4 replies to this topic

[HHE1]

ทำงานเป็นฝ่ายควบคุมคุณภาพด้านเอกสารของระบบ ISO9001:2008 ของบริษัทค่ะ บริษัททำธุรกิจเกี่ยวกับ International Air and Sea Freight Forwarder (ตัวแทนขนส่งระหว่างประเทศทั้งทางเรือและแอร์) มีแนวความคิดจะปรับปรุงระบบ โดยลดการใช้-แจกจ่ายเอกสารจากกระดาษไปเป็นระบบอิเล็คโทรนิกส์ค่ะ แต่บริษัทไม่มีเว็บไซด์เป็นของตนเอง, ไม่มีนโยบายลงทุนด้านซอฟแวร์ และแผนก IT ไม่มีพื้นที่ของserver ให้นำ file ไปเก็บ/แชร์แต่อย่างใด...ประกอบกับบริษัทมีทั้งหมด 4 สาขา รบกวนผู้รู้ช่วยแนะนำแนวทางในการควบคุมเอกสารและบันทึกคุณภาพหน่อยค่ะว่า จะควบคุมอย่างไรโดยมีข้อจำกัดดังกล่าวข้างต้น สามารถใช้การควบคุมเอกสารผ่านทาง email ได้มั้ยค่ะแล้วให้แต่ละแผนกสร้าง folder จัดเก็บเอกสารและบันทึกที่เราแจกจ่ายไปให้ ได้มั้ยค่ะ

ตอนนี้ต้องการยึดคติช่วยเหลือตัวเองก่อนที่จะไปเพิ่งแผนก IT เนื่องจากเขายังเห็นด้วยกับการควบคุมและแจกจ่ายเอกสารและบันทึกคุณภาพในแบบHard Copy อยู่ค่ะ เพราะเขาเห็นว่าง่ายและสะดวก และที่สำคัญไม่ต้องไปเกี่ยวข้องกับเขาด้วย....แต่อรเองกลับคิดว่าองค์กรเราใหญ่ขึ้นม
าก (พนักงาน 400 กว่าคน) การแจกจ่ายเอกสารให้แผนกที่เกี่ยวข้องค่อนข้างมากมาย เปลืองทั้งต้นทุนด้านกระดาษและทรัพยากรบุคคลของแผนกเรา ซึ่งมีอยู่น้อยนิด....จึงอยากจะปรับปรุงระบบให้เป็น E-Document ....รบกวนผู้รู้ช่วยส่งตัวอย่างคู๋มือควบคุมเอกสารและบันทึกคุณภาพแบบ E-Document หรือแนะนำแนวทางในการดำเนินการด้วยค่ะ

ขอบคุณมากค่ะ
อรอุมา
onuma@th.hh-express.com

[iso_man]

ตอบแบบงบน้อยๆ ที่มีทรัพยากรจำกัด ก็ทำเยี่ยงนี้ได้ครับ ให้ทาง DC ทำการสร้าง Folder ใน Drive ตัวเองหนึ่ง Folder โดยใช้ชื่อเอกสาร ISO ก็ได้ครับ จากนั้นนำเอกสาร ISO ทั้งหมดเข้าไปเก็บไว้โดยอาจเก็บในรูปของ PDF. จากนั้นใช้ Share Folder ที่เครื่อง DC เลยครับ
เมื่อมีเอกสารใหม่ให้แจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทาง Mail เพื่อให้เข้าไปดูเอกสารรวมขององค์กรได้ อันนี้กรณีผู้เข้าดูต้องรู้ว่าตัวเองเกี่ยวข้องกับเอกสาร
เยี่ยงไร
กรณีที่ 2
สามารถทำได้ตามที่บอกคือเก็บในFolder email แต่ต้องเขียนให้ชัดเจนต้องเรียกผู้ที่เกี่ยวข้องมาอธิบาย กรณีมีการเปลี่ยนแปลงจะควบคุมอย่างไร มองแล้วค่อนข้างยากและสับสนพอสมควร แต่เห็นด้วยกับแนวคิดพัฒนานะครับ ของบซะ 25000 ก็ทำ E-Doc ได้แล้วครับ โชคดี

