั้น ได้ใช่มั้ยค่ะ เพราะตอนนี้เริ่มจัดเก็บ เท่า ISO/TS16949 ทั้งหมดเลย

** ถ้ากำหนดเวลาจัดเก็บไม่เท่ากัน แล้วอย่างนี้จะบุอายุการจัดเก็บยังไงดี หรือว่าระบุแยกเป็นเฉพาะลูกค้า

อาจารย์นุกูล พอจะมีตัวอย่างมั้ยค่ะ.....ขอบคุณล่วงหน้านะค่ะ
toyou.gif
Thank you so much for your kind support kha.
Best regards,
Ms. Porntip Intharaksasap
QMR. Section Chief

#11 นุกูล

นุกูล

    Super Hornor Member

  • Super Power Members
  • PipPipPipPipPipPip
  • 4,797 posts
  • Gender:Male

Posted 23 July 2011 - 01:33 PM

QUOTE(aimeapple @ Jul 23 2011, 01:28 PM) <{POST_SNAPBACK}>
ขอบคุณค่ะอาจารย์นุกูล....ชัดเจนมากมายเลยค่ะ

แต่ขอถามเพิ่มเติมนิดหน่อยนะค่ะ (ว่าเข้าใจถูก)

ที่บริษัททำ ISO9001 / ISO14001 / และเตรียมทำ ISO/TS16949

ตอนนีมีทำเอกสารเกี่ยวกับ ISO/TS16949 แล้ว ซึ่งลูกค้ากำหนดให้จัดเก็บเอกสาร 10 ปี

สำหรับเอกสารสำคัญต่างๆ (ลูกค้าระบุให้) แต่สำหรับลูกค้าที่ทำแค่ ISO9001 และ ISO14001

ก็ไม่จำเป็นต้องเก็บตามนั้น ได้ใช่มั้ยค่ะ เพราะตอนนี้เริ่มจัดเก็บ เท่า ISO/TS16949 ทั้งหมดเลย

** เวลาจัดเก็บไม่เท่ากัน แล้วอย่างนี้จะจะบุอายุการจัดเก็บยังไงดี หรือว่าระบุแยกเป็นเฉพาะลูกค้า

อาจารย์นุกูล พอจะมีตัวอย่างมั้ยค่ะ.....ขอบคุณล่วงหน้านะค่ะ
toyou.gif


ใน Procedure ก็ระบุวลีอมตะไปครับ ว่าเราจะจัดเก็บไว้อย่างน้อย ... ปี เว้นแต่มีข้อกำหนดเฉพาะจากลูกค้า ให้จัดเก็บตามที่ลูกค้าระบุ
ทีนี้ก็สบายครับ ทำ List ออกมาเลยว่าเจ้าไหนให้เก็บอะไรกี่ปี PPAP File เจ้า A 10 ปี เจ้า B 5 ปี เจ้า C ไม่ระบุ ก็เก็บตามมาตรฐานภายในของบริษัท 3-4 ปีว่ากันไปครับ

สู้ๆครับคุณเปิ้ล ทำงานหนักน่ะเรา

Nukool Thanuanram
Mobile Phone: 097.954.4939

Facebook: Nukool Thanuanram

Fanpage: อาจารย์นุกูล วิทยากรสอนคนโรงงาน
LINE ID: nukool2001
E-Mail: nukool2001@gmail.com


เสือพี่เพราะป่าปก ป่ารกเพราะเสือยัง ดินเย็นเพราะหญ้าบัง และหญ้ายังเพราะดินดี "สรรพสิ่งล้วนเกื้อกูลพึ่งพาอาศัย ซึ่งกันและกัน"


#12 aimeapple

aimeapple

    Premium Member

  • Power Members
  • PipPipPip
  • 131 posts
  • Gender:Female
  • Location:Bangpain Industrial
  • Interests:ISO/TS16949 : 2009

Posted 23 July 2011 - 02:49 PM

QUOTE(นุกูล @ Jul 23 2011, 01:33 PM) <{POST_SNAPBACK}>
ใน Procedure ก็ระบุวลีอมตะไปครับ ว่าเราจะจัดเก็บไว้อย่างน้อย ... ปี เว้นแต่มีข้อกำหนดเฉพาะจากลูกค้า ให้จัดเก็บตามที่ลูกค้าระบุ
ทีนี้ก็สบายครับ ทำ List ออกมาเลยว่าเจ้าไหนให้เก็บอะไรกี่ปี PPAP File เจ้า A 10 ปี เจ้า B 5 ปี เจ้า C ไม่ระบุ ก็เก็บตามมาตรฐานภายในของบริษัท 3-4 ปีว่ากันไปครับ

สู้ๆครับคุณเปิ้ล ทำงานหนักน่ะเรา


ขอบคุณคร้า
ที่บริษัทยังเป็นองค์กรขนาดย่อมอยู่ค่ะ ยังพอไหวๆ 55

Thank you so much for your kind support kha.
Best regards,
Ms. Porntip Intharaksasap
QMR. Section Chief




0 user(s) are reading this topic

0 members, 0 guests, 0 anonymous users