ทำงานเป็นฝ่ายควบคุมคุณภาพด้านเอกสารของระบบ ISO9001:2008 ของบริษัทค่ะ บริษัททำธุรกิจเกี่ยวกับ International Air and Sea Freight Forwarder (ตัวแทนขนส่งระหว่างประเทศทั้งทางเรือและแอร์) มีแนวความคิดจะปรับปรุงระบบ โดยลดการใช้-แจกจ่ายเอกสารจากกระดาษไปเป็นระบบอิเล็คโทรนิกส์ค่ะ แต่บริษัทไม่มีเว็บไซด์เป็นของตนเอง, ไม่มีนโยบายลงทุนด้านซอฟแวร์ และแผนก IT ไม่มีพื้นที่ของserver ให้นำ file ไปเก็บ/แชร์แต่อย่างใด...ประกอบกับบริษัทมีทั้งหมด 4 สาขา รบกวนผู้รู้ช่วยแนะนำแนวทางในการควบคุมเอกสารและบันทึกคุณภาพหน่อยค่ะว่า จะควบคุมอย่างไรโดยมีข้อจำกัดดังกล่าวข้างต้น สามารถใช้การควบคุมเอกสารผ่านทาง email ได้มั้ยค่ะแล้วให้แต่ละแผนกสร้าง folder จัดเก็บเอกสารและบันทึกที่เราแจกจ่ายไปให้ ได้มั้ยค่ะ

ตอนนี้ต้องการยึดคติช่วยเหลือตัวเองก่อนที่จะไปเพิ่งแผนก IT เนื่องจากเขายังเห็นด้วยกับการควบคุมและแจกจ่ายเอกสารและบันทึกคุณภาพในแบบHard Copy อยู่ค่ะ เพราะเขาเห็นว่าง่ายและสะดวก และที่สำคัญไม่ต้องไปเกี่ยวข้องกับเขาด้วย....แต่อรเองกลับคิดว่าองค์กรเราใหญ่ขึ้นม
าก (พนักงาน 400 กว่าคน) การแจกจ่ายเอกสารให้แผนกที่เกี่ยวข้องค่อนข้างมากมาย เปลืองทั้งต้นทุนด้านกระดาษและทรัพยากรบุคคลของแผนกเรา ซึ่งมีอยู่น้อยนิด....จึงอยากจะปรับปรุงระบบให้เป็น E-Document ....รบกวนผู้รู้ช่วยส่งตัวอย่างคู๋มือควบคุมเอกสารและบันทึกคุณภาพแบบ E-Document หรือแนะนำแนวทางในการดำเนินการด้วยค่ะ

ขอบคุณมากค่ะ
อรอุมา
onuma@th.hh-express.com

[teeo]

ตอบแบบงบน้อยๆ ที่มีทรัพยากรจำกัด ก็ทำเยี่ยงนี้ได้ครับ ให้ทาง DC ทำการสร้าง Folder ใน Drive ตัวเองหนึ่ง Folder โดยใช้ชื่อเอกสาร ISO ก็ได้ครับ จากนั้นนำเอกสาร ISO ทั้งหมดเข้าไปเก็บไว้โดยอาจเก็บในรูปของ PDF. จากนั้นใช้ Share Folder ที่เครื่อง DC เลยครับ
เมื่อมีเอกสารใหม่ให้แจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทาง Mail เพื่อให้เข้าไปดูเอกสารรวมขององค์กรได้ อันนี้กรณีผู้เข้าดูต้องรู้ว่าตัวเองเกี่ยวข้องกับเอกสาร
เยี่ยงไร
กรณีที่ 2
สามารถทำได้ตามที่บอกคือเก็บในFolder email แต่ต้องเขียนให้ชัดเจนต้องเรียกผู้ที่เกี่ยวข้องมาอธิบาย กรณีมีการเปลี่ยนแปลงจะควบคุมอย่างไร มองแล้วค่อนข้างยากและสับสนพอสมควร แต่เห็นด้วยกับแนวคิดพัฒนานะครับ ของบซะ 25000 ก็ทำ E-Doc ได้แล้วครับ โชคดี

ของผมก็ยังทำประมาณนี้ครับ
โดยส่วนที่เป็นแบบฟอร์มและ Drawing ถึงจะแจกเป้นกระดาษส่วนที่เหลือ ทำเป็นไฟล์ไว้ใน sever แต่ไม่ให้ print ออกมาด้วย

[Food Safety]

ที่โรงงานผมทั้งสองแห่ง ทำแบบพี่ป๊อปบอกไว้ครับ ช่วยได้เยอะ

[HHE1]

ขอบคุณทุกท่านมากค่ะ ตอนนี้กำลังพยายามเขียนอยู่ค่ะ การทำ Folder Sharing ก็น่าสนใจค่ะ แต่คงต้องไปปรึกษา IT ก่อน ถ้าไม่ได้ค่อยหันมาใช้วิธีการแจกจ่าย/ควบคุมเอกสารทาง Email แทนค่ะ ... ขอบคุณมากนะคะ สำหรับคำแนะนำดีดี